Основы делопроизводства

     Основная  опасность задач группы Б для  руководителя состоит в том, что  рано или поздно они переходят  в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

     Задачи  группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

     Принятие  руководителем правильного решения  по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

• работу только над действительно важными и необходимыми задачами;
• решение задач в соответствии с их неотложностью;
• достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;
• исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

     Своевременно  принять руководителю правильное решение  относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

• Группа задач А — срочные/важные;
• Группа задач Б — срочные/менее важные;
• Группа задач В — менее срочные/важные;
• Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

     Задачи  группы А руководитель должен решать сам в первую очередь.

     Задачи  группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность  задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

     Задачи  группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее  время и заботясь о повышении  мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

     Задачи  группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

     Последовательно применяя в практике работы метод  АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Перечислите и кратко охарактеризуйте организационные документы 

     Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

     Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава  должно включать:

     • наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

     • местонахождение (почтовый адрес);

     • предмет и цель деятельности;

     • порядок образования имущества (или  уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

     • порядок распределения прибыли;

     • порядок образования учреждения (организации, предприятия);

     • порядок управления и прекращения  деятельности;

     • органы управления (внутренняя организационная  структура).

     В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены  другие сведения:

     • для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

     • для акционерных обществ –  сведения о категории выпускаемых  акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

     Текст устава может содержать следующие  разделы:

     • Общие положения.

     • Акционерный капитал (уставной фонд).

     • Порядок деятельности.

     • Управление.

     • Учет и отчетность, распределение  прибыли.

     • Прочие накопления.

     • Прекращение деятельности.

     Устав оформляется на общем бланке с  указанием реквизитов:

     • наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);

     • наименование вида документа – УСТАВ;

     • дата;

     • регистрационный номер, место издания (город);

     • гриф утверждения (если предприятие  частное, указывают, кем зарегистрировано);

     • текст;

     • подпись.

     Положения – правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

     Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

     Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования.

     Текст положения включает следующие разделы:

     • Общие положения;

     • Цели и задачи;

     • Функции;

     • Права и обязанности;

     • Руководство;

     • Взаимоотношения с другими подразделениями.

     Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

     Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

     Инструкции  издаются в целях разъяснения  применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

     Инструкция  оформляется на общем бланке организации  и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

     Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

     Текст должностной инструкции состоит  из следующих разделов:

     • Общие положения;

     • Должностные обязанности;

     • Права;

     • Ответственность;

     • Взаимоотношения.

     Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

     Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

     Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

     Регламент – документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

     • статус коллегиального или совещательного органа;

     • порядок планирования работы;

     • порядок подготовки материалов для  рассмотрения на заседании;

     • внесение материалов на рассмотрение;

     • порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

     • ведение протокола заседания;

     • оформление решений коллегиального или совещательного органа;

     • порядок доведения решений до исполнителей;

     • материально-техническое обеспечение  заседаний.

     Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

     • наименование учреждения (организации);

     • вид документа;

     • заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);

     • вид документа;

     • дата;

     • место составления;

     • гриф утверждения;