Основи управління і підготовка проекта

МІНІСТЕРСТВО  ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«НАЦІОНАЛЬНИЙ ГІРНИЧИЙ УНІВЕРСИТЕТ»

ІЗДО 
 

Кафедра менеджменту

 виробничої  сфери 

  
 
 

КОНТРОЛЬНА  РОБОТА

з дисципліни  „ Проектний менеджмент ” 

на  тему: Основи управління і підготовка проекта 
 
 
 
 
 
 

                         Виконала: студентка групи С-МЗ-11                                                                                                                                                                                                                    

             Антипович Катерина Володимирівна

                        Зал. Кн..№ 226352

            

                          Перевірив: к. т. наук, доцент                                        

                 Симоненко О. І. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Дніпропетровськ

2011

1. Основы управления  и подготовка проекта

1.1. Основные понятия 

      В данной контрольной работе рассмотрены теоретические основы важнейшего этапа в управлении проектами – именно его подготовки.

      Что же такое проект?

      Проект  – одноразовая, неповторяющаяся деятельность или совокупность действий, в результате которых за определенное время достигаются четко поставленные цели.

      В определенном смысле все проекты  одинаковы. У всех есть потребитель (потребители) и \ или покровитель (заказчик), которые ждут от реализации проекта достижения в определенное время результатов. Проекты часто реализуются с целью создания чего-то нового или осуществления больших изменений, которые можно рассматривать как завершенный вид деятельности. Проект может возникнуть исходя из новых запросов потребителей или пользователей услуг, либо из возможности получить выгоды для организации, либо на основании новых потребностей организации.

      Проект  – это практическая деятельность, которая осуществляется в определенном контексте и подвержена его влиянию. Общие характеристики проектов:

• они являются целевыми, т.е. вся деятельность направлена на достижение определенных результатов или выходов;
• они имеют четкое начало и конец;
• у них есть определенные ограничения, которые лимитируют и определяют процесс;
• достигнутые результаты могут быть измерены с помощью согласованных показателей.

      У каждого проекта существуют три ключевых измерения – бюджет, время и качество, которые должны быть сбалансированы для успешного управления проектом. Поэтому главной задачей при управлении проектами как раз и является соблюдение баланса этих измерений – уложиться в выделенный бюджет, при этом не выйти за рамки временных ограничений и обеспечить приемлемое качество. Отсюда и вытекают три основных признака неудачи проектов:

• проект не уложился в рамки бюджета;
• проект занял большее время, чем было запланировано;
• проект завершен в рамках бюджета и намеченного времени, но не удовлетворяет по качеству.

      Не  существует единственно «правильного»  способа управления проектом. Традиционные подходы к управлению проектами сфокусированы на технических аспектах, и влиянию людей на реализацию проекта нередко уделяется меньше внимания. Однако именно люди заказывают и поддерживают проекты, поэтому лидерство, мотивация и управление вовлеченными в проект людьми так же важны, как и использование подходящих методов планирования, контроля и мониторинга.

      Часто встречающиеся недостатки в реализации проектов:

• в команде были сомнения по поводу целей проекта;
• команда не была уверена в том, что должно быть сделано;
• к концу проекта цели были достигнуты только частично;
• работы выполнялись позже намеченных в графике сроков;
• запланированный бюджет был превышен;

      На  основании многих исследований можно отметить несколько факторов, которые многие определяют как критические для успеха проекта (расположены в соответствии с приоритетами)[1]:

1. ясно поставленные цели;
2. четкое планирование и контроль;
3. высокая квалификация менеджера проекта;
4. хорошая административная поддержка;
5. достаточное количество времени и ресурсов;
6. выполнение своих обязательств всеми участниками;
7. широкое привлечение потребителей;
8. хорошие коммуникации;
9. хорошая организация и структура проекта;
10. возможность прекратить реализацию проекта.

1.2. Определение границ проекта

      Проект  начинается с идеи и возникает  с целью удовлетворения потребностей человека. Идея состоит в том, чтобы  сделать что-то, что кажется необходимым. Преобразование идеи в проект начинается с понимания природы потребности  как движущей силы. Поэтому потребности являются основной движущей силой проекта. Можно отметить три фазы в определении потребностей:

1. Появление потребностей — все заинтересованные стороны должны предупреждать и предвидеть потребности, реагируя на них проективно;
2. Признание потребностей — осознание потребностей на основе сбора информации и обсуждения с заинтересованными сторонами (лицами). Главная задача на этом этапе – превращение возникающей потребности в цели, которые начнут определять результаты проекта;
3. Формулирование потребностей — прояснение понимания потребности с помощью более точного описания ее характерных особенностей. Формулировка того, что должно быть сделано, т.е. определение границ, формулировка проекта.

      Проблемы  недостаточно точного определения  потребностей:

• нечеткие цели;
• нереалистично широкий масштаб;
• решение неверно поставленных проблем;
• противоречивые цели изменений для людей, систем, организации;
• потеря времени на выполнение задач, которые не входят в круг обязанностей людей, необязательны или невыполнимы.

