Організація і підготовка тендеру на поставку обладнання

Міністерство  науки і освіти,молоді та спорту України 
 

           Харківська національна академія міського     

                                   господарства

 
 
     Кафедра менеджменту і маркетингу в міському господарстві 
 

                            Разрахунково-графичне завдання

     на тему: „Організація і підготовка тендеру на поставку      

                                 обладнання”

                     з курсу «Основи комерційної  діяльності” 

                                                                                          

                                                                                                               Виконала:       

                                                                                                     студентка 3 курсу

                                                                                      групи ЕПМГ-1

                                                                                              Володіна Ольга  Володимирівна

                                                                                                    

                                                                                                                 Перевірив:

                                                                                                                 викладач

                                                                                                    Штерн Галина Юріївна 
 
 
 
 
 
 

                                             Харків 2011 р.

                                            

                                                  Зміст 
 

   Вступ. 

  Розділ 1.Організація  процесу розміщення замовлень  на поставку обладнання. 

  Розділ 2.Розробка,структура,порядок  подання тендерної документації.

 

2.1.Визначення  тендерної документації та предмету  закупівлі. 

2.2.Порядок підготовки  тендерної документації. 

2.3.Умови контракту. 

2.4.Структура  тендерної документації. 

2.5.Інструктивна  інформація учасникам торгів. 

  Висновок. 

  Список літератури. 

  Додатки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                   Вступ.

   В умовах інтенсифікації процесів глобалізації, швидкої індустріалізації і стрімкого збільшення масштабів інфраструктурного будівництва в країнах, що розвиваються перспективи міжнародної тендерної діяльності видаються вельми сприятливими. Зростає число проведених тендерів і кількість фірм-учасниць останніх; розширюється коло товарів і послуг, що реалізовуються за допомогою тендерів, і укрупнюються які укладаються з їх допомогою контракти; виникають нові організаційні форми тендерів (наприклад, електронні торги) і підвищується увагу до тендерів з боку багатосторонніх організацій, у тому числі установи системи ООН, які прагнуть порядок практику тендерної діяльності у всьому світі і сприяти поширенню її передових прикладів, а також вирішують інші завдання. Значна увага приділяється поліпшенню тендерної практики в регіональних об'єднаннях, особливо в Євросоюзі, і в окремих країнах розвинених і розвиваються.

     В останні десятиліття в світі накопичений великий досвід проведення міжнародних тендерів, і багато свідчить про переваги даного механізму. Разом з тим, далеко не всі питання тендерної діяльності знайшли оптимальне рішення з точки зору інтересів країн-учасниць світового співтовариства, компаній та державних організацій, залучених в цю діяльність

    Актуальність теми дослідження. Значення міжнародних тендерів визначається тим, що вони є важливим інструментом у сучасному механізмі ринкового господарства: сприяють розвитку зовнішньої торгівлі, яка, у свою чергу, служить засобом забезпечення більш високих темпів зростання національної економіки. Необхідно підкреслити, що використання тендерів дозволяє ефективно здійснювати операції купівлі-продажу як покупцю, так і продавцеві великої групи переважно капітало- та наукомістких товарів і послуг, у тому числі реалізованих часто в комплексі.

  Мета роботи - отримати загальне уявлення про міжнародні торги, методи та способи проведення тендерів, а також виявити сучасний стан організації міжнародних торгів.

  Об'єкт дослідження - міжнародні тендери. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Розділ 1.Організація процесу розміщення замовлень на 

                       поставку обладнання.

                Сутність, функції і типізація міжнародних тендерів. 
   Міжнародні тендери (торги), як і товарні біржі, аукціони, виставки–ярмарки, є різновидом організованих ринків внаслідок того, що у визначений час та у певному місті відбувається зіставлення організованої пропозиції із заздалегідь визначеним та охарактеризованим попитом. При цьому посередницькі функції між покупцем (імпортером) і продавцем (експортером) виконує Утворений імпортером тендерний комітет. 
   Міжнародний тендер є методом міжнародної торгівлі, сутність якого полягає в конкурентному відборі зарубіжних постачальників і підрядників через організований товарний ринок шляхом залучення до певної, заздалегідь встановленої дати пропозиції від зарубіжних і національних постачальників та підрядників, проведення конкурсу (порівняння) представлених проектів (умов) та укладання контракту з тим з них, пропозиції якого найповніше задовольняють потреби і вимоги імпортерів–замовників. 
    Термін «тендер» походить від англійського tender — офіційна пропозиція, замовлення на підряд та to tender — подавати замовлення (заявку) на участь у торгах. Посередником між покупцем і продавцем при цьому методі торгівлі є тендерний комітет, який утворюється імпортером. Основною функцією його є організація надходження замовлень на участь у торгах та робота з ними. Слід також мати на увазі, що термін «тендер» включає п'ять основних понять. Так, тендер — це: 
– повідомлення про проведення торгів; 
– комплект тендерної документації — умови проведення торгу; 
– проформа пропозиції, складена організатором торгів і включена до комплекту тендерної документації (проформа тендеру є формуляром, що підлягає заповненню оферентом, якщо він є згодним з умовами проведення торгу та готовий взяти на себе обов'язки з виконання робіт); 
– власне оферта; 
– власне торг як процедура.

