Организационные совещания в деятельности руководителя

Глава 1

организационные совещания в деятельности

  руководителя

     В менеджменте одним из главных  элементов является общение. Общение  — сложный многоплановый процесс  установления и развития контактов  между людьми, порождаемый потребностями  совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. [1, c.79]

     Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами, создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.

     Предметом делового общения является дело, содержанием - социально-значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации. Цель делового общения - организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности. [2, с. 8]

     Деловое общение можно классифицировать по различным признакам. Прежде всего, деловое общение подразделяется на вербальное и невербальное.

     Вербальное  деловое общение использует в качестве средства человеческую речь. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации посредством речи менее всего теряется смысл сообщения. Вербальное деловое общение в свою очередь делиться на устную и письменную речь. Устная речь может быть выражена в формах приветственной речи, торговой речи (реклама), информационной речи, доклада (на заседании, собрании), делового разговора, деловой беседы, переговоров, интервью, дискуссии, совещания (собрания), пресс-конференции, контактного делового разговора, телефонного разговора (дистантного), исключающего невербальную коммуникацию. [3, с. 18]

     Не  менее важным средством передачи информации является невербальное общение. Установлено, что от 60 до 80% коммуникации человек получает за счёт невербальных средств общения.

      Когда необходимо ознакомить общественность с точкой зрения фирмы, компании на какую-либо значимую проблему применяется особая форма делового общения - пресс-конференция. Она может применяться в целях создания позитивного корпоративного имиджа. Особенность пресс- конференции состоит в том, что она организуется как кратковременная официальная встреча с представителями СМИ. По сравнению с деловой беседой и деловым совещанием на пресс-конференции возрастает интенсивность вербальных коммуникаций, в особенности которые связаны с постановкой и формулировкой вопросов.

     Важнейшей формой делового общения является совещание.

     Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

     Одно  из преимуществ совещания как  инструмента управления в том, что  оно обеспечивает лояльность сотрудников  к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль, то отношение сотрудников к решению, принятому после обсуждения, будет более лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно сделать именно так. В отличие от ситуации, когда то же самое решение просто спущено «сверху», и у людей нет возможности высказать свое отношение к нему.

     Кроме того, совещание позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Опять-таки, даже в ситуации авторитарного стиля управления (когда решение принимает формальный лидер единолично), совещание позволяет расширить «проблемное поле» сложившейся ситуации и, что еще важнее, увеличить количество вариантов решений задачи.

     Еще один позитивный аспект совещания –  возможность быстро получить обратную связь «снизу», узнать о том, что происходит в компании, о настроениях людей, их потребностях, уровне понимания проблем компании, отношении к политике высшего руководства и т. п.

     Конечно, у совещания есть и минусы. И  один из наиболее существенных – необходимость  выделить время. Руководитель должен сам  отвлечься от текущей работы и отвлечь своих подчиненных. Часто оказывается, что вопрос не терпит отлагательства. Порою руководитель, опасаясь длительного совещания, предпочитает принять решение единолично, чтобы сэкономить время. Однако нужно отметить, что правильно организованное совещание обычно длится не более полутора часов.

      Любое проведение совещаний должно быть тщательно  продумано руководителем. Не нужно жалеть времени на то, чтобы спланировать совещание, четко составить повестку дня, определиться, кому из присутствующих и в каком порядке дать слово. Кроме того, нужно четко себе представлять цель совещания и желаемые результаты. Ведь очень часто совещание проводится исключительно ради совещания, не имея никакой практической ценности. Умный же и дальновидный руководитель должен понимать, что рабочее время должно быть использовано максимально продуктивно.

     Совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка информации;

- координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

- принятие решения. 

     Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант руководителя.[4]

     Разновидностями расширенного совещания являются:

     - симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;

     - конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

     - конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

     В рамках конкретного предприятия  в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

- инструктивное. Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных.

     - оперативное. Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

     - проблемное. Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.

       Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы: 

      - нахождение решения без его предварительной подготовки на основе обсуждения всех предложений, внесенных участника ми в ходе заседания;

      - выбрать оптимальное решение  из двух или нескольких вариантов,  заранее подготовленных к обсуждению;

      - принять решение, найденное руководителем  до заседания, посредством убеждения сомневающихся в его правильности.

     Проблемное  совещание может включать такую  форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

     Использование дискуссии в проблемном совещании  ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач.

     Задачи  по отношению к проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло; собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами. [5, с. 201]

     В основу классификации совещаний  могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

     Кроме того, по характеру проведения совещания  разделяются на следующие типы:

     - диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

     - автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

     - сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

     - дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

     - свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.[6]

     Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

     Успех совещания зависит от того, как  его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.

     На  этапе определения цели важно  продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда:

      - проблема является сложной, а  вероятность, что один человек  обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика;

      - разумно разделение ответственности  за решение этой проблемы;

      - желательны также и потенциальные  решения, а не только одно;

      - полезна проверка различных  взглядов;

      - руководитель желает, чтобы подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;

      - членам группы необходимо получше  узнать друг друга. 

     Эффективность совещаний зависит от руководства  ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.

     На  практике эффективность совещания уменьшается из-за нечетко сформулированной цели совещания; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.