Організація у системі менеджменту персоналу

1.1. Організація:  сутність, елементи

Поняття організації

 

Організація — це система, яка складається із сукупності упорядкованих, взаємопов'язаних, взаємодіючих частин цілого. Поняття організації має кілька значень. З одного боку, це узагальнене поняття інститутів усіх форм власності — приватних і суспільних, тобто будь-яке підприємство є організацією. З іншого боку, це поняття має інструментальний характер і описує систему формальних правил та приписів, тобто будь-які підприємства, фірми, установи мають певну організацію.

Розглянемо поняття  організації як універсального інструменту. Організацію розуміють як діяльність (створення структури) і як результат (структуру). Структурування організації  передбачає поєднування та розмежовування завдань, їх носіїв (людей) і сфер діяльності (трудових процесів).

Результатом структурування є організаційна структура, яка  складається з організації структури  та організації роботи.

Під організацією структури розуміють розподіл виробничого процесу на елементи за принципом розподілу праці і координацію їх по вертикалі та горизонталі. Під організацією роботи розуміють структурування процесу праці та дій у межах певної системи управління. На практиці організація структури та організація роботи тісно взаємопов'язані, оскільки робота здійснюється в межах певної системи управління, а будь-яка система управління реалізується через структурування процесу праці.

Завдання  організації

Завдання організації  випливає із завдання виробництва, що полягає у пропонуванні певних товарів  і послуг.

Очікуваних результатів  виробництва досягають на основі розподілу праці. Тому завдання організації  полягає в розподілі організаційної структури на підрозділи і здійсненні вертикальної та горизонтальної координації їх діяльності. Необхідно розмежовувати цільові комплекси, транспортну та комунікаційну мережі.

Виробничий процес здійснюється через доцільну комбінацію виробничих факторів і систематизацію однотипних видів діяльності персоналу, що забезпечує розв'язання завдання організації. Ефективність розв'язання завдання організації значною мірою залежить від якості організаційної структури, що дає змогу ефективно управляти персоналом і оптимально адаптуватися до умов ринку.

 

Елементи  організації

Завдання координації  та управління персоналом в організації  реалізують за допомогою таких організаційних елементів:

• завдань і їх носіїв;

• посад і їх формування;

• організаційної поведінки;

• повноважень і  відповідальності;

• інстанцій і  їх формування;

• допоміжних служб  керівників;

• відділів;

• транспортної та комунікаційної мереж.

Виробничі завдання персоналу класифікуються за певними  критеріями:

• за видами діяльності (функціональний розподіл) виходячи з  типового для організації (підприємства) функціонального ряду: придбання сировини та матеріалів, виробництво, збут, фінансова діяльність та управління;

• за об'єктами залежно  від продуктів, що виробляються, товарних груп, послуг, а також клієнтів (їх груп) і районів збуту;

• за фазами процесу  прийняття рішення, який передбачає планування, реалізацію та контроль; при цьому для кожної фази характерні специфічні завдання;

• за розміщенням  виробництва, тобто залежно від  місцевих умов (внутрішньовиробниче  розміщення) збуту, розміщення виробничого  філіалу (можливий і інший поділ: завдання керівників і виконавців);

• за часом —  періодичні завдання та одноразові проекти.

Найменшими організаційними  одиницями є посади, які формуються залежно від спектра професій або здібностей окремих осіб. Працівники, які обіймають певні посади, наділяються  відповідними повноваженнями і водночас на них покладається відповідальність за прийняття рішень і виконання дій.

Окремі посади в  межах організаційної структури  об'єднуються у групи, відділи  та інші підрозділи за такою ієрархією:

• група (об'єднання  кількох посад);

• відділ (кілька груп);

• головний відділ (кілька відділів);

• сектор (кілька головних відділів).

 

Організаційну структуру  характеризує також поняття "інстанція". Інстанції — це посади з правом приймати рішення і видавати розпорядження, у межах яких виконуються завдання. Інстанції є водночас виконавцями завдань, тому наділені кадровими та профільними повноваженнями.

Допоміжними службами називають посади асистентів (референтів), або так звані штаби, які виконують  підготовчу роботу для інстанцій, але не мають дисциплінарної влади.

У результаті створення  інстанцій організація набирає  ієрархічної структури з таким  порядком підлеглості: керівництво організації, керівники секторів, керівники головних відділів, начальники відділів і керівники груп. В організації розрізняють, як правило, три управлінські рівні: вищий, середній і нижчий. Інстанція може бути персоніфікована однією особою чи кількома з однаковим становищем.

У цьому зв'язку важливо встановити такий діапазон управління персоналом, при якому  управління здійснювалося б ефективно. Під діапазоном управління розуміють кількість посад, підпорядкованих певній інстанції. Проте типізація в цьому разі навряд чи можлива, бо ефективний діапазон управління персоналом залежить від розміру організації, виду, комплексності, постановки завдань тощо.

Важливим елементом  організації є шляхи сполучення, які мають бути ефективними і  якомога коротшими. З одного боку, це транспортні шляхи для сировини, матеріалів і продукції, з іншого — комунікаційна мережа для управління вертикальними й горизонтальними інформаційними потоками.

Завдяки поєднанню  і координації наведених елементів  організації створюється організаційна  система управління.

 

 

Соціокультурний феномен організації управління персоналом

 

Завданням організації  управління персоналом як соціокультурного феномена є зведення субзавдань в єдині комплекси і передавання їх у відання керівників і виконавців. Системи управління персоналом поділяються на основі чотирьох альтернативних сегментів управлінської (організаційної) поведінки персоналу: ригористичного (підпорядкованість дій службовому обов'язку), автономного (свобода організаційного маневрування), мобілізаційного (психологічна готовність до роботи) та пресингового (підпорядкованість робочим операціям у часі та просторі) [5, с. 17]. Графічно поділ систем управління персоналом за сегментами показано на рис. 1.