  Найпоширенішими об'єктами тендерів у міжнародній торгівлі є: 
– підряди на спорудження підприємств, будівель і споруд виробничого і невиробничого призначення, в т. ч. тих, що споруджуються «під ключ»; 
– виконання комплексів будівельних і монтажних робіт та їх окремих видів; 
– виконання комплексу пусконалагоджувальних робіт; 
– постачання комплектного устаткування; 
– концесії на розробку корисних копалин; 
– імпортні закупівлі; 
– проекти на основі підприємств з іноземними інвестиціями; 
– надання державних кредитів; 
– розробка проектів і виконання робіт у сфері природоохоронної діяльності; 
– залучення експертів і консультантів; 
– поставки, підряди, закупівля для створення об'єктів національної економіки. 
   Зважаючи на викладене, саме тендери на сьогодні дуже поширені в світовій практиці торгівлі, особливо на ринках машинно–технічної продукції (за оцінками експертів, вартість замовлень на поставку обладнання та об'єктів капітального будівництва, отриманих за допомогою проведення торгів, становить близько 1/3 загальної вартості експорту машинно–технічної продукції з промислово розвинутих країн). Існування проблеми збуту на світовому ринку стимулює імпортерів не тільки розширювати й інтенсифікувати сферу використання тендерів, а й застосовувати їх як механізм створення певних (а іноді і значних) переваг при розміщенні імпортних замовлень.За даними західних фахівців, ціни на енергетичне обладнання за замовленнями, розміщеними через міжнародні торги, в середньому на 20—25 % нижчі, ніж при підписанні контрактів у результаті двосторонніх переговорів, навіть з кількома конкуруючими постачальниками. Це пояснюється насамперед тим, що міжнародні торги стимулюють конкуренцію між продавцями, дозволяють покупцям вибирати найбільш технічно досконалий та комерційно доцільний для них варіант з багатьох запропонованих, а для переможців тендеру цей факт є офіційним визнанням їх конкурентоспроможності. 
   Міжнародні тендери використовуються як індустріально розвинутими країнами, так і країнами, що розвиваються, але мотиви їх застосування різні. Перші в більшості випадків використовують механізм проведення тендерів у межах здійснення політики прихованого протекціонізму та стимулювання розвитку національного виробництва. Так, законодавство більшості розвинутих країн дозволяє організаціям з переважанням державного капіталу розміщувати замовлення на придбання товарів і послуг тільки через систему тендерів, а проведення імпортних операцій без використання торгів дозволяється лише у випадках необхідності придбання унікального обладнання, запасних частин, а також у Разі необхідності екстренної закупівлі обладнання для ліквідації наслідків стихійного лиха або за рахунок спеціальних міждержавних угод. 
   Для країн, що розвиваються, домінуючими мотивами застосування тендерів як методу розміщення замовлень є відсутність досвіду організації укладання великих міжнародних контрактів і Прагнення знизити вартість замовлення. Крім того, практика проведення міжнародних торгів показала, що найбільшого поширення вони як інструмент держави, великих державних організацій та муніципальних органів, одержали саме в країнах, що розвиваються, які характеризуються наявністю значної питомої ваги державного сектора в основних галузях національного господарства, здійсненням індустріалізації та реіндустріалізації економіки, відсутністю необхідних технічних знань і кваліфікації для самостійного вирішення існуючих техніко–технологічних проблем. 
    Не в контексті національних інтересів організаторів міжнародні тендери виконують такі основні функції: 
– торговельну (як метод реалізації товарів та отримання замовлень для експортерів і відповідно метод закупівлі продукції та розміщення підрядів для імпортера — організатора тендеру); 
– науково–технічну (як процес, що сприяє відбору найпрогресивніших техніко–технологічних рішень конкретних проблем і сучасного високотехнологічного обладнання); 
– цінову (як механізм пошуку відповідності між ціною та рівнем вартості проекту чи партії товару та інструмент мінімізації їх кінцевої (контрактної) ціни); 
– фінансову (як механізм оптимізації витрат на реалізацію проекту чи закупівлю товарів не тільки за допомогою ціни, а й шляхом отримання кредитів і раціоналізації системи розрахунків); 
– маркетингову (як можливість вибору найкращого партнера, адаптації ціни до власних можливостей і впливу на ефективність каналів надходження товарів (послуг) у країну — з одного боку, і можливість створення позитивного іміджу країни та відповідного замовника (імпортера) як серйозного та надійного партнера — з іншого); 
– регулятивну (як інструмент впливу на обсяги, динаміку, ціни та національне походження імпорту). 
   Міжнародні тендери слід розрізняти за такими критеріями: національний склад учасників, мета організаторів, юридичний статус учасників, предмет торгівлі, свобода доступу до участі в тендері, фінансові умови, відкритість інформації щодо учасників і переможців тощо (рис. 3.13). 
    За національним складом учасників міжнародні тендери можуть проходити за участю тільки зарубіжних фірм або з участю як іноземних, так і вітчизняних учасників. Поширенішим, безумовно, є другий тип торгів, а деякі організатори навіть зазначають в умовах торгів пріоритетність позицій націонала них учасників. 
