Организация и его структура

 

Содержание:

Введение                                                                                             2

1. Понятие и сущность организации.                                               3

2. Общие  характеристики организации.                                          5

3. Цели организации.                                                                         8

4. Структура организации.                                                              10

Заключение.                                                                                      12

Список  литературы.                                                                         13 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Организационная структура управления является ключевым параметром внутренней среды организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Без структуры, привлеченные к работе люди, были бы просто неуправляемой толпой, или, в лучшем случае, совокупностью независимых групп, а не организацией. Структура - одна из основных характеристик организации независимо от того, будь это теннисный клуб или благотворительное общество, рабочий кооператив или транснациональная корпорация. Организационная структура фирмы направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности.

  
 
 
 
 

1. Понятие и сущность  организации

Для эффективного функционирования менеджмента должна быть создана организация, в которой  осуществляется деятельность менеджеров.

Понятие организации с течением времени претерпело ряд существенных изменений. На начальном этапе организация представлялось как структура любой системы. Когда «менеджмент» как наука выделалась в самостоятельную область знаний, слово «организация» стало ассоциироваться с сознательно определенной, заданной структурой ролей, функций, прав и обязанностей, принятых на предприятии (в фирме), то есть под «организацией» следует понимать предприятие, фирму, учреждение, ведомство и иные трудовые формирования.

Из всего  многообразия определений понятия  «организация» можно выделить следующие:

1) Организация  как процесс, посредством которого  создается и сохраняется структура  управляемой либо управляющей  системы.

2) Организация  как совокупность (система) взаимоотношений,  прав, обязанностей, целей, ролей,  видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3) Организация  как группа людей с общими  целями.

Чтоб  считаться организацией, трудовое формирование должно отвечать следующим обязательным требованиям:

- наличие  не менее двух людей, которые  считают себя частью этой группы;

- наличие  по крайне мере одной общественно  полезной цели (то есть желаемого  конечного состояния или результата), которую принимают как общую  все члены данной группы;

- наличие  членов группы, которые намеренно  работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Основным  составляющим любой организации  являются люди, входящие в данную организацию; задачи, для решения которых данная организация существует; и управление, которое формирует, мобилизует и  приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней задач.

Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация  получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный  в организации продукт.

Поэтому жизнедеятельность организации  состоит из трех основополагающих процессов:

- получение  сырья или ресурсов из внешнего  окружения;

- изготовление  продукта;

- передача  продукта во внешнюю среду.

Все эти  три процесса являются жизненно важными  для организации. Если хотя бы один из процессов прекращается, организация далее уже не может существовать.

Таким образом, организация - это группа людей, деятельность которых сознательно  координируется для достижения общей  цели или целей. Основными составляющими  любой организации являются люди, задачи и управление. Любая организация реализует три процесса: получает ресурсы из внешнего окружения, осуществляет изготовление продукта и передает продукт во внешнюю среду.

2. Общие характеристики  организации

Любая организация имеет общие для всех организаций характеристики. В качестве общих характеристик рассматриваются: ресурсы, зависимость от внешней среды, разделение труда и необходимость управления.

Ресурсы представляют предмет труда и  характеризуют организацию. В общем случае цели всякой организации определяют достижение его желаемых результатов путем использования и преобразования определенных ресурсов.

Основными ресурсами, используемыми организацией, является: люди (человеческие ресурсы), капитал (финансовые ресурсы), материалы (материальные ресурсы), технологии и информация.

Процесс преобразования ресурсов легче всего  воспринимается в производственных организациях. Но в организациях обслуживания и некоммерческих организациях (например, церковь) также используют все виды этих ресурсов. При этом ресурсы информации используются непрерывно для связи и координации каждой фазы процесса преобразования. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно действует организация на пути достижения желаемых результатов.

Взаимосвязь с внешней средой является для  организации одной из самых значительных ее характеристик. Внешняя среда, как  правило, находится вне пределов влияния менеджеров организации. Организация  в процессе своей деятельности стремится использовать возможности внешней среды для достижения своих целей. При этом сами цели также отражают взаимосвязь организации с внешней средой.

Понятие внешняя среда включает факторы, оказывающие влияние на деятельность и успех организации. В числе  таких факторов может быть: экономические условия, потребители, профсоюзы, правительственные решения, законодательство, конкуренты, система ценностей в обществе, общественные взгляды, техника и технология (общественный уровень НТП) и другие факторы. Организации полностью зависимы от внешней среды в отношении факторов, определяющих общие условия хозяйствования, ресурсы и потребителей.