 

 

 

Рис. 1. Сегменти організаційної поведінки персоналу

 

 

Принцип сегментації  враховує наявність конкретного стереотипу у керівників організації. Наприклад, якщо керівник фірми віддає перевагу психологічному стереотипу, то в організації може домінувати маніпулятивна система управління персоналом. Якщо ж в організації переважають технологічний і етичний стереотипи, то значною мірою проявляється технобюрократична система управління персоналом, для якої характерні недовіра до підлеглих і прагнення примусити їх працювати. Якщо керівник зорієнтований на економічний і психологічний стереотипи, діятиме система маніпуляції з використанням методу "батога і пряника". Від зазначених відрізняється система управління персоналом в автономному сегменті з розвиненою системою делегування повноважень, за якої формується інноваційна система управління персоналом. Основним принципом у цьому разі стає ідея справедливості. Припускається, що резерв можливостей працівників криється у формуванні високої самооцінки.

 

Організаційна сутність управління персоналом

 

Внутрішню основу, а отже і сутність управління персоналом становлять управлінські відносини. Керівники  будь-якої організації постійно змушені розв'язувати одну й ту саму проблему: як сформувати відповідну систему управління, щоб забезпечити співробітництво працівників і успішно розв'язувати можливі конфлікти між ними в організаційному середовищі.

Проблема "конфлікт — співробітництво" — основна  суперечність організаційної поведінки, яка або розв'язується, або загострюється. Ступінь розв'язання суперечностей  є основним показником того, як ефективно  здійснюється управління персоналом.

Тому в організації  треба створити таку систему управління персоналом, яка забезпечувала б  оптимальне балансування організаційної поведінки працівників підрозділів, служб або різних корпоративних ланок (якщо це холдинг). Необхідно знайти "золоту середину", певний баланс, тобто організаційний порядок, який підтримував би організаційне середовище управління. Іншими словами, організаційну сутність управління персоналом становить організаційний порядок, що створюється на основі узгодженості субординаційних (відносини підпорядкування працівників "зверху до низу") і координаційних (узгодження різнорідних за становищем ланок і рівнів управління, а також малих управлінських інтересів) зв'язків.

1.2. Система управління як організація

Організаційні системи управління, які застосовуються на практиці, реалізуються за допомогою комбінацій сегментів  організаційної поведінки персоналу. Розглянемо основні форми систем управління, рухаючись від простого до складнішого.

Об'єктно-орієнтована  організація та організація за видами діяльності

 

Якщо в процесі аналізу  загального виробничого завдання за основу брати вид діяльності, то поділ цього завдання на складові здійснюється за сферами діяльності. Таку форму організації називають функціональною (рис. 2).

 

Рис. 2. Функціональна організація

 

 

Якщо в процесі обробки одного об'єкта об'єднуються різні види діяльності, то здійснюється об'єктно-орієнтована організація (рис. 3).

 

 

Рис. 3. Об'єктно-орієнтована  організація

 

 

Одно- та багатолінійна системи управління

Поняття лінійності використовують для позначання відносин управління та підпорядкування, щоб унаочнити ієрархічну структуру організації. За однолінійної системи управління вища посада сполучається однією лінією з нижчою, тобто кожний співробітник отримує вказівки тільки від одного начальника (рис. 4).

 

 

 

Рис. 4. Однолінійна система  управління

 

Перевагами такої форми  є прозорість і чітке розмежування ком-петенцій щодо підпорядкованості. До недоліків слід зарахувати надмірну забюрократизованість і жорсткість системи.

За багатолінійної системи  управління кожна посада може підпорядковуватись кільком вищим (щонайменше двом) (рис. 5). Розпорядча влада розподіляється між кількома посадами з правом прийняття рішення. Переваги багатолінійної системи управління полягають у спеціалізації та меншій порівняно з однолінійною системою управління забюрократизованості.

 

 

Рис. 5. Багатолінійна система  управління

 

 

Лінійно-штабна система управління

Ця система об'єднує  переваги одно- та багатолінійної систем управління (рис. 6).

Вона є однолінійною, але  в ній використовуються переваги спеціалізації через організацію  штабів (допоміжних підрозділів, що підтримують інстанції, але не мають дисциплінарної влади).

 

 

Рис. 6. Лінійно-штабна система  управління

 

 

Хоча така система досить поширена на практиці, проте має  окремі недоліки. Через нечітке розмежування повноважень можуть виникати конфлікти. Штаби та інстанції можуть взаємно  блокувати дії один одного, якщо одні компетентніші у професійному плані, а інші мають ширші повноваження. Тому існує небезпека розчарування співробітників (особливо в допоміжних підрозділах), які мають глибокі предметні знання, але, не маючи відповідних повноважень, не можуть реалізувати власні ідеї. Ефективність лінійно-штабної системи істотно залежить від конструктивності взаємодії між носіями завдань — виконавцями.

 

Секційна організація

 

Секційна організація  є об'єктно-орієнтованою організаційною системою, розподіленою за продуктами, споживчими групами чи регіонами. Така організація виникає переважно  за високої диверсифікації виробництва. Окрім секцій часто створюють функціонально-орієнтовані центральні відділи: фінансовий, кадрів, постачання та ін. (рис. 7).

 

 

Рис. 7. Секційна організація  з центральними відділами

 

Ефективність секційної  організації залежить від обсягу повноважень керівників секторів. Для того щоб не допустити відокремлення секцій, застосовують координаційні та контрольні механізми шляхом створення бюджетних обмежень, визначення ступеня відповідальності за одержуваний прибуток або нормування повернення коштів.