    Неофіційним, але існуючим на практиці, є поділ торгів за метою організаторів на реальні і процесуальні. Реальні торги, що випливає з самої їх назви, організуються з метою проведення дійсно конкурентного відбору та визначення реального переможця. А процесуальні торги, навпаки, мають на меті за допомогою процесу проведення тендеру, який часто є законодавчо необхідним, легалізувати постачальника чи підрядника, вибір якого було здійснено ще до початку тендера. Граничною формою прояву процесуальних торгів є проведення одиничних тендерів, тобто за участю тільки однієї фірми. Такі торги є винятком із загального правила і стосуються в основному торгівлі машинно–технічною продукцією, коли її можливо або доцільно закупати тільки в однієї фірми, а укладання звичайного контракту купівлі–продажу у відповідності з законами країни–імпортера заборонено. У даному разі організатори тендеру, дотримуючись зовнішньої форми та процедури торгів згідно із національним законодавством звертаються тільки до однієї фірми, яку визнають переможцем тендеру та укладають з нею контракт на поставку необхідної продукції. 
    За юридичним статусом учасників тендери поділяються на такі, що відбуваються за участю виключно юридичних осіб, за участю виключно консорціумів, а також змішані — за участю як і юридичних осіб, так і консорціумів. Тендери за участю тільки–юридичних осіб проходять, як правило, в тих випадках, коли предметом торгів є нескладне, стандартне обладнання (або послуги), і яке (або які) виробляє кілька фірм у різних країнах або коли умови тендеру, обсяги поставок і терміни контракту є не дуже привабливими. У противному разі з метою підвищення конкурентоспроможності в боротьбі за отримання крупних замовлень фірми зазвичай об'єднуються в консорціуми, які є тимчасовими союзами картельного типу. При цьому комплекс майбутніх поставок робіт розподіляється між членами консорціуму, виходячи з того яка з фірм досягла найвищого технічного рівня та найнижчих витрат при виробництві певних видів товарів і виконанні робіт. Національні фірми можуть бути залучені як субпостачальники або субпідрядники, чи введені в склад консорціуму. У цих випадках всі члени консорціуму несуть перед замовником солідарну відповідальність, в т. ч. і за національні фірми замовника. Вимога солідарної відповідальності всіх членів консорціуму є обов'язковою умовою фактично всіх сучасних тендерів. 
   Кожен член консорціуму готує комерційні пропозиції та техніко–економічне обґрунтування на свою частину поставок і послуг. Зібравши ці пропозиції та розрахунки, керівництво консорціумі готує єдину пропозицію від консорціуму, добиваючись при цьому максимального підвищення конкурентоспроможності за рахунок покращення технічних параметрів, зниження ціни та надання замовникам найсприятливіших для них умов фінансування. 
   Управління діяльністю консорціуму здійснюється лідером, який обирається з числа найдосвідченіших та авторитетніших фірм. При цьому на роль лідера можуть бути обрані не тільки постачальники основного обладнання, а й інженерно–консультаційні фірми. Часто функції лідера бере на себе фірма, що має тісніші контакти з адміністрацією замовника, або така, що користується преференціями в торгівлі з країною замовника. 
  Лідер консорціуму координує його роботу та представляє спільні інтереси учасників перед замовником та іншими контактними фірмами й організаціями. Конкретні функції та повноваження лідера визначаються в угоді про створення консорціуму, що укладається всіма його учасниками. Зазвичай лідер діє суворо в межах визначених повноважень та узгоджує принципові питання з усіма учасниками. Для цього скликаються наради членів консорціуму. У разі необхідності лідер відкриває представництво в країні замовника та/або на місті спорудження об'єкта, а в разі перемоги на тендері координує дії членів при виконанні взятих зобов'язань. За свою роботу лідер (фірма або організація) отримує від інших членів консорціуму винагороду в розмірі 3—5 % від частки учасника в спільному контракті. 
За предметом торгівлі тендери можуть бути на поставку товарів, виконання підрядних робіт та комбіновані, що включатимуть у майбутньому як поставку необхідних товарів, так і виконання робіт, надання послуг. Враховуючи, що предметом торгів є, як правило, комплектне обладнання, що потребує й інжинірингових послуг, найпоширенішими за цим критерієм є комбіновані тендери. 
   Рішення щодо кількості та якісного складу майбутніх учасників тендеру приймає замовник або тендерний комітет, тому доступ до участі в тендері може бути обмеженим. Залежно від рівня свободи доступу до участі в тендерах їх поділяють на два основні типи: відкриті і закриті. Додатковим обмеженням на участь у закритих торгах може бути попередня кваліфікація учасників. 
    До участі у відкритих тендерах запрошуються всі бажаючі зарубіжні і національні фірми та установи. Повідомлення про проведення відкритих торгів публікуються в офіційних органах — газетах, спеціальних бюлетенях, економічних журналах, розсилаються в інші держави через торговельні представництва, консульства або торговельно–промислові палати для розповсюдження їх серед ділових кіл, передаються каналами комп'ютерних мереж. Зазвичай оприлюднення такої інформації відбувається за 1—1,5 місяця до дати проведення торгів, а у разі оголошення тендеру на стандартне обладнання та невеликі партії цей термін скорочується до 3—4 тижнів. Інформація про великі тендери на виконання підрядних робіт з'являється в пресі за 2—4 місяці до їх відкриття. Якщо оголошення мають стриманий, формальний характер, а їх публікація робиться з великим запізненням щодо загальновизнаних норм, то це опосередковано свідчить про те, що тендер матиме процесуальний характер. 
