Организация взаимодействия и полномочия в процессе управления

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Ниже на схеме показаны уровни иерархии рассматриваемой фирмы, разделенные в соответствии с функциональными обязанностями, делегированными полномочиями, уровнем принятия решений, и степенью риска и ответственности за принятые решения.

В данной фирме также просматривается и консультационно-обслуживающий персонал. ИТ-специалист приглашен на работу по совместительству, т.к. на данном этапе развития предприятия отсутствует необходимость в его постоянном присутствии. В сферу его обязанностей входит обслуживание оргтехники, компьютеров, локальной сети, сопровождение программного обеспечения, консультирование сотрудников в области своей деятельности и пр. Офис-менеджер обеспечивает работу офиса, также ведет административно-хозяйственную деятельность, частично переданы обязанности отдела кадров в силу специфики предприятия.

Исходя из представленной выше схемы, сотрудников можно отнести к группам по степени подчиненности и полномочий: руководство, менеджеры, специалисты и линейные менеджеры, рабочие.

Структурные единицы предприятия выбраны исходя из основных функциональных направлений, способствующих успешной деятельности фирмы: снабжение (инженер МТС), производство (производственный цех), продвижение товара (специалист по маркетингу). Соответственно каждая базовая единица наделена соответствующими полномочиями. В силу специфики предприятия структура не имеет четкой иерархии согласно функциональными полномочиями. Так, направления «снабжение» и «производство» координирует заместитель директора по производству, а направление «продвижение» подчинено напрямую директору.    

Директор осуществляет общее управление предприятием. В сферу его непосредственных обязанностей входит составление стратегических планов развития и  прогнозирование, составление и контроль исполнения бюджетной линии, контроль финансового состояния, принятие решений о заключении контрактов и объёмах необходимого производства, ведение кадровой политики, разработка системы оплаты труда, представление интересов фирмы в государственных органах и перед другими физическими и юридическими лицами, ведение переговоров и пр. Он несет ответственность за успешную деятельность и развитие. Директор осуществляет общую координацию фирмой, непосредственно взаимодействует со всеми сотрудниками, но в первую очередь взаимодействует с заместителем директора по производству, главным бухгалтером, специалистом по маркетингу, в некоторых случаях с ИТ-инженером.

Следует отметить, что учитывая небольшой штат фирмы, а также политику минимальных затрат на первоначальном этапе, полномочия директора делегированы не в полной мере. Так, ему, например, переданы все кадровые вопросы, а также выполнение функций юрисконсульта, включая представительство в юридических спорах и суде. Конечно, при успешном развитии и росте фирмы, данные полномочия должны быть переданы соответствующим должностным лицам. 

Заместитель директора по производству осуществляет общее управление производством. В сферу его непосредственных обязанностей входит организация производства с учетом контрактных объемов поставки продукции, составление и выдача планов на производство, контроль качества продукции, загрузка производства, обеспечение материальными ресурсами, отгрузка и поставка сырья и готовой продукции, организация требований охраны труда. Несет ответственность за обеспечение своевременного производства готовой продукции, соблюдение технологии, соблюдение требований безопасности труда, своевременное обеспечение сырьем и материалами, своевременную отгрузку готовой продукции. Осуществляет общую координацию производства, непосредственно формально взаимодействует с директором, главным бухгалтером,  специалистом по маркетингу,  инженером МТС,  механиком, производственным персоналом. Полномочия заместителя директора по производству делегированы в наибольшей степени. 

Главный бухгалтер осуществляет общую финансово деятельность предприятия. В сферу его обязанностей входит анализ финансово-экономической деятельности, ведение бухгалтерского учета, формирование ценовой политики, формирование налоговой и финансовой отчетности, осуществление платежей контрагентам, начисление заработной платы, своевременное исполнение налоговых и кредитных обязательств. Непосредственно взаимодействует с директором, заместителем директора по производству, по вопросам первичной документации (накладные, акты, счета и пр.) с инженером МТС, кладовщиком, водителями-экспедиторами, в некоторых случаях специалистом по маркетингу.

Главный бухгалтер совместно с директором частично исполняют функции и полномочия заместителя директора по экономике.

При данной организационной структуре главный бухгалтер не имеет подчиненных, однако отнесен к категории руководителей, т.к. функциональные обязанности имеют высокую степень ответственности. При отсутствии директора может наложить ограничение на принятие решения и.о. директора, если они не соответствуют принятой на данный момент финансовой политике фирмы.

Механик осуществляет непосредственное руководство основным производством, составляет и выдает оперативные планы на производство работникам, контролирует расход материалов и сырья, формирует заявки на сырье, обеспечивает работоспособность оборудования, обеспечивает соблюдение технологических процессов, управляет рабочим персоналом, обеспечивает  непосредственную отгрузку на склад готовой продукции и пр.