Разделение  труда служит самой очевидной  характеристикой организации. Даже два человека, работая вместе для  достижения одной цели, должны делить работу между собой, тем более в сложной организации. Различают горизонтальное и вертикальное разделение труда.

Необходимость управления в организации также  является ее общей характеристикой. Если работа в организации делится  между ее членами на составные части, связанные с решением конкретных задач, то кто-то должен координировать совместную работу группы при выполнении этих задач для достижения общего успеха. Деятельность по координированию работы других людей при достижении целей организации и составляет сущность управления.

Для успешной деятельности организации работа по управлению должна быть четко отделена от неуправленческой работы, то есть организации  должны назначать руководителей  и определять круг их обязанностей и ответственности по управлению подчиненными сотрудниками и использованию ресурсов организации. В малых организациях могут отсутствовать четко выделенная группа управленческого персонала. Даже в крупных организациях большинство руководителей в дополнении к управленческим функциям часто выполняют работу, не связанную с координированием работы других сотрудников. Тем не менее, именно необходимость, а также развитие средств и методов управления совместной работой больших коллективов создали возможность появления и эффективной работы крупных компаний, включая транснациональные корпорации.

Таким образом, все организации являются не только группами, целенаправленными  в своей деятельности и имеющими определенную совокупность взаимосвязанных целей, они так же имеют общие для всех организаций характеристики. Общими характеристиками считаются: ресурсы, зависимость от внешней среды, разделение труда и необходимость управления (5, С.20).

3. Цели организации

Организацию следует рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет  группе людей выполнять то, что  они не смогли бы достичь, работая  индивидуально.

Целями  называются конкретные конечные состояния  или желаемый результат ее деятельности, которого стремится добиться группа людей (администрация и персонал), работая вместе.

Цели  разрабатываются руководством (высшим звеном управления) в ходе планирования деятельности организации и доводится  ее членам. Этот процесс является эффективным механизмом координирования работ в организации для достижения желаемого результата, так как он дает возможность ее членам (администрации и персоналу в целом) знать, к чему они должны стремится в настоящем и будущем. Сложные организации, как правило, имеют много целей.

Цели  важно правильно определять. Если мы ставим перед собой задачу совершенствования  организации, не уточнив ее целей, то рискуем предложить лучшие способы  выполнения ненужных функций или  лучшие пути достижения неудовлетворительных конечных результатов, что может нанести материальный ущерб. Искусство выбора и формирования правильной цели, управление процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени реализации, отличают действительно умелого руководителя. Невозможно управлять людьми, если и руководителям, и подчиненным цели совершенно не ясны. Управлять - значить побуждать других к достижению ясной им цели, а не заставлять делать то, что считаем правильным.

На каждом уровне организации возникают некоторые  частные цели, причем только их совокупность необходимо рассматривать, как некоторую цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость построения дерева целей.

Когда цель сформирована нечетко, требовать  четкой организации работ практически  бесполезно, так как невозможно правильно выбрать средства достижения цели. Вследствие нечеткого формулирования целей невозможно рационально распределить обязанности между сотрудниками аппарата управления и оценивать деятельность каждого из них.

Таким образом, цели - это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желаемым и на достижение которых направлена ее деятельность. Цели организации описывают конкретное состояние отдельных параметров, которых она желала бы добиться через определенный промежуток времени.

4.Структура организации

Структура организации может быть представлена как совокупность и логические взаимоотношения  уровней управления и функциональных областей ее деятельности, определяемые в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Понятие функциональная область относится  к работе, которую выполняет подразделение  для достижения целей организации  в целом (например, маркетинг, производство, планирование финансов, обучение кадров и тому подобное).

Структуры имеют общие свойства: они формируются  для достижения целей, которые, в  свою очередь, всегда определяют структуру  организации.

Каждая  управленческая структура индивидуальна  и обладает своими специфическими особенностями, которые в значительной степени влияют на поведение и эффективность деятельности людей в организации.

При выборе структуры управления фирмой важно  исходить из того, что структура  должна способствовать сотрудничеству людей в достижении поставленных целей, сокращению ошибок и обеспечению удовлетворения от работы. Поэтому важно при формировании организационных структур управления исходить из следующих рекомендаций:

- ориентация  на достижении целей, а не  стремление уложиться в имеющиеся  ресурсы и наличный состав  сотрудников организации;

- четкое  разделение функций тех подразделений  фирмы, которые отвечают за  оперативные результаты, и тех,  кто работают на перспективу;