Организация и проведение презентации

Успех от удачного представления информации зависит от того, попадает ли определенное сообщение в средства массовой информации, в какие именно, в каком режиме и какой характер носит подача этой информации. В PR-стратегию в данном случае входит задача формирования собственного информационного потока. Чаще всего работа со СМИ начинается с активного продвижения информации о своей деятельности в виде прямой подачи материалов, пресс-релизов, печатной продукции. Поставка сведений должна осуществляться регулярно, масштабно, оперативно. Это делается для того, чтобы об организации узнали, имели о ней представление, не сбрасывали со счетов и ожидали дальнейших действий.

Распространение информации о фирме  может проводиться через все  доступные средства массовой информации – это газеты, радио, телевидение, средства Интернет. При этом эффект от воздействия коммуникации во многом зависит от выбора средств массовой информации. Например, реклама в  журнале Vоgue может иметь абсолютно иной эффект по сравнению с такой же рекламой, размещенной в журнале для домохозяек Good Housekeeping.

На телевидении, как правило, используются блиц – ролики и развернутые ролики. Блиц-ролик длится 15-20 секунд. В нем  дается, как правило, логотип (торговый знак), название фирмы.¹⁰ В некоторых случаях «чистой» имидж-рекламы адрес и телефон не указываются. Основная задача блиц-ролика – постоянно напоминать о фирме как таковой или о ее товаре. Развернутый ролик длится от 30 секунд и более. В нем, помимо тех сведений, которые приводятся в блиц-ролике, дается описание, характеристики товаров или услуги, условия поставки или предоставления скидок, условия работы.

Когда поставленная задача по ознакомлению аудитории с продвигаемым брендом  в основном решена, можно приступать к созданию ограниченно-целевых  информационных потоков, работающих на конкретную цель. Этот процесс еще называют манипулированием, которое определяется как «воздействие на общественное мнение в нужном определенным политическим или общественным структурам направлении»¹¹. Важно при этом помнить, что манипулирование считается недопустимым и неэтичным, если оно направлено на прямой обман потребителей информации, воздействие на подсознательные инстинкты, допускает оскорбление конкретных лиц или организаций, дискредитирует имидж других производителей товаров или услуг¹². Честная игра, по нашему мнению, - это лучшая PR-кампания, которая обязательно принесет гораздо больше полезных плодов.

Если информация пользуется доверием со стороны СМИ, можно продвигаться дальше. Выбираются некоторые издания, с которыми заключается «джентльменское  соглашение» на определенных взаимовыгодных условиях – первичность в предоставлении информации, бартер и т.п. Возможности  сотрудничества могут быть различными, что зависит от рода деятельности организации, осуществляющей PR. Возможно издание собственного информационного источника – печатного издания, каталога, телепрограммы, интернет-портала и т.п.

Организация, осуществляющая PR, может иметь пресс-центр для оптимизации отношений с прессой. Задача пресс-центра заключается и в проведении пресс-конференций или в подготовке выпуска новостей и передаче его в средства массовой информации.¹³ Принятие средствами массовой информации таких выпусков наиболее вероятно, если запланированные передачи действительно содержат что-то новое. Готовя такой материал, каждый рекламодатель должен поставить себя на место журналиста, стремящегося сделать выпуск новостей интересными для своих читателей.

В обязанности PR входит и составление  пресс-релизов. Пресс-релиз – это  сообщение, содержащее важную новость  или полезную информацию для широкой аудитории.¹⁴ Хорошо воспринимаются пресс-релизы, иллюстрированные для наглядности фотографиями.

