Организационная структура управления магазинами цветов «Вдохновение»

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Байкальского Государственного Университета Экономики и Права

Кафедра мировой экономики  и международного бизнеса

 

 

 

Проект

По дисциплине: «Менеджмент»

Тема: «Организационная структура управления магазинами цветов «Вдохновение».

 

 

Исполнители      Е.А. Ленартович

К.И. Кочу

МЭК-09-3

 

 

Руководитель        И.В. Цвигун

д. э. н., профессор

 

 

Иркутск, 2011

 

Описание ситуации:

Представьте себе, что вы владелец небольшого магазина, где  кроме вас работает всего один человек. Вы одновременно и управляющий, и бухгалтер  и агент по закупкам и сбыту. Ваш подчиненный совмещает  функции продавца, кассира, грузчика и уборщика. Ваши деловые отношения  можно изобразить в виде схемы:

 

 

Предположим, что дела у  вас идут успешно теперь вы владелец 3 магазинов в разных районах города. Работа вашей фирмы усложнилась, и вы уже не можете сами заниматься закупками, сбытом, вести расчеты  и деловую переписку. Кроме того вы физически не успеваете управлять всеми магазинами сразу.  Вы нанимаете людей для выполнения всех разнообразных функций.

Задача:

Разработайте новую организационную  структуру управления. Обоснуйте  выбранный тип структуры, укажите  какими принципами и последовательностью  вы руководствовались при ее построении. Укажите должностные полномочия каждого в организационной структуре  управления. Разработайте должностную  инструкцию одного из должностных лиц.

 

Организационная структура управления магазинами цветов «Вдохновение».

В связи с расширением  деятельности нашей организации, а именно с появлением трех небольших магазинов, расположенных в разных районах города, необходима реструктуризация управления. Таким образом, было решено разработать новую организационную структуру управления.

Мы считаем, что наиболее подходящим типом структуры является линейно-функциональная, так как  она идеально подходит для организации  малого и среднего размера с ограниченной номенклатурой продукции, действующей  в стабильной внешней среде, каковой  мы и являемся. Мы выбрали централизованный вид организации, руководствуясь её малым размером(3 магазина), а также тем, что степень сложности и подвижности внешней среды невелика.

Выбранный тип структуры  управления можно обосновать следующими принципами:

1.Принцип разумного сочетания централизации и децентрализации управления

Право принимать наиболее важные решения остается за I руководителем (определение целей организации, стратегия развития и т.д.), но в свою очередь, линейные руководители принимают решения в более конкретных областях деятельности (управление в сфере деятельности организации, в нашем случае продажами), а также в ситуациях, когда необходимо в короткие сроки принять управленческое решение.

2.Соблюдение принципа единоначалия  

Главные функции и полномочия руководства в организации концентрируются  в руках одного лица —I руководителя.

3.Принцип соблюдения оптимальной нормы управляемости(5-8 чел.)

В нашей организации норма  управляемости 7 человек.

4.Первичность цели, задач, функций управления и вторичность органов управления.

Чтобы правильно выбрать  тип организационной структуры, необходимо сначала определить для  организации цели, задачи и основные функции управления, чем мы и займемся дальше.

 

 

 

 

 

Последовательность  построения структуры:

1.Определение системы целей организации:

- завоевание и сохранение  интереса покупателей на новой  для нас территории;

- представление потребителю  качественно новых услуг в течение года с момента получения организацией максимальной прибыли;

-расширение ассортимента продаж в ближайшие 2 года;

- получение необходимой  прибыли для погашения оставшихся издержек по внедрению 3 магазинов в течение полугода, а затем получение максимальной прибыли в течение нескольких лет(2-3 года);

- обучение персонала и  повышение квалификации сотрудников организации;

- повышения информированности  покупателя о продукции наших  магазинов.

2. Определение задач по достижению целей организации.

- разработка и внедрение новых предлагаемых услуг, таких как: оформление цветами (живыми и искусственными) любого мероприятия или торжества, а также частных и общественных помещений, кабинетов руководства, переговорных комнат и др., а также курьерская доставка букетов;

- расширение ассортимента продаж таких товаров, как: горшечные цветы и сопутствующими товарами (удобрения, горшки и т.д.);

- эффективная работа персонала по привлечению внимания и завоевания доверия покупателей;

- создание веб-сайта, телевизионной рекламы.

3. Определение функций управления по решению поставленных задач:

планирование (прогнозирование, моделирование, программирование), 

организация продаж, мотивация, контроль, учет и анализ выполнения поставленных задач.

Мы выбрали среднесрочное планирование. Оно охватывает пятилетний срок как наиболее удобный для обновления  ассортимента продукции. В планах формулируются основные задачи на установленный период, например:

-освоение новой продукции и расширение ассортимента;

-стратегия сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих расширению сбыта);

- финансовая стратегия (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования); кадровая политика (состав и структура штатов, их подготовка и использование);

- определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения с учетом внутрифирменной специализации.

