Организация справочно-информационной работы

 

Оглавление.

Введение………………………………………………………………………………………..3-4

1.Организация справочно-информационной  работы………………..5-10

Заключение……………………………………………………………………………………..11

Список использованной литературы………………………………………………12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

      В 1921 г. начал выходить первый советский реферативный журнал, подготавливаемый бюро иностранной науки и техники ( БИНТ), основными функциями которого являлись: информирование советских ученых и специалистов о научно-технических достижениях за границей, ведение справочно-информационной работы, издательская деятельность, изготовление фотокопий статей и чертежей, установление связей с научными организациями и обмен с ними литературой.

      В этом подразделении ( или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением,  справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

      Затраты времени на делопроизводственные операции в подразделениях складываются из: получения входящих документов, передачи документов на рассмотрение руководству, переноса резолюции на карточку, сортировки документов, передачи их на исполнение, работы с картотекой, с исходящими документами, отметки об исполнении документов, индексации, регистрации,  справочно-информационной работы, контроля за исполнением.

      Журнальная форма регистрации статична, не дает возможности формирования подвижного справочного аппарата, не пригодна для организации справочной работы в архиве. Невозможны при журнальной форме регистрации механизация справочно-информационной работы, использование для этих целей электронно  вычислительных машин (ЭВМ).

       Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Организация справочно-информационной работы.

      Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно- поисковой системы (ИПС) является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью регистрационной контрольной карточки (РКК) и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства.

            Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

      Задача справочного аппарата в делопроизводстве заключается в ответе в любой момент на два вопроса: первый — в каком подразделении, у кого из исполнителей и в какой стадии исполнения находится искомый документ, второй — в каком документе (в каких документах) находится конкретная информация по нужному вопросу.

      Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

1) по корреспондентскому - рубриками  являются названия постоянных  корреспондентов;

2) по географическому - рубриками  являются названия области, города, месторождения и др.;

3) по предметно-вопросному (тематическому,  производственно-отраслевому) - рубриками  являются названия управленческих  функций и участков (вопросов) деятельности  данной организации;

4) по структурному - рубриками служат  названия структурных подразделений  организации;

5) по номинальному - рубриками являются  наименования видов документов;

6) по алфавитному  - рубриками являются буквы русского  алфавита.

      Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.

      Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может быть составлено несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Карточки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора вопросов деятельности организации.    Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

      Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

      Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.

      Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

     Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т. е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

     Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.

      Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.

      После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

1-й и 2-й экземпляры РКК  вместе с документом отправляются  исполнителю;

1-й экземпляр с распиской  исполнителя о получении возвращается  в подразделение по учету и  регистрации службы ДОУ и устанавливается  в регистрационную картотеку,  рубриками которых являются названия  месяцев года. Внутри РКК помещаются  по датам поступления и порядковым  номерам. Эта картотека иногда  называется хронологической, является  основной (страховой) и все отметки  о движении документа вносятся  в этот экземпляр РКК;

2-й экземпляр РКК остается  в структурном подразделении  и устанавливается в картотеку  структурного подразделения организации;

3-й экземпляр РКК передается  в контрольную службу (если документ  подлежит контролю за исполнением)  и устанавливается там в контрольно-сроковую  картотеку по сроку исполнения;

4-й и 5-й  экземпляры РКК устанавливаются  в справочных картотеках подразделения  службы ДОУ по учету и регистрации,  которые построены по выбранным  признакам.

      Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1 -2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.

      Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.

      Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

      В настоящее время получают все большее распространение полнотекстовые системы поиска необходимой информации. В этих целях к регистрационной карточке на документ прикрепляется файл с текстом самого документа. Такие системы позволяют осуществить поиск не только по реквизитам регистрационной карточки, но и по содержанию самого документа— искать данный документ по ключевым словам или словосочетаниям.

      Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

      Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство.

      Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, – “филькину грамоту”.

      Самое внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства – вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений – судебных разбирательств.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованной литературы.

1.Андреева В.И. «Делопроизводство». Организация и ведение, 2008.

2.Кирсанова М.В. «Современное  делопроизводство»: Учеб. Пособие.-3-е  изд.-М.:ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское  соглашение, 2003.-304с.

3.Непогода А.В., Семченко П.А.  «Делопроизводство организации:  подготовка, оформление и ведение  документации»; Изд.: Омега-Л, 2008.-506с.

4.Рогожин М.Ю. «Справочник по  делопроизводству»; Изд.: Юстицинформ, 2005.