Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

     Процесс проектирования организационной структуры  управления должен быть основан на совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертно-аналитический метод, а  также выявление и анализ организационных  прототипов. Более формализованные  методы должны быть использованы для  углубленной проработки организационных  форм и механизмов отдельных подсистем  на стадии регламентации.

     Для проектирования организационных структур новых организаций преимущественно  используются формально-аналитические  методы и модели, для совершенствования  действующих организаций - методы диагностических  обследований и экспертного изучения организационной системы. Выбор  метода решения той или иной организационной  проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования, определяемых наличием его методики, необходимой информации, а также квалификацией разработчиков системы и сроками представления рекомендаций.

     Задача  менеджеров состоит в том, чтобы  выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутренним и внешним факторам. «Наилучшая» структура – это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью⁴.

     Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения  в планах могут потребовать соответствующих  изменений в структуре.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Оценка эффективности структур управления и их реорганизация.

     2.1. Эффективность организационных структур.

     Оценка  эффективности является важным элементом  разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень  прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов или плановых мероприятий, и проводится с целью  выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной  структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе  структур управления действующих организаций  для планирования и осуществления  мероприятий по совершенствованию  управления⁵.

     Эффективность управления - это относительная характеристика результативности деятельности конкретной управляющей системы, отражающаяся в различных показателях, как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности (субъекта управления). Причем эти показатели имеют как количественные, так и качественные характеристики⁶. Другими словами, эффективность деятельности управляющей системы должна быть выражена через показатели эффективности управляемой системы, хотя может иметь и свои собственные частные характеристики.

     Эффективность - это всегда определенное соотношение результата и целей или результата и затрат на его получение, т. е. величина относительная.

     Принципиальное  значение для оценки эффективности  системы управления имеет выбор  базы для сравнения или определения  уровня эффективности, который принимается  за нормативный. Здесь можно указать несколько подходов, которые могут дифференцированно использоваться применительно к конкретным случаям.

     Один  из них сводится к сравнению с  показателями, характеризующими эффективность  организационной структуры эталонного варианта системы управления⁷. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. При этом может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

     Может применяться также сравнение  с показателями эффективности и  характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего  допустимый или достаточный уровень  эффективности организационной  структуры.

     Однако  возникают некоторые трудности  применения указанных подходов, которые  обусловлены необходимостью обеспечения  сопоставимости сравниваемых вариантов. Поэтому часто вместо них используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой  системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных  и плановых решений или комплексная  оценка системы   управления,   основанная   на   использовании   количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Экспертная оценка может являться составным элементом комплексной оценки эффективности системы управления, включающей все перечисленные подходы как к отдельным подсистемам, так и к системе в целом.

     Показатели, используемые при оценках эффективности  аппарата управления и его организационной  структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные  группы.

     1.Группа  показателей, характеризующих эффективность  системы управления, выражающихся  через конечные результаты деятельности  организации и затраты на управление. При оценке эффективности на  основе показателей, характеризующих  конечные результаты деятельности  организации, в качестве эффекта,  обусловленного функционированием  или развитием системы управления, могут рассматриваться объем  (увеличение объема выпуска продукции), прибыль (увеличение прибыли), себестоимость  (снижение себестоимости), объем  капитальных вложений (экономия  на капитальных вложениях), качество  продукции, сроки внедрения новой  техники и т.п.

     2.Группа  показателей, характеризующих содержание  и организацию процесса управления, в том числе непосредственные  результаты и затраты управленческого  труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления, а также единовременные расходы на исследовательские и проектные работы в области создания и совершенствования систем управления, на приобретение вычислительной техники и других технических средств, используемых в управлении, затраты на строительство.

     При оценке эффективности процесса управления используются показатели,   которые   могут   оцениваться   как   количественно,   так   и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности и ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности при неизменности остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

     Производительность  аппарата управления может определяться, в частности, как количество произведенной  организацией конечной продукции или  объем выработанной в процессе управления информации, приходящийся на одного работника, занятого в аппарате управления.

     Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его  функционирование, соизмеренные с объемами или результатами производственной деятельности. Для оценки экономичности  могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления в стоимости  реализованной продукции, удельный вес управленческих работников в  численности промышленно-производственного персонала, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

     Адаптивность  системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять  заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем  относительно шире этот диапазон, тем  более адаптивной считается система.

     Гибкость  характеризует свойство органов  аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свою роль в процессе принятия решений и  налаживать новые связи, не нарушая  присущей данной структуре упорядоченности  отношений. В принципе гибкость структуры  управления может оцениваться по многообразию форм взаимодействия управленческих органов, по номенклатуре решаемых подразделениями задач, по уровню централизации ответственности и другим признакам.

     Оперативность принятия управленческих решений характеризует  своевременность выявления и  решения управленческих проблем, которая  обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

     Надежность  аппарата управления в целом характеризуется  его безотказным (соответствующим  поставленным целям) функционированием. Если считать качество определения  целей и постановки проблем достаточным, то надежность аппарата управления может  относительно полно характеризоваться  его исполнительностью, т.е. способностью обеспечивать выполнение заданий в  рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем  могут применяться такие показатели, как уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при  исполнении директивных указаний, нарушений  административно-правового и технологического регламента и т.п.

     3.Группа  показателей, характеризующих рациональность  организационной структуры и  ее технико-организационный уровень,  которые могут использоваться  в качестве нормативных при  анализе эффективности проектируемых  вариантов организационных структур. К ним относятся звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности, уровень специализации и функциональной замкнутости подсистем и т.п.

     Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры     объекту     управления.     Это     находит     выражение     в сбалансированности состава функций и целей управления, содержательной полноте и целостности процессов управления, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения производственно-технологических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.

     Важными требованиями, которые должны быть реализованы при формировании системы  показателей оценки эффективности  организационной структуры, являются обеспечение структурно-иерархического соответствия показателей системе целей организации, способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления и ее организационной структуры допускается использование не связанных в единую систему частных показателей. Основное требование к их выбору - максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта. 

     2.2. Корректировка организационных структур

     Приведение  структуры организации в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления⁸. В большинстве случаев решения о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации как часть их основных обязанностей. Значительные по масштабам организационные преобразования не осуществляются до тех пор, пока не появится твердой уверенности в том, что для этого существуют серьезные причины, вызывающие их необходимость. Можно назвать некоторые ситуации в отдельности или в комбинации, когда оправданы затраты на корректировку структуры или разработку нового проекта.