Организация продаж включает в себя:

- изучение покупательского спроса на товары;

-формирование ассортимента  товаров;

-организацию закупок  и завоза товаров;

-оказание услуг покупателям;

-рекламирование товаров  и услуг.

Мотивация осуществляется в следующем:

 -признание труда сотрудников, добившихся высоких результатов, в целях дальнейшего стимулирования их творческой активности;

-демонстрация одобрительного отношения фирмы к высоким результатам труда сотрудников;

-применение различных форм признания заслуг;

-улучшение морального состояния работников через соответствующую форму признания;

-обеспечение процесса повышения трудовой активности сотрудников.

В процессе осуществления функции контроля необходимо:

-определить  цели контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность  контроля);

-установить нормы контроля (этические,  производственные, правовые);

-выбрать метод контроля (диагностический,  терапевтический, предварительный,  текущий, заключительный);

-определить объем и область  контроля (сплошной, эпизодический,  финансовый, качества продукции).

4.Определение структуры аппарата управления.(см.Рис 1.)

5.Разработка штатного расписания.

Рабочий день в организации  «Вдохновение » начинается с 10 часов утра и заканчивается в 19 часов вечера. Обед с 13до 14.Выходной  понедельник.

 

Штатное расписание магазина «Вдохновение».

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия),  разряд, класс (категория) квалификации			Количест-во штатных  единиц	Заработная плата  в месяц, руб.
1	3			4	5
Управление	Директор			1	45 000
Управление	Администратор			3	20 000
Бухгалтерия	Бухгалтер			1	15 000
Отдел по связям с  общественностью	Специалист по связям с  общественностью			1	9 500
Центр подготовки и обучения	Специалист по подготовке кадров			1		8 000
Отдел продаж	Агент по закупкам и сбыту			1	10 000
Отдел продаж	Продавец кассир			3		10 000
Отдел продаж	Флорист			3	15 000
Отдел обслуживания	Грузчик			3		7 000
Отдел обслуживания	Уборщица			3	5 000
	Итого			20	222 500

 

6.Разработка положений  об отделах, службах и должностных  инструкциях.

В этом разделе мы прописали  должностные полномочия, которыми наделен, каждый из работников магазина и составили должностную инструкцию для продавца-кассира.

Директор  цветочного магазина - обеспечивает соблюдение требований, установленных для предприятия в государственных стандартах, санитарных, ветеринарных, противопожарных правилах и других нормативных документах, оформляет, получает лицензии, соответствующие разрешения и иные документы (сертификаты соответствия, гигиенические заключения) и представляет их, либо часть информации, содержащейся в этих документах для ознакомления покупателям, доводит до сведения покупателей информацию о товарах и иной информации, способствующей правильному выбору товара покупателем, доводит до покупателей сведения об организационно-правовой форме юридического лица, фирменное наименование (наименование), юридический адрес, режим работы и пр., обеспечивает наличие оборудования, инвентаря в соответствии с требованиями стандартов необходимых для сохранения качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи, организовывает, планирует и координирует деятельность предприятия розничной торговли, управляет текущей деятельность, направленной на доведение товаров до потребителей с наименьшими затратами, осуществляет контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Агент по закупкам и сбыту - анализирует результаты продаж и качества обслуживания покупателей, разрабатывает и проводит мероприятия по повышению качества торгового процесса, ведет переговоры, связанные с поставками, заказами и реализацией товаров, оформляет договоры поставки, купли - продажи, комиссии и т.д., обеспечивает организацию учета товарно-материальных ценностей и представляет отчетность об объемах произведенных продаж директору предприятия (владельцу).

Бухгалтер - выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.), участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов, осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке, отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает предложения по их предупреждению, производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, стразовых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников магазина.

Специалист  по связям с общественностью исполняет следующие обязанности: выполняет работу по реализации политики магазина в области связей с общественностью и отдельных ее этапов. Участвует в разработке конкретных планов внутренней и внешней политики магазина в области связей с общественностью. Осуществляет постоянное взаимодействие и поддерживает контакты с представителями средств массовой информации и общественности, знакомит их с официальными решениями и приказами руководства магазина, подготавливает ответы на официальные запросы, следит за своевременным распространением информационных материалов о деятельности магазина. Участвует в подготовке и проведении брифингов, пресс-конференций, других мероприятий и акций информационно-рекламного характера, проводимых с участием представителей средств массовой информации и общественности, обеспечивает их комплексное информационное и организационное сопровождение. Готовит пресс-релизы и другие информационные материалы для представителей средств массовой информации, проводит мониторинг электронных и печатных средств массовой информации, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования. Разрабатывает информационно-рекламные материалы, готовит тексты для корпоративного издания, официального WEB-ресурса магазина. Участвует в подготовке заданий для социологических исследований и составлении итоговых отчетов по результатам проведения мероприятий информационно-рекламного характера. Выполняет работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов, подготовке документов для сдачи в архив. Обеспечивает исполнение решений руководства, своевременно информирует его о текущем ходе работ и их результатах.