Организационные совещания в деятельности руководителя

     Существуют следующие методы проведения совещаний:

1. Доклад – один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели.
2. Обмен мнениями (обмен информацией) – каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Например, «ситуация в подразделении за последнюю неделю», «как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения» или «ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта». Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.
3. Мозговой штурм – участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача – генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет выйти за рамки шаблонов. Он позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например – где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? сюжет рекламного ролика и т. д.
4. Обсуждение - любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на данный момент не решен. [7]

     Эффективность использования в управлении такой  формы, как служебное совещание, зависит от качества его подготовки и проведения. В процессе подготовки совещания руководителю необходимо:

     - заранее определить и четко  сформулировать повестку дня; 

     - ограничить круг участников теми  работниками, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемой проблеме;

     - заранее ознакомить всех участников  с повесткой дня, временем и  местом проведения совещания и со всеми материалами, имеющими отношение к обсуждаемым вопросам (справками, тезисами доклада, проектами решения и т.п.);

     - предварительно уведомить либо  всех участников, либо некоторых  из них о том, чтобы они  персонально были готовы высказать  свое мнение или ответить на те или иные вопросы;

     - позаботиться о подготовке помещения,  оргтехники и обслуживающего  персонала.

     Чтобы достичь целей, необходимо должным  образом подготовить совещание и провести его. Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, руководитель должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

     Кроме того, на этом же этапе руководитель должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И если после этого руководитель убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

     После того как принято решение о  необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня необходимо определить:

     - содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

     - условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;

     - кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

     Основные  ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

     1. Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.

     2. Участникам предварительно не  разъяснена суть обсуждаемой  проблемы.

     3. В повестку дня включены вопросы  разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.

     4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.).

     При решении вопроса о составе  участников очень внимательно нужно  подойти к формированию списка как  по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

     Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня.

     Определив состав участников, надо назначить  день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

     Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 10 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

     Основными ошибками, допускаемыми при проведении совещания, является то, что:

     - не регламентируется его продолжительность;

     - не соблюдается установленная продолжительность;

     - совещания слишком продолжительны;

     - не делаются перерывы;

     - не ограничивается время на доклады и выступления;

     - участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

     Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях. Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и нормальную относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию и т.п.

     Основные  ошибки, допускаемые при определении  места проведения совещания:

     - слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

     - в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

     - помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

     Подготовка  участников совещания — последний  этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены. [4]

     Успех совещаний во многом зависит от их руководителя.

     Первой  обязанностью руководителя является психологическая  разгрузка участников, включение  их в активную работу. Это достигается  созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

     Комфортная  обстановка во многом обеспечивается тем, что желающим дают возможность  свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

     Другой  обязанностью руководителя собрания или  совещания является решение организационных  проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров), ведение протокола.

     Наконец, третья обязанность состоит в  управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, фиксирует узловые моменты, поддерживает новые идеи, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием. Здесь главная задача председателя — поддерживать рабочий настрой и равновесие, резюмировать выступления, занимая нейтральную позицию.

     Специалисты выделяют следующие наиболее часто  встречающиеся типы участников собраний и совещаний, которым руководитель должен уделять особое внимание.

     Вздорный. Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует признания своей позиции, поэтому его приходится все время останавливать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы. Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их лучше с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему расположиться в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.

     Позитивист. Добродушен, активно участвует в  дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

     Всезнайка. Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэтому встревает в  обсуждение любой проблемы. Предпочтительно  посадить его рядом с председателем  и все время напоминать о желании других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

     Болтун. Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при «уходе в сторону» требовать конкретности.

     Трус. Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

     Незаинтересованный. Всегда неприступен; нужно любым  способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

     Важная  птица. Следует заставить его  быть наравне со всеми, используя метод «да, но...», состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

     Почемучка. Нужно просить его высказать  собственное мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовать их собравшимся.

     Стержнем  совещания является основное выступление (доклад). Оно должно быть полезным для слушателей, заинтересовать их, приковать внимание, соответствовать интересам аудитории. Управление последней является самым трудным делом, поэтому остановимся на нем подробнее.