    Значна кількість учасників відкритих торгів загострює конкуренцію, що є позитивним для імпортера, однак не гарантує ефективності закупок або спорудження об'єктів у майбутньому внаслідок того, що переможцем може стати недостатньо кваліфікована або навіть недобросовісна фірма. Для запобігання цьому слід розробити методику комплексної оцінки пропозиції та вибору переможця, або провадити закритий тендер. 
   Міжнародні тендери, до участі в яких запрошується обмежений, заздалегідь визначений склад фірм, називаються закритими. Оголошення про проведення таких торгів не оприлюднюються, а учасники запрошуються в індивідуальному порядку. При цьому організатори торгів впевнені у добросовісності запрошених до конкурсу фірм, пересвідчившись у конкурентоспроможності їх продукції (послуг). Крім того, закриті торги дозволяють організаторам відмовитись від послуг небажаних (через різні причини) учасників. До участі в закритих торгах запрошується зазвичай 5—7 фірм або консорціумів, а реально може брати участь і менша кількість претендентів. Конкурентна боротьба при проведенні закритих торгів не є слабшою, ніж при відкритих, але організатори впевнені в фінансових, технічних та організаційних можливостях запрошених до конкурсу фірм. 
   Тендери з попередньою кваліфікацією є першою стадією проведення закритих торгів. Але при цьому сам прекваліфікаційний торг є відкритим. Порядок при цьому такий: організатори тендера повідомляють засоби масової інформації про проведення торгу, умовою участі в якому є попередня кваліфікація учасників. Ті фірми, що бажають взяти участь у конкурсі, передають у тендерний комітет не техніко–комерційні пропозиції, а документи, що підтверджують їх спроможність взяти участь у тендері (техніко–економічна характеристика продукції, інформація про нові розробки; перелік найвагоміших покупців, яким були поставлені тої вари, або замовників, для яких були споруджені об'єкти; листи рекомендаціями від попередніх замовників, гарантії банків та страхових компаній тощо). Члени тендерного комітету аналізують кваліфікаційні документи, відбирають фірми, що відповідають вимогам замовника та направляють їм запрошення взяти участь у закритому тендері. 
   За фінансовими умовами торги можуть провадитися таким чином: з пропозицією ціни, коли фірми–учасники самі розраховують і пропонують цінові умови; зі знижкою — ціна фіксується в тендерній документації, а оференти в умовах конкуренції намагаються її знизити; на кредитній основі — з використанням кредиту експортера, міжнародної організації, уряду тощо; на компенсаційній основі — коли розрахунки за поставлений товар або виконані роботи здійснюватимуться з використанням різних схем зустрічної торгівлі, у вигляді компенсацій. 
   Замовник та утворений ним тендерний комітет також вирішують питання щодо ступеня відкритості інформації про пропозиції учасників торгів та оголошення умов, запропонованих переможцем. Залежно від цього тендери поділяються на голосні і неголосні. Голосними є тендери, при проведенні яких голова тендерного комітету відкриває конверти з пропозиціями фірм і оголошує їх основні умови в присутності представників фірм та консорціумів, що беруть участь у конкурсі. Після закінчення конкурсу інформація про переможця із зазначенням обсягу замовлення та загальної суми контракту, як правило, оприлюднюється. 
   Неголосними є торги, при проведенні яких тендерні комітети відкривають конверти з пропозиціями без присутності представників фірм і не публікують даних щодо умов укладання контракту з переможцем. Такі торги найчастіше застосовують замовники, що розміщують стандартні та повторювані замовлення. Це робиться з метою підтримки конкуренції між постачальниками (підрядниками). 
    За глибиною розподілу праці при виконанні замовлення міжнародні тендери поділяються на первинні, вторинні і третинні. Це зумовлено тим, що в сучасних умовах одиничні та групові оференти, які виступають генеральними підрядниками, не завжди спроможні виконати якісно всі контрактні зобов'язання власними силами. Внаслідок цього важливу роль для перемоги в торгах набув вірний вибір субпостачальників і субпідрядників. Цей вибір іноді здійснюється шляхом оголошення торгів самим оферентом. Такі торги отримали назву вторинних. У свою чергу, субпостачальник або субпідрядник, який виграє подібні торги, може передавати частину своїх зобов'язань іншим фірмам, оголосивши третинні торги. 
         Етапи та техніка проведення міжнародних тендерів. 
З точки зору особливостей міжнародної торгівлі торги являють собою один з різновидів угод з використанням механізму пропозиції та акцепта. На відміну від двосторонніх угод, де ці два акти є не тільки необхідними, а й достатніми для укладання та здійснення угоди, практика проведення міжнародних торгів включає в себе чотири етапи, на кожному з яких відбувається складання та підписання відповідних документів (табл.3.4). 
    Як уже зазначалося, для проведення торгів замовники створюють тендерний комітет, до складу якого входять технічні спеціалісти (залежно від предмета торгу), комерційні фахівці та представники адміністрації. Відомчі або регіональні тендерні комітети складаються з постійних членів (голови, членів комітету та секретаря) та консультантів (експертів), які залучаються до роботи на тимчасовій основі. На підставі угоди із замовником тендерний комітет виконує такі функції: 
– організує публікацію повідомлення про проведення тендеру бо розсилає відповідні запрошення фірмам — потенційним експортерам; 
– провадить збір замовлень на участь у передкваліфікаційних торгах; 
– організує і провадить кваліфікаційний відбір учасників; 
– організує розробку та розповсюдження тендерної документації серед можливих учасників торгів; 