1.2.2 Пресс-конференции, приемы и  другие мероприятия с участием  журналистов

Образ фирмы как достойного члена  общества обязательно должен включать в себя проявление гостеприимства. Для этого устраиваются так называемые приемы. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни  организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами PR для совместного проведения времени представителей фирмы, хозяина и гостей. Распространены текущие и представительные приемы. Текущий осуществляется на регулярной основе в рамках повседневной деятельности фирмы. Работа с посетителями ведется как руководством фирмы, так и ее сотрудниками. Представительский прием- это организационная форма общения сотрудников фирмы с гостями, носящая эпизодический характер, по случаю знаменательных событий, юбилейных дат и т. д. Практика мирового опыта PR проведения приемов ориентируется на нормы дипломатического протокола и этикета. Приемы могут быть дневные, вечерние, формальные и неформальные, с рассаживанием гостей и без рассаживания. Вечерние приемы считаются более торжественными, к ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед» и т. д. После приема часто практикуется показ рекламного фильма, ролика, раздается полиграфическая продукция, содержащая информацию о компании.

В отдельных случаях сотрудниками PR организуются брифинги. Это короткая, инструктивная встреча руководства компании или коммерческой фирмы с журналистами, часто с приглашением представителей органов государственной власти.

Пресс-конференция – это встреча  журналистов с представителями  государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте¹⁵. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации из первых рук, возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

При организации и проведении пресс-конференций  важное значение имеет не только явка журналистов, но и выбор соответствующего места. В ряде случаев для организации и проведения пресс-конференций требуется специальное оборудование (звук, свет, прочее оборудование). Поэтому знание площадок для проведения пресс-конференций и их технических возможностей может сыграть важную роль в успехе мероприятия¹⁶.

Существуют некоторые вполне обоснованные традиции касательно порядка и времени  проведения пресс-конференций. Например, считается, что наиболее подходящие часы для пресс-конференций –  с 14.30 до 16.30, день лучше выбирать в  середине недели¹⁷. Необходимо заранее оповестить приглашаемые СМИ о мероприятии, причем первый анонс делается за неделю до события, напоминание дается за два дня до него. Нелишней будет рассылка факсов или электронных сообщений с напоминанием о событии. Не позднее, чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать контрольный обзвон с напоминанием, уточнениями и т.п.

В отношении проведения пресс-конференций  существуют следующие правила¹⁸:

1. В первую очередь, необходимы  четкое определение темы, цели  и соответствующая подготовленность (статистические данные, графики). Важна  содержательность и смысловая  насыщенность изложения, исчерпывающая  аргументация любой оценки, любого  вывода.

2. Если для журналистов подготовлен  какой-либо раздаточный материал, он должен максимально простым и доступным. Считается, что чем проще будут терминология и понятнее суть, тем легче будет достигнуть рефлексии со стороны журналистов.

3. Необходимо продумать «драматургию»  хода пресс-конференции: кто что  скажет, кто какую роль, какую  партию и когда будет играть? Это особенно важно в том  случае, когда число участников  пресс-конференции достаточно велико.

4. Необходимо в меру доброжелательное  приветствие в адрес журналистов  ведущим пресс-конференции. Желательно  представить участников и огласить  предлагаемый план конференции. 

5. Со стороны участников пресс-конференции  необходимо обеспечить предельно  короткие доклады и столь же  краткие демонстрации любого  наглядного материала. Будет лучше,  если в емких фразах выступления  журналисты услышат заголовки  для своих статей и сообщений.

6. В выступлении необходимо быть  логичным, пользоваться только последовательной  аргументацией, без двусмысленностей  и противоречий.

7. Следует запланировать достаточно  времени для вопросов и ответов  на вопросы журналистов.

8. Максимальная плановая продолжительность  пресс-конференции не должна составлять  более 30, максимум - 40 минут. После  этого лучше обеспечить возможность  и условия для работы журналистов  с отдельными участниками.

9. Важно четко и уверенно презентовать  пользу идеи или продукта для  третьих лиц. Лучшим вариантом  будет тот, когда ясно будут  видны и польза для репрезентанта,  и для широкой общественности.

10. Необходимо выдерживать паритет  по отношении ко всем журналистам,  как и у всех творческих  людей, у них могут быть обострены  чувства несправедливости и собственного  достоинства. 

