Организация как система. Конструирование организаций

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования  «Тверской государственный технический  университет»

ГОУ ВПО  «ТГТУ»

Кафедра Информационные системы 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине Информационный менеджмент на тему:

«Организация  как система. Конструирование организаций». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Тверь. 2011

Содержание 

 

      Введение 

     Организация возникает в том случае, когда  между некоторыми исходными объектами (в частности, людьми и/или группами людей) возникают закономерные, устойчивые на определенном отрезке времени отношения, актуализирующие или ограничивающие какие-то свойства создаваемой или трансформируемой системы.

     Создание  и функционирование организаций  представляют собой варианты целенаправленной системы деятельности, а сами организации (предприятия, компании, концерны, общины, клубы и др.) фактически выступают инструментами достижения поставленных целей. При этом конкретный набор декларируемых целей может варьироваться в очень широких пределах - от извлечения материальной выгоды до разрешения политических, социальных, морально-этических или каких-либо иных противоречий. Таким образом, все формы организаций появляются и развиваются как своеобразные отклики на множества задач, которые ставит перед собой человек или группа людей в ходе их целенаправленной деятельности.

     Достаточно  условно можно выделить два основных пути создания организаций: (1) интуитивный, стихийный; (2) целенаправленный, научно-обоснованный. В первом случае можно говорить о  случайном процессе совершенствования и/или появления некоторой системы деятельности (т.е. о самоорганизации некоторой системы деятельности), а во втором - об управлении процессом создания системы деятельности, которое так же может проходить попутно с процессом самоорганизации [1].  

 

      1 Понятие организации. Организация  как система управления 

     Существуют  различия в трактовке даже самого термина организация. Иногда под ним понимают процесс или деятельность по упорядочению элементов объекта во времени или в пространстве, что близко к понятию организовывать. Однако во многих случаях под термином организация рассматривается собственно некий объект, имеющий упорядоченную структуру. В таком объекте совместно существуют разнообразные элементы и связи между ними, при этом в качестве элементов могут быть как технологические элементы (машины, устройства и т.д.), так и люди.

     Можно определить организацию как «сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей» или как «группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей». Именно и прежде всего наличие цели определяет само существование организации [2].

     Организация в менеджменте - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

     Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с:

     целями;

     функциями;

     процессом управления;

     квалификацией менеджеров;

     распределением  полномочий для достижения определенных целей.

     В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

     В настоящее время в составе  организации как системы управления выделяют следующие подсистемы:

     структура управления;

     техника управления;

     функции управления;

     методология управления.

     Надо  отметить, что систему управления можно рассматривать как с  позиции статики, т. е. как некий  механизм (организация), так и с  позиции динамики - как управленческую деятельность.

     Сущность управления можно проследить через эволюцию представления об организации как основного объекта управления. Выделяют пять перечисленных ниже этапов.

     Организация представляется как сумма трудовых операций. Управлять - значит правильно  организовать производственные процессы и повышать производительность труда. Организация конструируется и контролируется менеджерами.

     Организация - это административная пирамида как  наиболее устойчивое строение (административный механизм). Ей присуща четкая структура, единоначалие, разделение труда, баланс полномочий и ответственности, корпоративная мораль.

     Организация - бюрократия, где человек - это винтик огромной машины, материал для построения целого, не имеющий право на индивидуальные особенности. Индивидуальность личности подавляется разработкой и предписанием точного соблюдения инструкций практически "на все случаи жизни".

     Организация - это группа единомышленников, семья. При такой концепции на первый план выходят межличностные и межгрупповые отношения (принцип Э. Мэйо). Управление должно вписываться в психологическую структуру группы, осознавать возможность спонтанной, неконтролируемой самоорганизации.

     Организация - это социотехническая система, т. е. взаимодействие группы людей с определенной техникой. Техническая система и система межличностных отношений могут пересекаться. От технической системы зависят социальные отношения, а от последних - производственная система. Отсюда - организация характеризуется как сложная, разнородная вероятностная система [3].  

     2 Черты и свойства организаций 

     Организация представляет собой сознательно  координируемое социальное образование  с определенными границами, функционирующее  на относительно постоянной основе для  достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое»  понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следует лица, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.

     Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются  определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

     Определение организации предусматривает необходимость  формального координирования взаимодействия работников. Структура организации  определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.

     Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.

     Под формализацией понимаются заранее  разработанные и установленные  правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать.

     Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими руководителями, в других случаях принятия решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

     Важно подчеркнуть, что организации заранее проектируются, моделируется для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную цель и совершенствующем методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций – таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, их замена, улучшение тех или иных организационных процедур.

     Примерная характеристика предназначения организации  в обобщенном виде включает:

     - предполагаемые продукты и услуги;

     - место и роль в системе рыночных  отношений;

     - цели организации (выживание, рост, доходность);

     - технологию (процессы, инновации);

     - философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

     - внутреннюю концепцию (источники  силы, степень конкурентоспособности,  факторы выживания);

     - внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом) [4]. 

     3 Организация как система 

     «Теория организации» базируется на системном подходе и методах системного анализа. В связи с этим при изучении конкретной организации основными являются вопросы, связанные с рассмотрением внешней среды существования и функционирования организации, внутренней ее среды, а также взаимосвязей, которые образуются в организации.

     Важно выделить различные факторы воздействия  внешней среды на организацию. В качестве факторов прямого воздействия можно принимать все, что связано с поставщиками разнообразных ресурсов, необходимых для работы организации; это, прежде всего, поставки материалов и энергии. Однако это и возможности привлечения капитала, и трудовые ресурсы – наем работников осуществляется из внешней среды. От того, как обстоят дела в окружающей организацию среде с наличием и уровнем квалификации рабочей силы, существенно зависит ее успех. Потребители продукции организации тоже относятся к факторам прямого воздействия, организация может даже ориентировать свою внутреннюю структуру на наиболее влиятельные группы потребителей. В чем-то они смыкаются с факторами, определяемыми конкурентами. Фактором прямого воздействия является сфера законодательства по профилю организации.