– здійснює реєстрацію та зберігання тендерних пропозицій, що надходять від фірм; 
– організує розгляд і оцінку тендерних пропозицій та визначає переможця або приймає інше рішення за результатами торгів; 
– готує і подає на затвердження замовнику рішення за результатами торгів та організує висвітлення в засобах масової інформації процесу торгів. 
   Тендерні комітети, як правило, мають право делегувати частину своїх повноважень інженерно–консультаційній фірмі, відносини з якою будуються на договірній основі. Найчастіше такі фірми беруть участь у розробці тендерної документації, тобто комплекту документів, що містять інформацію щодо предмета торгів, а також умови та вимоги тендерного комітету, які мають бути безумовно прийняті та враховані учасниками торгів при підготовці тендерних пропозицій. 
    Тендерна документація поділяється на такі розділи: 
– загальні умови торгів; 
– інструкція для учасників торгів; 
– фінансові умови торгів та договору поставки або підряду; 
– технічні умови проекту; 
– зразки документів, що мають бути заповнені учасниками. 
    Загальні умови торгів містять: дані про предмет торгів (місцезнаходження об'єкта, його загальна характеристика, терміни початку і закінчення робіт); дані про замовника; основні положення чинного в країні замовника тендерного законодавства та інших нормативних актів, що регулюють діяльність учасників торгів і підрядників; дані щодо існуючих у країні обмежень і пільг (митних, ліцензійних, податкових тощо). 
   Інструкція для учасників торгів містить: реквізити тендерного комітету; місце, терміни та порядок подання тендерних пропозицій; вимоги до оформлення пропозиції; розмір, форму та порядок внесення застави; вимоги до структури та калькуляції ціни пропозиції; право і порядок відвідання будівельного майданчика або Місцевості, де буде розташований об'єкт; можливість подання оферентом альтернативної пропозиції; рекомендації оферентам щодо залучення місцевих субпідрядних фірм; попередження про те, що оферент не має права відзивати свою пропозицію або змінювати її умови після закінчення терміну подання пропозиції; право (або відсутність такого) участі представників оферентів при розгляді пропозицій у тендерному комітеті; нагадування про те, що тендерний комітет не дає пояснень щодо причин відхилення пропозиції та визначення переможця, а також не компенсує учасникам тендеру витрат на підготовку тендерних пропозицій; порядок оголошення результатів торгів. 
   Фінансові умови тендеру можуть містити: пропозицію про надання розстрочки платежів (кредиту) на поставку обладнання та виконання будівельно–монтажних робіт; здійснення зустрічних закупівель у рахунок платежів за виконані роботи; можливість і порядок перерахування цін на будівельно–монтажні роботи на стадії контракту. 
    Технічні умови тендеру містять: найменування та призначення об'єкта або обладнання; креслення, схеми, графіки виконання робіт; специфікації на технологічне обладнання та матеріали; технічні норми; правила виконання будівельно–монтажних робіт; технічні вимоги до матеріалів, виробів, конструкцій тощо. Зміст технічних умов тендеру залежить від його предмета та складності проекту. 
    Зразки (проформи) документів також визначаються характером предмета торгів. Крім того, їх склад формується під впливом прагнення тендерного комітету отримати вичерпну інформацію про оферентів (фінансовий стан, матеріально–технічна база, існуючий досвід поставки обладнання або спорудження об'єктів тощо). До цих документів також додаються зразки банківських гарантій, які оферент може подати як заставу і зразок договору поставки (підряду), в якому зазначаються основні умови угоди щодо виконання замовлення. 
   Для складання тендерної документації більшість замовників, особливо в країнах, що розвиваються, звертаються до послуг консультантів, роль яких частіше за все виконують спеціалізовані інженерно–консультаційні фірми. Функцією консультантів на першому етапі є складання технічної специфікації та контрактних умов для проведення торгів. На наступних етапах консультанти беруть участь в оцінці тендерів, що надійшли від учасників, виявленні їх переваг і недоліків, а також у переговорах, які передують укладанню контрактів. Іноді консультанти поширюють свої послуги і на догляд за належним виконанням переможцями торгів своїх контрактних зобов'язань. Таким чином, консультант є стороною, яка відіграє значну роль у формуванні вимог до предмета торгів, виборі переможця торгів і функціонуванні придбаного замовником майна. Виконання консультантами всіх цих функцій вимагає значної кількості висококваліфікованого персоналу та розглядається інженерно–консультаційними фірмами як важлива самостійна стаття доходу. 
   Суттєве значення має вибір сторони фінансування замовлення, що бажано визначити ще до початку проведення торгів. Це може бути банк або державна організація країни проведення торгів, а також зарубіжні, національні, міжнародні економічні організації та банки. Коли ж джерело фінансування не знайдено, оферта замовника включає зауваження про необхідність супроводження тендерних пропозицій учасників торгів умовами фінансування. 
   Після того, як комплект тендерної документації підготовлено, відбувається оголошення торгів: підготовка та публікація оголошення (при відкритих тендерах) та розсилка запрошень взяти участь у тендері певному колу фірм (при закритих тендерах). 
