Організація і підготовка тендеру на поставку обладнання

4. порядок подачі тендерних пропозицій (місце та строк закінчення прийому пропозицій);

5.порядок розкриття тендерних пропозицій і оголошення їх основних умов (строк і місце розкриття тендерних пропозицій, право постачальників-учасників тендеру бути присутнім на цій процедурі);

6. порядок і процедури оцінки тендерних пропозицій (критерії та процедури оцінки, право замовника на одержання роз'яснень тендерної пропозиції);

7.порядок присудження та укладання державного контракту (повідомлення постачальника про присудження контракту, перед контрактні умови);

8.порядок повідомлення про результати процедури закупівлі (публікації в ЗМІ, повернення забезпечення тендерної пропозиції).

  Відповіді на всі ці питання даються в таких розділах тендерної документації, як інструкції постачальникам. Крім того, ці питання регулюються використанням заздалегідь підготовлених форм деяких документів, які повинні використовувати постачальники-учасники тендеру. 

                            
 
 

                               
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                 2.3 Умови контракту 

      Це опис всіх істотних умов контракту на поставку товарів, виконання робіт, надання послуг для державних потреб, що буде укладений за результатами тендеру. Або ж у тендерну документацію включається проект контракту. Однак, на думку експертів, цей варіант менш вигідний як для замовника, так і для постачальника. Адже яким би досвідченим і грамотним не був державний замовник, які б досвідчені не були постачальники, помилок або недоробок не уникнути. Тому в майбутньому, під час підписання державного контракту, і замовник, і поставщик втратять можливість навіть несуттєво уточнити раніше встановлені вимоги та умови (якщо, звичайно, не йти на порушення технології проведення тендеру). Якщо ж у тендерну документацію включаються тільки істотні умови державного контракту, то при розробці самого контракту та визначенні його умов у замовника є невелике поле для маневрів - шляхом проведення переговорів з постачальником, що виграв тендер (тільки несуттєві умови контракту).

     Структура державного контракту звичайно така:

1.загальні положення (найменування сторін і короткий опис предмету та суми державного контракту);

2. опис предмета контракту (права та обов'язки сторін; порядок поставки та прийому товарів, робіт, послуг);

3.опис умов платежів (графік платежів; форма платежів);

4.відповідальність сторін (штрафні санкції);

5. термін дії контракту;

6 форс-мажор (дії сторін контракту при настанні обставин непереборної дії, що не дозволяють виконувати умови контракту);

7.інші умови (дозвіл розбіжностей; зміни реквізитів сторін);

8. реквізити сторін;

9. додатки (специфікації, графіки поставки та платежів). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

               

                          2.4. Структура тендерної документації 

   На підставі вищевикладеного в першому розділі можна запропонувати наступну структуру тендерної документації:

1) запрошення до участі в тендері;

2) інструкції постачальникам;

3) замовлення на поставку продукції та технічні вимоги до продукції;

4) основні умови контракту або проект контракту;

5) форми тендерної пропозиції та інших документів, що представляються разом з тендерною пропозицією.

   Така структура відображає принцип модульності тендерної документації:

·  вся документація складається з безлічі окремих документів, які повинні розглядатися разом;

·  ці документи пов’язані між собою посиланнями загального характеру без вказівок на конкретні відомості з інших розділів тендерної документації.

  Це дозволяє при створенні тендерної документації для якого-небудь конкретного тендеру використовувати раніше розроблені документи. При цьому ніяких змін у текст інших документів вносити не потрібно. Мета такого поділу - спросити роботу по підготовці тендерної документації для конкретного тендеру та уніфікувати процедури і правила проведення тендерів.

   Запрошення до участі в тендері (оголошення) не несе особливого значного навантаження. Це - "введення". Воно посилається і на інструкцію постачальникам, і на умови контракту, і на технічне завдання на поставку продукції. Оскільки запрошення до участі в тендері - це перший документ, з яким знайомляться постачальники, до його змісту висуваються цілком певні та тверді вимоги.

   Інструкція постачальникам визначає порядок підготовки та подачі тендерних пропозицій Інструкція постачальникам представляє тільки загальні положення без обліку специфіки конкретного тендеру. По всіх конкретних питаннях вона відсилає до технічного завдання, яке навпаки містить тільки конкретні умови. Такий поділ дозволяє:

·затвердити інструкцію постачальникам (від 10 до 30 сторінок тексту) тільки один раз для цілої серії торгів (ви намагалися коли-небудь погодити такі документи з юристами та планово-фінансовим відділами?);

·спросити постачальникам, які неодноразово беруть участь у таких тендерах, вивчення умов торгів (досить один раз прочитати інструкцію постачальникам, щоб потім звертатися тільки до технічного завдання);

· спростити підготовку тендерної документації (для підготовки комплекту досить внести зміни в одну таблицю обсягом 1-2 сторінки замість того, щоб правити кілька десятків сторінок тексту);

· уніфікувати правила та порядок проведення тендеру.

   Вимоги до змісту технічного завдання на поставку продукції вже обговорювались вище. Стандартної форми цього документу немає. У загальному виді він містить:

1.найменування продукції, що закуповується

2.посилання на стандарти, технічні умови , т.п.

3. обсяг продукції, по кожному найменуванню

4.графік поставки продукції по кожному найменуванню

   Щодо проекту контракту або його основних умов також говорилось вище. Стандартної форми державного контракту також немає. Кожне відомство (а іноді іокремі підрозділи) розробляють свої контракти.

