Организация как система процессов

  ИНСТИТУТ  УПРВЛЕНИЯ   

  РЕФЕРАТ

  Дисциплина: Организация как система

  Тема: «Организация как система процессов»  
 
 
 
 
 

Выполнила студентка

  гр. УВЗ 51/9-ДВс-2Б

Дорофеева И.В.  
 
 
 
 
 
 
 

  Москва 2012

  Содержание 

1.     Введение …………………………………………………......…………....…..….......……	3
2.    Организация и организационный процесс ...........................................…………….….…	3
3.    Организационная структура в системе процессов организации .................................….	5
4.     Процессы во внешней среде организации ...........................…………………....……….	7
5.     Процессы во внутренней среде организации .........................................……....………..	11
6.     Заключение………………………………. ..…........……………………...………..……..	11
7.     Список использованной литературы……………………....………....……....…...……...	13

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Тема  «организация как система процессов» имеет значительную актуальность в  сфере действия коммерческих и некоммерческих организаций и предприятий. Так  как любая организация представляет собой коллектив людей со специальностями разной направленности, необходима эффективная система управления не только персоналом, но и деятельностью организации во внешней среде (среди других организаций и предприятий). Специалисты в области управления, чётко видящие систему процессов существования и успешного функционирования предприятия настраивают данную систему таким образом, чтобы организация не просто существовала, как ранее, но и повсеместно развивалась.

     Данная  тема имеет актуальность так же и для автора данной работы, так как специальность, выбранная им в области управления, что подразумевает в будущем работу по организации коллектива или предприятия и управления в целом. Тем не менее, не стоит забывать, что при создании системы процессов функционирования организации, любые организационные структуры без наполнения их человеческими ресурсами не могут обеспечить достижения поставленных целей. Поэтому можно сказать, что вопросы обеспечения человеческими ресурсами не менее важны для достижения целей организации, чем наличие у менеджера знаний и опыта в области организационной деятельности. И, поэтому, какой бы хорошей ни была структура организации и организационная работа менеджера, реализовывать цели организации будут люди, те её члены, которых должен подбирать, готовить, воспитывать и распределять по рабочим местам менеджер (управляющий).

  Организация и организационный  процесс

 

     Самые обычные действия в нашей жизни  должны быть организованы. Например, домохозяйка  определенным образом организует использование семейного бюджета, студент – подготовку к экзамену, предприятия – производство продукции и т.д. Без определенной организации невозможно построить дом, создать автомобиль, запустить орбитальную станцию. Умение организовывать является основным для каждого менеджера.

     Организация – это объединение её ресурсов: людей и других материально-вещественных элементов, которые определенным образом расположены в её пространстве и взаимодействуют между собой.

     Можно рассмотреть слово Организация  и в другом смысле и это будет звучать так:

     Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или  целей.

     Чтобы было понятнее можно сказать, что  это определение организации  справедливо не просто для организации, я для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких (подробнее в 3 части).

     В организации протекают различные  процессы, среди которых особое значение принадлежит организационному. Организационный  процесс имеет два основных аспекта. Один из них отражает деление организации  на её структурные компоненты – подразделения, участки и т.д. – соответственно целям и стратегиям. Структура должна создавать возможность членам организации эффективно работать совместно для достижения её целей. Второй аспект связан с взаимоотношениями её членов, их взаимодействием с ресурсами для достижения её целей. Организаторская работа менеджера реализуется в процессе «организовывания» деятельности её членов.

     Организационный процесс (процесс организовывания) – это процесс реализации функции  организации деятельности её членов, проявляющийся в установлении надлежащего уровня использования всех ресурсов организации для достижения её целей, механизм превращения планов в действия.

     Сам процесс «организовывания» включает следующие последовательно осуществляемые этапы:

1. анализ целей и планов по их достижению;
2. установление главных целей (задач);
3. распределение главных целей (задач) на подцели (задания);
4. распределение ресурсов и направлений их использования по подцелям (заданиям);
5. оценка результатов реализованных мероприятий.

     Менеджер  должен постоянно повторять эту  последовательность этапов, используя  её для постоянного совершенствования  организационного процесса (рис.1). Конечный результат процесса «организовывания» - установление эффективного взаимодействия между всеми видами ресурсов организации.

     Основу  данного процесса составляет взаимодействие между субъектами управленческой деятельности (физическое или юридическое лицо, а также другая система, от которых  исходит управляющее (властное управление)), и между их объединениями в структурные подразделения организации. Такое взаимодействие разделяется на административное, информационное и техническое.

     Рис. 1. Этапы процесса «организовывания». 

     В процессе административного взаимодействия вышестоящие уровни иерархии управления передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, осуществляют за ними контроль и т.д.

     Технические взаимодействие между субъектами управленческой деятельности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности – подготовке, принятии и реализации решений, совещаниях и т.д. И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредствам их информационного взаимодействия, где они обмениваются информацией для принятия решений, как официальной (закрепленной периодически), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом).

     Обеспечение взаимодействия между субъектами управленческой деятельности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджера.

  Организационная структура в системе  процессов организации

 

     Окончательное решение о выборе структур организации  принимается на высшем уровне её менеджмента  при помощи руководителей среднего и низшего звеньев. Задача менеджеров заключается в выборе такой структуры, которая наилучшим образом отвечала бы задачам и целям организации, позволяла ей эффективно взаимодействовать с окружающей средой, рационально распределять и направлять усилия сотрудников.

     Структура организации – это тоже один из её ресурсов, способных оказывать  влияние на результаты работы.

     Имеется два типа организационных структур – формальные и неформальные.

     Формальная  структура – это структура  организации, установленная системой менеджмента. Например, это объединение людей в группы, отделы, цехи, установление между ними рабочих связей и формальных линий связей и общения.

     Неформальная  структура – это структура, которая  возникает в организации независимо от менеджмента. Например, это группа людей из разных подразделений организации, которые являются друзьями.

     Формальные  и неформальные структуры сосуществуют в любой организации, как правило, не являются похожими. Потому что формальные создаются искусственно менеджерами, а неформальные представляют собой естественные объединения членов организации, создаваемые ими по интересам, не всегда совпадающими с целями формальной организации.

     Взаимодействие  между субъектами управленческой деятельности и их объединениями в управляющих  и управляемых структурных компонентах организации – различных её подразделениях – реализуется посредствам использования так называемых коммуникационных каналов (каналов общения, связи между субъектами), которые создаются для осуществления личных контактов, обмена документами, реализации функций управления и т.д.

     Коммуникация  – это общение, обмен информацией  между двумя и более людьми, позволяющее реализовать этот обмен  в коммуникационном процессе.

     Базовыми  элементами коммуникационного процесса являются:

     1) отправитель – лицо, создающее идеи или собирающее информацию и передающее её;

     2) сообщение – информация, закодированная  с помощью символов;

     3) канал – средство передачи  информации;

     4) получатель – лицо (орган), которому  предназначена информация.

     Коммуникационный процесс реализуется в порядке прохождения его основных этапов в пространстве и времени организации. Среди этапов можно выделить такие как зарождение идеи, кодирование этой идеи, передача информации и восприятие её получателем.

     Компоненты  и элементы любой организации структуры управления являются или источниками, или получателями, или посредниками. Они связываются между собой и с управляемыми объектами (субъектами) коммуникационными каналами, которые характеризуются и различаются пропускной способностью, скоростью движения информации и т.д.

  Процессы  во внешней среде  организации

 

     Представители классических школ менеджмента анализировали  в первую очередь внутренние факторы  организации. Под внешней средой организации понимаются все условия  и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений.

     Однако  набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы.

     Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего  потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.