Водитель-механик ответственный за техническое состояние автотранспорта и обеспечение ГСМ и запчастями, обеспечивает заявки на автотранспорт и соответствующим образом его распределяет.

Некоторые другие сотрудники не являющимися руководителями, учитывая специфику фирмы и стадию начального развития фирмы, кроме своих непосредственных обязанностей, исполняют некоторые несвойственные функции. Например, офис-менеджер также обеспечивает необходимость закупки товарно-материальных ценностей для хозяйственных нужд фирмы, канцелярию, ведет личные дела работников по указанию директора и пр. Специалист по маркетингу осуществляет работу с клиентами, отвечает за реализацию продукции, непосредственно за её продажи, осуществляет поиск новых клиентов, разрабатывает новую продукцию, отвечающую потребностям рынка и пр.

3.2. Взаимодействие и основные взаимосвязи фирмы

Ниже на схеме представлены формальные прямые связи отдельных ответственных сотрудников по категориям: операционная деятельность, координация, отчетность, контроль.  

3.3.      Должностные инструкции

Особое место в формализации полномочий, степени компетенции сотрудников, их прав и взаимодействий занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – организационно-правовой документ, содержащий требования к квалификации работника на определенном рабочем месте, определение функции должности, конкретный перечень должностных обязанностей при осуществлении указанной функции, права и ответственность. Должностная инструкция должна быть разработана для каждой должности без исключения.

Инструкции должны содержать основные разделы: общее положение, функции, обязанности, права, ответственность. «Общее положение» должно содержать наименование должности и основные сведения о ней (категорию, непосредственную и организационную подчиненность, уровень образования, стаж работы и прочее). В разделе «Функции» указывается конкретное направление поручаемой работы или круг работ. «Должностные обязанности» перечисляют конкретные обязанности работника, посредством которых он должен реализовывать возложенные на него функции. Раздел «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. Здесь указывается такие права, как: принятие решение, получение информации от сотрудников, права использования ресурсов, права требований действий от других работников и пр. «Ответственность» закрепляет формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности.

3.4.      Коммуникации

Для обеспечения продуктивного взаимодействия и координации в производственном коллективе, фирме большое значение имеет организация эффективной коммуникации. В масштабе организации коммуникации обычно осуществляются в трех на­правлениях: сверху вниз, снизу вверх и в горизонтальной плоскости. Руководители должны создавать и поддерживать формальные каналы коммуникаций во всех трех направлениях. Кроме того, в их распоряжении находятся и неформальные каналы. Проще говоря, каждый руководитель имеет возможность хотя бы раз выбраться из офиса и пройтись по производственным цехам, поговорить с сотрудниками. Для этого следует выбрать наиболее адекватный коммуникатив­ный канал, добиваться соответствия словесных и невербальных сообщений, ак­тивно слушать, составляя сообщения учитывать восприятие получателей.

Каждый руководитель может использовать наиболее удобные и подходящие для него каналы для ком­муникаций с другими руководителями и рабочими в конкретной ситуации. Обсудить проблему можно в личной беседе, по телефону, написав записку или письмо, или повесить сообще­ние на доску объявлений, персональная директива о выполнении каких-либо ответственных работ потребует издания приказа – конкретный канал во многом определяется природой сообщения.

4.      Заключение

Успешная работа предприятия и достижение конечных стратегических целей закладывается на этапе его проектирования. Ещё на этой стадии формирования очень важно создание комплексной организационной структуры, в которой отражены функциональные элементы и их взаимодействие, определение обязанностей и полномочий сотрудников, их координация.

Примеры последствий неудовлетворительной проработки данного вопроса могут самыми различными:

      к неразберихе и путанице между полномочиями и обязанностями подразделений и сотрудников;

      к ненужному дублированию работы;

      к «размытости» ответственности за результаты работы;

      дополнительным расходам на персонал, управление;

      к дополнительному контролю результатов работы директором;

В конечном итоге это привести к самым плачевым результатам, поэтому данный аспект требует особого внимания и тщательного анализа на этапе планирования организации.

5.      Перечень используемых источников

1. Мескон М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. – М.: Вильямс, 2007.;

2.  Дафт Р. Менеджмент: Учебник / Дафт Р. – Изд-во Питер, 2009, 800 стр.;

3. Коротков Э.М. Менеджмент. – М.: ИНФРА-М, 2009. (гриф УМО)

4. Курс лекции «Основы менеджмента», авт. Князюк Н.Ф.;

5. Источники Интернет.

17