   Форми тендерної пропозиції та форми інших документів (форми відомостей, що підтверджують кваліфікацію постачальника; форму банківської гарантії; тощо) також варто включати в тендерну документацію. Це забезпечить однаковість одержуваних тендерних пропозицій і полегшить замовникові їх вивчення. Крім того, у формі тендерної пропозиції встановлюються деякі істотні положення, під якими повинні підписатися постачальники. Наприклад, що вони вивчили тендерну документацію і згодні з усіма умовами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         2.5. Інструктивна інформація учасникам торгів 

Інструктивна  інформація учасникам торгів включає  положення щодо:

1. Загальної інформації:

o Мета проведення торгів;

o Інформація про замовника (адреса, контактні особи, телефони тощо);

о Визначення предмета закупівлі;

o Джерело фінансування закупівлі;

o Назва процедури закупівлі, термін й адреса подання та розкриття тендерних пропозицій;

o Інша інформація.

2.Надання роз'яснень щодо тендерної документації та внесення до неї змін (відповідно до статті 22 Закону).

3. Мови, на якій складається тендерна пропозиція (відповідно до статті 10 Закону).

4. Кваліфікаційних вимог та документів про підтвердження кваліфікаційних даних учасників торгів. Зазвичай, виключний перелік кваліфікаційних вимог та документів (відомостей), що вимагаються замовникам для підтвердження належного кваліфікаційного рівня учасника, наводиться у додатку до тендерної документації.

5. Основних вимог до опису предмета закупівлі та підтвердження його відповідності вимогам тендерної документації.

  Цей пункт, фактично, присвячений технічним специфікаціям. Технічні вимоги, унікальні для кожної закупівлі, можуть бути наведені безпосередньо у Інструктивній інформації для учасників торгів або в додатку до неї.

6. Змісту тендерних пропозицій. Загалом тендерна пропозиція умовно складається з:

o комерційної частини

o технічної частини.

  Комерційна частина містить інформацію щодо ціни та інших комерційних умов, передбачених тендерною документацією, кваліфікаційні дані учасника та підтвердження надання тендерного забезпечення відповідно до частини .

  Технічна частина містить інформацію щодо відповідності пропозиції технічним специфікаціям.

7. Ціни тендерної пропозиції. Замовник чітко вказує, які саме вартісні елементи повинні входити в ціну тендерної пропозиції.

8. Валюти тендерної пропозиції.

  Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 грудня 1998 р. №1998 "Про удосконалення порядку формування цін" формування, встановлення та застосування суб'єктами підприємництва вільних цін на території України здійснюється виключно у національній грошовій одиниці.

   Якщо замовником передбачається подання ціни пропозиції іноземним постачальником у іноземній валюті, тендерною документацією має бути передбачено перерахування у національну валюту згідно з валютним курсом, визначеним Національним банком України станом на день розкриття пропозицій.

9.Терміну дії пропозиції. Вказується конкретний термін дії тендерних пропозицій.

10.Тендерного забезпечення. У деяких випадках важливо забезпечити виконання зобов'язань постачальником у формі надання забезпечення тендерної пропозиції та/або забезпечення виконання договору про закупівлю.

   Вимоги щодо цих гарантій висуваються не постійно, а лише у деяких випадках, коли замовник вважає, що це необхідно. При цьому, замовники повинні в оголошенні про торги вказати розмір тендерного забезпечення.

   Метою тендерного забезпечення є гарантування замовнику прийнятного захисту від "несерйозних " тендерних пропозицій. Замовник визначає вимоги щодо надання тендерного забезпечення у тендерній документації, а саме: розмір, форму та умови, згідно з якими тендерне забезпечення не повертається постачальнику.

  Найбільш прийнятною вважається вимога замовника про надання тендерного забезпечення у формі банківської гарантії. У разі надання тендерного забезпечення у формі депозиту у готівкових коштах, рекомендується, щоб виконавцю поверталася вся сума депозиту разом з нарахованим банківським, відсотком банку, у якому розміщувався депозит, з урахуванням витрат на відкриття і обслуговування даного депозитного рахунку.

   Всі витрати, пов'язані з підтвердженням надання тендерного забезпечення, відшкодовуються учасником. Банківська гарантія або інша, передбачена статтею 1 Закону форма, що підтверджують надання тендерного забезпечення, повинні бути дійсними впродовж терміну дії тендерної пропозиції.

   Замовник повинен відхилити тендерні пропозиції, що не супроводжуються підтвердженням про надання тендерного забезпечення, якщо його надання вимагалося замовником.

11. Вимоги до оформлення тендерної пропозиції.

12. Маркування тендерних пропозицій.

13.Тендерних пропозицій., що запізнилися. Тендерні пропозиції, отримані замовником після закінчення кінцевого терміну їх подання, зазвичай не розкриваються, не розглядаються і повертаються постачальникам, що їх подали.

14.Зміни та анулювання (відкликання) тендерних пропозицій.

   Якщо замовник не передбачає іншого у тендерній документації, постачальник має право внести зміни або відкликати свою тендерну пропозицію до закінчення строку її подання без втрати свого тендерного забезпечення, повідомивши про це замовника письмово.

   Тендерна пропозиція з унесеними змінами має бути сформована, оформлена, запечатана, промаркована відповідно до тендерної документації та подана замість попередньо поданої тендерної пропозиції. Рекомендується, щоб тендерна пропозиція з унесеними змінами приймалася тільки після відкликання попередньо поданої тендерної пропозиції.