    Експортери, які прийняли рішення про участь у торгах, що були оголошені, викуповують їх умови у тендерних комітетів. Вартість умов торгів становить умовний розмір — від десятків до кількох сотень доларів. Однак в останні десятиріччя, незважаючи на торговельний звичай, що вартість комплекту тендерної документації має розраховуватися, виходячи з необхідності покриття витрат на її розробку, вона постійно підвищується. Частково це пояснюється прагненням не допустити до участі в тендерах слабкі, фінансово непотужні фірми, а іноді й конкурентів, які через підставних претендентів отримують техніко–економічні дані щодо проекту, а частково прагненням підвищити окупність витрат на проведення тендеру. Викуп комплекту тендерної документації не накладає жодних зобов'язань ані на претендентів, ані на організаторів тендеру. 
   Другий етап проведення торгів характеризується виникненням матеріальної та юридичної відповідальності оферента перед замовником. У практиці проведення міжнародних торгів тендерна пропозиція учасника торгів вважається офертою продавця. Основним змістом цього етапу є підготовка та представлення пропозиції оферентом. Якщо в комплекті тендерної документації була передбачена проформа контракту та проформа тендеру, то оферент заповнює ці документи, виходячи зі своїх техніко–технологічних, фінансових та організаційних можливостей. У разі відсутності таких документів пропозиції готуються самостійно, враховуючи зазначені замовником вимоги. 
   За сучасних умов головними критеріями успіху при складанні оферентами тендерних пропозицій є: 
– найменше відхилення від вимог тендерної документації; 
– розробка пропозиції з урахуванням найпередовіших технологій; 
– конкурентоспроможна ціна; 
– прийнятний строк виконання замовлення. 
   Пропозиції учасників торгів повинні бути належним чином підписані, завірені печаткою оферента та направлені організаторам торгів у закритих конвертах. Факт отримання такого конверта організаторами означає, що претендент погоджується з усіма умовами проведення тендеру і в подальшому не матиме претензій щодо вимог та умов, зазначених у тендерній документації. Такі листи, а також документацію іноземні оферента відправляють замовною кореспонденцією або через агентську фірму (через свого представника), яка передає їх організаторам тендеру та юридично фіксує цей факт. Пропозиції мають надійти до визначеної заздалегідь дати, після якої оференти до участі в торгах не допускаються. 
    Для сучасних торгів є характерним прагнення міжнародних підрядників і постачальників подавати свої пропозиції в останній момент перед закінченням терміну подання пропозиції. Для зниження ризику випадкових затримок при доставці пропозиції до країни проведення торгів часто практикуються відправки двох і більше груп з дублікатами тендерних документацій, які прямують різними маршрутами та використовують різні види транспорту. 
    Матеріальна відповідальність оферента на цьому етапі виражається в тому, що висування пропозиції супроводжується поданням документа, який підтверджує внесення до банку країни–організатора торгів застави «серйозності пропозиції», яка може сягати 5 % від загальної вартості пропозиції. Застава не повертається, якщо претендент відкликає свою пропозицію до кінця терміну її дії або виявляється неспроможним виконати замовлення за контрактом, який був підписаний у результаті проведення торгів. 
   Після закриття торгів учасники не мають права змінювати умови своїх пропозицій і зобов'язані у разі отримання замовлення виконувати його у суворій відповідності з представленими пропозиціями. 
Вибір постачальника є вирішальним етапом тендеру як для організатора, так і для оферента. В день закриття торгів тендерні комітети організовують, як правило, публічне відкриття конвертів з пропозиціями. В присутності всіх учасників торгів керівники тендерних комітетів відкривають конверти з пропозиціями, називають фірми або склади консорціумів, які подали пропозиції, а також оголошують запропоновані учасниками параметри проекту. Такі торги, як відомо, є голосними. При проведенні ж неголосних торгів тендерні комітети не провадять публічного відкриття пакетів пропозицій і не оголошують ані складу учасників, ані запропонованих ними умов. 
    Однак оголошення характеристик пропозицій не дозволяє робити висновок про те, хто з учасників торгів отримає замовлення. Тендерні комітети протягом 1—3 місяців вивчають надані пропозиції, враховуючи технічні характеристики, умови кредитів і платежів, які можуть мати суттєві відмінності. Кожен тендерний комітет користується своєю методикою зіставлення пропозицій. 
    У процесі розгляду пропозицій тендерні комітети мають право звертатися до учасників з проханням зробити додаткові уточнення і пояснення. Часто це право використовується тендерними комітетами як привід для додаткового погодження пропозицій учасників на свою користь. Якщо учасники торгів через будь–які канали отримують інформацію про конкурентоспроможність своїх пропозицій, вони, надаючи пояснення і уточнення, мають можливість опосередковано поліпшити технічні та комерційні умови цих пропозицій. 
Перемога присуджується учаснику (фірмі або консорціуму), який запропонував або найнижчі ціни, або найвигідніші умови. Для виграшу торгів на поставку обладнання вирішальне значення мають рівень цін та умови платежу, а для виграшу торгів на створення об'єктів капітального будівництва — ціна пропозиції, строк виконання робіт, технологічна сумісність та ефективність комплектного обладнання, можливості по забезпеченню об'єкта запчастинами, рівень експлуатаційних послуг, надійність запропонованих методів будівництва. У всіх випадках, особливо в країнах, що розвиваються, велике значення має залучення до виконання замовлення місцевих фірм. 
