Организационные процессы в системе менеджмента

  Согласно принципу единоначалия 1 работник должен получать полномочия только от 1-го начальника и отвечать только перед ним. Этот принцип соблюдается в государственных  и военных организациях. Соблюдение этого принципа в коммерческих организациях снижает их эффективность, так как при большой длине скалярной цепи замедляется обмен информацией и принятие решений. Поэтому многие организации отказываются от него.

  Принцип управляемости - этот принцип означает, что руководитель может эффективно управлять и контролировать работу только ограниченного числа подчиненных, т. е. для любого руководителя существует  норма управляемости – определенное количество работников, которые непосредственно подчинены ему. Большинство авторов считало, что оптимальная норма от 7 до 10 человек. Однако современные исследования показывают, что величина нормы управляемости может  варьироваться очень широко, так как определяется набором конкретных факторов  (степень сложности задач, выполняемых подчиненными, их заинтересованность в своей работе и ее результатах, уровень квалификации, способности и опыт руководителя, и ряд других факторов).

Величина нормы  управляемости влияет на характер структуры организации. Чем шире норма управляемости (больше подчиненных), тем короче скалярная цепь и, значит, меньше руководства. В этом случае говорят, что организация имеет плоскую структуру. И, наоборот, чем уже норма управляемости (меньше подчиненных), тем длиннее скалярная цепь и, значит, больше уровней руководства - эта организационная структура называется высокой.

4.Сущность и виды коммуникаций. Система коммуникаций. 

  Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его руках информация. Ведь эффективность его работы, прежде всего, зависит от эффективности его коммуникации, от его навыков делового общения.

  Коммуникация-это обмен информацией между людьми. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Обмен информацией необходим при реализации любой функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Обмен информацией - важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Поэтому большую часть своего рабочего времени  (50-90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

  Коммуникация в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая саму организацию, ее элементы и ее внешнее окружение. В этой сложной системе организационных коммуникаций можно выделить внешние коммуникации (информационные обмены с основными элементами внешнего окружения) и внутренние (между элементами самой организации), которые в свою очередь делятся на горизонтальные и вертикальные (межуровневые и руководитель-подчиненный).

  Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. У организации имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Например, с потребителями товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т.д.), еще проводят различные социологические опросы. Сейчас большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для этого создаются специальные отделы по связям с общественность («паблик рилейшнз»), специалисты которых, распространяют необходимую для этого информацию.

  Внутренние коммуникации - информационные обмены между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

 Вертикальные коммуникации. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие и наоборот. Работникам организации сообщают о новых заданиях, изменений правил, инструкций, стандартов деятельности и т.д.Руководство узнает о реальном положении дел в организации, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению.

  Горизонтальные коммуникации. Если организация состоит из нескольких подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией. Таким образом, в дополнение к вертикальным коммуникациям организация нуждается и в горизонтальных коммуникациях. Их отличие заключается в направлении движения информации, вертикальные основаны на отношениях руководства и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации.

  В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой - либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

  Коммуникации между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений.

  Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных отношениях и соответственно кроме официальной информации, циркулирует и неофициальная информация (слухи). Этими коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудника на предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций - большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, меньшая достоверность передаваемых сообщений. Большой объем сведений, распространяемый с помощью неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникации и ее неэффективности в организациях. 

  5.Процесс коммуникации 

  Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса. Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

  Отправитель- лицо, которое передает информацию.

  Сообщение- информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

  Канал связи- средство передачи информации.

Получатель-лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение. 

    Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Основные этапы коммуникационного процесса: формулировка идеи и отбор информации, кодирование информации и формирование сообщения, выбор канала связи и передача сообщения, декодирование сообщения и восприятие информации, интерпретация сообщения и формирование ответа, передача ответа отправителю.

  • Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная или неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения — четко определить, что именно должен понять, получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны в конкретной ситуации.

   • Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки,  буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д.

   Такое кодирование превращает идею в сообщение.

• Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д. Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных 
символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получить адекватное представление о проекте нового здания по передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им 
нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

  В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

  Выбрав  канал, отправитель использует его  для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций — физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

  • Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять   информацию,  заключенную   в   сообщении,   получатель должен декодировать его. Декодирование — это по сути перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

  Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность  обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

  Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.

  • Интерпретация  сообщения  и  формирование  ответа.   На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель — получателем, ожидающим сообщения—ответа.

   • Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

  Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

В системах передачи информации в большей или меньшей степени всегда присутствует шум. На языке теории информации шумом называют все, что искажает смысл передаваемого сообщения. Определенные шумы имеются всегда, поэтому на каждом этапе процесса коммуникации может происходить некоторое искажение смысла. Обычно эти искажения несущественны, но если уровень шума высок, это приводит к существенной потере смысла и может даже полностью блокировать информационный обмен. Необходимо знать основные причины шумов и учитывать их влияние в процессах коммуникации.

6.Характеристика коммуникационных сетей. Использование мировых информационных ресурсов в менеджменте.

Коммуникационная  сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. 
Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами.

   Эффективность коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Исходя из этого положения, рассмотрим основные возможные комбинации каналов связи между работниками и подразделениями организации. Они могут быть сгруппированы в три основные системы связей: последовательную, веерную и круговую.