      Для того, чтобы понять масштабы проекта необходимо иметь следующую информацию:

1. Кто является заинтересованными сторонами и каковы их потребности в проекте?
2. Каковы цели и задачи проекта и каким образом их собираются осуществить в рамках соответствующих ресурсных и временных ограничений (предназначение и цели)?
3. Каковы возможности проекта и угрозы для его успешной реализации?

Заинтересованные  стороны и их потребности

      Наиболее  важные заинтересованные стороны для проекта:

1. Покровитель проекта – человек или группа людей, которые инициируют и поддерживают проект, обеспечивают ресурсами и поручают Вам его реализацию;
2. Команда проекта – группа людей, готовых выполнять поставленные задачи и осуществлять необходимые виды деятельности;
3. Функциональные менеджеры и другие люди, которые управляют необходимыми Вам ресурсами и обладают полезными для Вас опытом и знаниями;
4. Влиятельные люди или группы, которые, вероятно, подвергаются воздействию проекта или его результатов

      В зависимости от особенностей проекта  многие другие группы или отдельные люди могут быть заинтересованы в нем:

• потребители, покупатели, пользователи товаров и услуг;
• другие работники организации (из этого или другого подразделения);
• менеджеры и персонал организаций-партнеров;
• высшее руководство организации в которой реализуется проект;
• акционеры и их представители;
• СМИ;
• конкуренты;
• общественные и государственные деятели, если проект вызывает широкий общественный интерес.

      После того, как установлены основные заинтересованные стороны, эту информацию необходимо использовать для того, чтобы обеспечить проекту максимально возможную поддержку. Обязательно нужно проверить, как реагируют на проект люди до того, как в процессе планирования будут исключены другие варианты его реализации. Если эту возможность использовать в полной мере, то команда проекта узнает о многих потенциальных препятствиях и будет хорошо информирована о приоритетах каждой группы. Один из способов понять реакции разных заинтересованных сторон является анализ их точек зрения на каждое из ключевых измерений проекта – бюджет, время и качество.

Определение предназначения и  целей проекта

      Предназначение  проекта является широким понятием и может быть соотнесено с миссией  и ценностями организации, тогда  как цели проекта определяют более  точно, чего стремятся достичь, реализуя проект, и каким образом можно определить его успех.

      Цели  должны соответствовать критериям  SMART:

• конкретными (specific) – т.е. Вы должны ясно представлять себе, чего хотите достичь;
• измеримыми (measurable) – Вы должны разработать критерии для измерения процесса достижения целей;
• достижимыми (achievable) – т.е. Вы должны быть уверены в достижении поставленных целей в существующем окружении и при имеющихся ресурсах;
• реалистичными (realistic) – т.е. Вам не следует пытаться достичь невозможного;
• определенными по времени (timebound) – т.е. сроки достижения поставленных целей должны диктоваться реальными потребностями

      Поставленные  цели дают возможность определить шаги, с помощью которых может быть реализовано предназначение проекта и не позволить сбиться с правильного пути; использоваться для того, чтобы убедиться, что проект хорошо вписывается в деятельность организации.

      Ясность целей важна для понимания  того, что должно быть сделано. Если поставлены четкие цели, то это значит, что имеется определенная система взглядов на конечный результат. На основании поставленных целей происходит структурирование проекта с тем, чтобы его можно было эффективно контролировать и управлять им. Однако иногда возникает необходимость в пересмотре целей, поскольку в процессе осуществления проекта могут возникнуть новые обстоятельства, неизвестные на стадии планирования. Поэтому цели не должны быть «каменными».

Возможности и угрозы

      Исследование  возможностей и угроз на начальной  стадии проекта может быть важным для определения его масштаба. Постоянные обсуждения с ЗС могут выявить многие потенциальные возможности и угрозы, связанные с проектом. Управление рисками (возможными угрозами проекту) будет рассмотрено ниже.

1.3. Проверка осуществимости проекта

      Целью проверки осуществимости является определение того, будут ли требуемые выходы или результаты достигнуты при использовании имеющихся ресурсов. В процессе проверке рассматриваются следующие аспекты:

• финансовые — проведение сравнительного анализа ресурсных затрат проекта вместе с предполагаемой прибылью и затрат, которые могут появиться, если проект не будет реализован;
• технические — определение того, каким образом новая система будет связана с существующими системами, будут ли организация и работники подготовлены к работе с новой технологией и как управлять процессом перехода;
• влияние внешнего окружения и общества — беспокойство ЗС по поводу влияния внешнего окружения, воздействия проекта на внутреннее окружение и местные социальные условия;
• управленческие — исследование ресурсов для новой практической деятельности, включая потребность в новых работниках или обучении имеющегося персонала, изменения сроков и условий работы, а также принцип равных возможностей;
• ценностные — изучение мотивационных вопросов и вопросов культуры с целью убедиться в том, что проект будет поддержан как в смысле используемых процессов, так и в смысле предполагаемых результатов.

      Определить  ценность проекта для организации  помогут следующие вопросы:

• какова бизнес-причина для выполнения проекта?
• какой вклад внесет проект в достижение общих целей организации?