    Після визначення переможця інформація про нього та умови Укладеного контракту, а також про конкурентні пропозиції оголошуються в пресі та заінтересованим фірмам (при голосному тендері), а при неголосному — залишається внутрішньою інформацією тендерного комітету та переможця. 
На цій стадії у відповідності з чинними законодавствами деяких країн організатор тендеру має право через тендерний комітет анулювати результати торгу та утриматися від розміщення замовлення або призначити нові чи повторні торги. Така ситуація має місце, як правило, в трьох випадках: 
- коли всі або більшість пропозицій були представлені з відхиленням від умов торгу або з порушенням відповідних законодавчих актів країни–замовника; 
- якщо оференти вступили в змову щодо рівня ціни, і він перевищує середній рівень на відповідному товарному ринку; 
- в разі надходження пропозиції тільки від однієї фірми, тобто за умов відсутності вибору. 
   Контракти, що підписуються в результаті проведення торгів з державними організаціями, набувають сили після ухвалення відповідними державними органами. Роль виконавчих і законотворчих органів країни–замовника при проведенні торгів полягає передусім у тому, що вони формують нормативно–правову базу тендерних процедур і здійснюють суворий нагляд за дотриманням тендерного законодавства в країні. 
         Тенденції розвитку міжнародної тендерної торгівлі. 
    Динамізація конкурентного середовища, зростаюча складність предметів торгівлі, загальна тенденція до глобалізації світових товарних ринків зумовили формування таких тенденцій в практиці проведення міжнародних тендерів: збільшення кількості фірм — учасниць торгів; зростання кількості торгів на нові види машин, обладнання, техніки та послуг; загальне збільшення кількості торгів на будівництво комплексних об'єктів; переорієнтація пріоритетів з цінових факторів конкуренції на техніко–економічні показники і пільговість умов фінансування; поширення торгів на інженерно–консультаційні послуги; зростання кількості консорціумів; поширення практики проведення торгів з розбивкою об'єктів на частини для виявлення вузькоспеціалізованих фірм–учасниць; розвиток багатостороннього співробітництва з будівництва об'єктів; поширення участі в торгах місцевих фірм країн–замовниць. 
   Крім того, останнім часом у практиці міжнародних тендерів спостерігається тенденція до розширення прав організаторів торгів і тендерних комітетів, які доповнюють зусилля держави зі стимулювання національного виробництва шляхом залучення місцевих фірм до виконання тендерних замовлень. Для цього в умови тендеру включаються положення, які надають право тендерному комітету відхиляти будь–яку пропозицію без пояснення причин. Так результати торгів можуть бути анульовані замовником внаслідок несприятливих, з його точки зору, умов, запропонованих усіма оферентами. Також з метою зниження ціни та покращення умов пропозиції широко застосовується практика повторних торгів. 
   Цінові аспекти є не єдиною сферою впливу тендерних комітетів. Останнім часом вони стали дедалі ширше використовувати в інтересах національних замовників так звану конкуренцію кредитів, тобто визначення переможця тендеру залежно від того, чи бере він на себе зобов'язання з участі в кредитуванні або навіть фінансуванні спорудження об'єктів. Нерідко кредитно–фінансові умови тендерних пропозицій стають вирішальним критерієм при виборі постачальника або підрядника. Така практика призвела до того, що останнім часом утворився певний різновид міжнародних торгів, в яких беруть участь оференти тільки з країн–кредиторів. 
    Розширення практики проведення міжнародних тендерів зумовило тенденцію до регламентації проведення торгів. За правові джерела процесу організації та проведення міжнародних тендерів використовуються: 
– рекомендації міжнародних організацій (ЄЕК, ЮНІДО); 
– міжнародні угоди з процедури проведення тендерів; 
– рекомендації національних організацій у сфері консультаційного   інжинірингу; 
– міжнародні торговельні звичаї. 
   Сукупність цих правових джерел встановлює стандартизовані вимоги до організаторів та учасників торгів, такі як: обов'язкова публікація оголошень про проведення торгів, за винятком закритих; необхідність представлення пропозицій у закритих конвертах з метою запобігання відтоку комерційної інформації та її використання конкурентами з метою отримання переваги перед іншими учасниками торгів; проведення розкриття конвертів з пропозиціями та оголошення їх умов у присутності представників учасників торгів та подальше оприлюднення в засобах масової інформації даних про переможця та основних параметрів пропозиції. 
   Сучасними напрямами регламентації міжнародних торгів є розробка документів і рекомендацій щодо стандартизації кваліфікаційних вимог до учасників торгів і правил проведення перекваліфікації; оптимізації витрат на підготовку тендерної документації і тендерних пропозицій, а також термінів їх підготовки; залучення найбільшого числа учасників тендеру та активізації Конкурентної боротьби; ліквідації дискримінації стосовно іноземних учасників з дотриманням принципів національного режиму. 
    При цьому міжнародна регламентація торгів не спрямована На обмеження національної самостійності в організації місцевих торговельних звичаїв і правил до практики, що склалась в міжнародній торгівлі. Кожна держава, враховуючи правила міжнародної регламентації, приймає свої нормативні акти, які забезпечують захист національних інтересів і можливість впливу держави як на процедури проведення тендерів, так і на діяльність іноземних підрядників та постачальників, що перемогли в торгах. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    
 