Следует отметить, что организация  и проведение пресс-конференций  целесообразны только в тех случаях, когда её организаторы готовы сообщить такую новость, по которой у журналистов могут возникнуть дополнительные вопросы, и найдется, что на них ответить. Если информация представляет собой малозначимую новость, то она может быть передана в СМИ посредством пресс-релиза, и необходимости в пресс-конференции нет.

Кроме того, организация и проведение пресс-конференции может сыграть важную роль, если важен личный контакт официальных лиц компании с представителями СМИ.

Брифинги отличаются от пресс-конференций  только своей продолжительностью. Если пресс-конференция длится около 30-40 минут, то брифинги не превышают 30 минут, в остальном же пресс-конференции и брифинги можно отнести к одному типу мероприятий.

Организация и проведение пресс-туров  также является одной из формой взаимодействия со СМИ наряду с пресс-конференциями, брифингами и другими мероприятиями. Пресс-тур обычно носит менее официальный характер, чем пресс-конференция¹⁹.

Проводить пресс-тур целесообразно  в случае, если есть что показать журналистам. Это может быть демонстрация новых достижений, привлечение внимания общественности к сложившимся условиям и т.п. Они могут представлять собой экскурсии на производство или в офис компании. В этом случае пресс-туры могут занимать только один день. Иногда такое мероприятие предполагает длительную поездку на несколько дней. Организация подобных пресс-туров практикуется в случае, если необходимо представить СМИ объекты, находящиеся в других регионах или даже в других странах.

корпоративный мероприятие выставка презентация

ГЛАВА II. Выставки, презентации и их роль в PR

2.1 Специфика  выставочной деятельности

2.1.1 Выставки и их организация

В наше время выставки имеют самый  большой удельный вес в комплексе  PR-мероприятий. Именно выставки привлекают в компанию самый большой поток клиентов, потому что традиционно представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Компания, участвующая в выставке, обычно демонстрирует свои новые разработки, презентует услуги, то есть пытается заинтересовать покупателя наглядно, в режиме «здесь и сейчас»²⁰. Вообще, выставка – это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании-экспонента – завлечь своей продукцией или услугами потенциального клиента.

Яркая событийность выставочных мероприятий, привлекающая множество СМИ, является главным маркетинговым и PR-фактором, определяющим позиционирование выставки в системе глобальных общественных коммуникаций. Во время выставки на ее площадке и вокруг нее в короткий промежуток времени максимально  сконцентрированы лучшие интеллектуальные и материальные ресурсы²¹.

При этом организация выставки требует  немалых усилий и значительных финансовых инвестиций. Выставочная деятельность любой компании это и обмен  научным опытом, и налаживание  деловых связей, и демонстрация последних  разработок, достижений. Выставки оказывают  существенное влияние на объем продаж компаний-экспонентов, вне зависимости  от того, в какой области они  осуществляют свою деятельность. Именно на выставках заключаются самые  выгодные контракты, приобретаются партнеры и заводятся ценные знакомства, ведь главной функцией выставки все же остается общение²².

Планируя участие в выставке, необходимо определиться, каковы ваши цели этого затратного мероприятия, к какой целевой аудитории мы обращаемся, как использовать результаты от проведения выставки и т.п. Участвовать в экспозиции нужно, например, если есть необходимость объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования производственного процесса, открыть дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу. Важно начинать подготовку к выставке не менее, чем за 5 – 6 месяцев до события. Нужно продумать все до мельчайших деталей, грамотно распределив ресурсы и спланировать бюджет.

Цели организации выставки могут  быть разными. Для развивающихся  компаний – это повышение узнаваемости, возможность заключить контракты  и заявить о себе. Для уже укрепившихся на рынке – способность доказать свою состоятельность и конкурентоспособность, а для лидеров рынка не явиться на выставку просто непростительно – для них она служит элементом поддержания уже сформировавшегося имиджа.