Организация работы менеджера

      Исследование  причин потерь рабочего времени показывают, что основными их них являются следующие.

      Лишние  ступени и звенья в аппарате управления приводят к усложнению системы документооборота и снижению оперативности управления.

      Существенный  вред наносят диспропорции в численности  руководящих и вспомогательных  работников, что приводит к выполнению первыми не свойственных их функций.

      Нарушение последовательности выполнения процедур управлению, особенно при принятии решений, снижает эффективность  управления.

      Нечеткая  организация выполнения принятых решений  приводит к дублированию, потерям  времени.

      Много времени непроизводительно тратится на излишнюю отчетность.

      В качестве других причин потерь рабочего времени можно указать такие, как:

      - нарушения трудовой и технологической  дисциплины;

      - значительное количество плохо  подготовленных совещаний;

      - неполучение из других отделов  и служб сведений в установленные   сроки;

      - низкое качество полученных документов  и т.п.

      Поэтому совершенствование организации  труда предполагает как рационализацию всех управленческих работ, так и  повышение производительности труда  управленческих работников.

      Этого можно добиться путем совершенствования  оперативного управления, информационного  обеспечения и делопроизводства, четкого определения функций  работников, планирования личного труда, создания нормальных условия труда  и отдыха. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.4. Рекомендации по планированию рабочего дня и улучшению его структуры.

      Планирование  личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

      Работы, подлежащие выполнению в течение  дня, ранжируются по срочности и  значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с  почтой, прием посетителей, так как  в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей  работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление  сводок).

      Каждому рабочему дню следует придавать  свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным  вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует  проводить в начале и в конце  недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

      В план личного труда не следует  включать ежедневно повторяющиеся  дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

      На  непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

      С целью повышения  эффективности своего труда любой менеджер должен:

- уметь  определять важность и очередность  решения возникающих проблем; 

- не  поручать другим решение стратегических  проблем, но второстепенные вопросы  передавать заместителям;

- быть  требовательным к себе и другим, не допускать безответственности;

-  в  чрезвычайных ситуациях действовать  быстро и решительно, но избегать  авантюрных решений;

- с достоинством  проигрывать;

- быть  последовательным и справедливым  в своих действиях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.5. Рекомендации по организации рабочего места менеджеров.

    Если  рассматривать рабочее место  менеджера, то можно сказать, что  это его рабочий кабинет, в  котором он проводит большую часть  работы. От того, какой это будет  кабинет, зависит, и то, как будет  работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено  рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

    При рассмотрении вопроса организация  рабочего места необходимо учитывать  следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджера приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет менеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;
2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
1.   Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);
2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
3. Рациональная планировка и компоновка мебели;
4. Мебель должна выглядеть эстетично.
3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:
1. Канцелярские принадлежности.
2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.  Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.
3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения,   выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную  информацию.
4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
5. Санитарно-гигиенические условия работы.

    Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Для поддержания нормального  микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

    Отметим некоторые особенности. Весь кабинет  делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место  менеджера. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят  журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

    Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно  из дерева. Не следует покрывать  стол  стеклом, так как его блестящая  поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много  место на рабочем столе. Приставка  спереди рабочего стола нужна  для официального приема 1 - 3 посетителей.

    Стол  для совещаний должен быть рассчитан  на определенное количество человек (как  правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций  не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

    Зона  отдыха предназначена для неофициальных  приемов и отдыха менеджера.

    Рабочий кабинет можно также дополнить  стендом, где будут располагаться  образцы производимой продукции. Также  необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой  точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все  это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе. 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.6. Рекомендации проведению деловых совещаний.

      Правильно подготовленное и разумно проведенное  совещание является эффективной  формой использования коллективного  разума участников совещаний. Для эффективного проведения совещания руководителю необходимо:

- заранее  сообщать его участникам повестку  дня;

- приглашать  на совещание только тех, кто  связан с обсуждаемой проблемой;

- следить  за соблюдением регламента совещания: 5-7 минут каждому на выступление,  а длительность совещания не  должна превышать одного часа;

- говорить  четко и кратко самому и  требовать того же от выступающих.

      В процессе проведения совещания для  создания обстановки делового и заинтересованного  обсуждения возникших проблем руководитель не должен:

- вести  телефонные переговоры;

- просматривать  или подписывать какие-либо документы;

- комментировать  и оценивать выступление участников  совещания;

- высказывать  свою точку зрения по обсуждаемой  проблеме в начале совещания;

- применять  негативные формулировки, например:

1. Никогда  мы этим не занимались.

2. Да  это все равно не сработает.

3. Мы  не можем попусту тратить свое  время.

4. мы  уже пытались это делать.

5. Пока  мы к этому не готовы.

6. В  теории это, может быть, неплохо,  а вот на деле…

7. Ну, это  уж слишком необычно.

8. Я  где-то это слышал, что кто-то  уже пытался что-то такое сделать.

9. Давайте  обсудим это в другой раз.

10. Вы  не понимаете истинной проблемы.

11. До  таких «высот» мы еще не  доросли.

12. У  нас в данный момент избыток  предложений.

13. Я  не полагаю, я просто вижу  – это работать не будет.

14. Давайте  создадим комиссию, а уж она  пусть разбирается. 

      Перечисленные рекомендации нацелены на создание атмосферы  искреннего высказывания своей точки  зрения участниками совещания.

      Для повышения эффективности совещаний  их следует проводить методом  «мозговой атаки» (автор метода Алекс  Осборн). Их организаторам необходимо учитывать следующее:

- на  совещании, проводимом методом  «мозговой атаки», запрещается критика  выступающих в любом виде;

- слово  для выступления на совещании  участники получают в последовательности, обратной субординации (первым выступает  участник совещания, занимающий  низшую ступень в управленческой  иерархии);

- участники  совещания сидят рядом, а не  напротив друг друга;

- стимулируется  генерация идей, даже самых фантастических.

      Этот  метод проведения совещаний применяется, когда складывается чрезвычайная, «нештатная»  ситуация и нет вариантов ее решения. Благодаря этому методу создается  обстановка, в которой участники  совещания не боятся высказать самые  дикие, фантастические идеи. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

      Управление  компанией имеет множество компонентов, но обязательно должно представлять единую систему, в которой функционирование отдельных элементов взаимозависимо и взаимообусловлено. Особенно много  проблем в области менеджмента  имеется в настоящее время  в России в силу особенностей современного состояния ее переходной экономики.

      Менеджмент - важнейшее  понятие  в  рыночной  экономике.  Его изучают экономисты, предприниматели, финансисты, банкиры и все, кто имеет отношение к бизнесу.

      Именно  менеджмент,  управление  обеспечивает  связанность,  интеграцию  экономических процессов в организации. 

      Управлять  - значит  вести  предприятие  к  его  цели, извлекая  максимум  возможности из  имеющихся ресурсов. Управление фирмой требует соблюдения определенной технологии разработки, принятия и реализации решений. Специалистам  нового  времени необходимы  глубокие  знание  по  менеджменту. Поэтому правильная организация труда менеджера очень важно. Труд менеджеров должен быть организован так, чтобы потери рабочего времени были минимальны. Однако эффективность труда должна сочетаться с соблюдением норм управляемости, норм условий труда и рациональным планированием рабочего дня. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников

1. Бляхман  Л.С., Галенко В.П., Минкин А.В. Введение  в менеджмент.-Учебное пособие. - СПб.: СПбУЭФ, 1994г.

2. Мескон  М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы  менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995.