  Розділ 2.Розробка,структура,порядок подання тендерної  

                                 документації. 

     2.1 Визначення тендерної документації та предмету закупівлі 

   Тендерна документація - це набір документів, що містить всі умови торгів та майбутнього державного контракту.

Тендерна документація - це "основний закон" кожного тендеру. Це означає:

·  замовник і постачальники діють у строгій відповідності з тендерною документацією;

·  будь-які норми, критерії, правила, процедури можуть застосовуватися тільки якщо про це зазначено в тендерній документації.

  Природно, тендерна документація не повинна суперечити чинному законодавству. Більше того, зміст тендерної документації загалом визначено законодавством.

  Тендерна документація розробляється держзамовником для кожного конкретного тендеру окремо. Тендерна документація затверджується держзамовником, навіть якщо функції по її розробці передані третій стороні.Тендерна документація направляється постачальникам за їх письмовими запитами. Іноді держзамовник стягує плату за тендерну документацію.

    Тендерна документація повинна давати точні та вичерпні відповіді на наступні основні питання: який предмет закупівлі (торгів)? як підготувати та надати тендерні пропозиції? які умови договору про закупівлю, , що укладається по результатах торгів?

    Предмет закупівлі

Необхідно дати вичерпний опис вимог до товарів, робіт, послуг, які закуповуватимуться. Тобто всілякі вимоги до якості та продуктивності товарів, строкам та місцю виконання робіт, змісту послуг. Опис предмета закупівлі наводиться в технічному завданні, яке включається в тендерну документацію.

   Складання технічного завдання на товари, роботи, послуги - найбільш важливий і складний етап розробки тендерної документації. Залежно від того, як буде складено технічне завдання, такі товари, роботи, послуги зрештою й одержить держзамовник за результатами закупівлі.

    Технічне завдання на товари звичайно містить:

·  докладний опис властивостей товару;

·  вимоги щодо терміну придатності або залишковому строку придатності, строку гарантійного обслуговування;

·  посилання на стандарти якості та функціонування;

·  інші вимоги.

    Технічне завдання на роботи містить:

·  докладний опис предмету робіт (креслення, плани);

·  опис місця виконання робіт;

·  вимоги до строків і графіку виконання робіт;

·  вимоги до матеріалів, які будуть застосовуватись при здійсненні робіт;

·  вимоги до встаткування, що буде використовуватись;

·  вимоги до робочої сили;

·  інші вимоги.

    Технічне завдання на послуги містить:

·  докладний опис послуг;

·  опис місця надання послуг;

·  вимоги до ресурсів, які будуть використовуватись при виконанні послуг;

·  інші вимоги.

    Технічне завдання не повинно містити посилань на конкретні торговельні марки або моделі певних виробників, оскільки це обмежує конкуренцію між постачальниками продукції. Технічне завдання має описувати функціональні характеристики продукції. Проте, у рідких випадках допускається використовувати торговельні найменування:

· забезпечити сумісність із раніше закупленим складним технічно встаткуванням, за умови, що на ринку відсутня повноцінна заміна;

· неможливість розробки замовником складання докладних технічних вимог (відсутність інформації про закуповувану продукцію або відсутність відповідних фахівців), при цьому при посиланні на торговельну марку додаються слова "або еквівалент". 

            
 
 
 
 
 
 

              

                    2.2 Порядок підготовки тендерної документації 

Потрібно дати відповіді на всі питання, пов'язані  з розробкою та поданням тендерних  пропозицій, а також підведенням підсумків процедури закупівлі та порядком укладання державного контракту.

Загалом, це включає:

1. склад тендерної пропозиції (які документи повинні входити в тендерну пропозицію);

2. вимоги до оформлення та складу окремих документів, що входять у тендерну пропозицію (мова та валюта, вимоги до документів, форми деяких документів);

3. порядок підготовки тендерних пропозицій (право постачальника на одержання роз'яснень тендерної документації, зустрічі та відвідування об'єктів);