Официальный деловой протокол. Деловые подарки

     Нарушая деловой протокол, сотрудник компании наносит ей непоправимый урон и снижает  имидж фирмы и роняет свой собственный.

     Деловая переписка - составляющая протокола. В ней существуют свои нормы и правила. Письма пишутся в дружелюбной форме, даже если вопрос переговоров довольно остр. Ответы на письма даются своевременно. В случае задержки по протоколу об этом высылается уведомление и сроки ответа. Письма отправляются на имя того адресата, который прислал послание.

     В конце любого письма деловой переписки  принято применять заключительные формулы вежливости перед собственной  подписью - «Искренне Ваш…» Или  «С уважением, …».

2.

Обмен подарками является частью личностных взаимоотношений и выражает целую вереницу различный идей в нашей культуре. В значительной степени обмен подарками стал обычной процедурой и среди компаний. Тем не менее, в большинстве случаев те, кто дарит подарки 
(далее - дарители), ведут себя далеко не профессионально. С целью облегчить системный подход к проблеме преподнесения подарков в бизнесе Манфред Брюн провел социологическое исследование и проанализировал культуру подарка в немецких компаниях. В результате сравнения ожидаемых результатов с реальным поведением дарителей и получателей был обнаружен ряд существенных недостатков в поведении обеих этих групп в ситуации преподнесения подарка. 
На основе описания этих недостатков, а также некоторых теоретических аспектов Манфред Брюн выработал рекомендации относительно более эффективного и результативного обмена подарками в деловой жизни.

     Цели  человека, преподносящего подарок в  деловой жизни, во многом сходны с  целями людей в частном секторе: дарители хотят представить себя (а также свою компанию и продукцию) в наиболее выгодном свете, и в то же время они хотят выразить свое почтение и уважение к получателю подарка. Помимо этого, через подарок становится возможным выразить конкретное, четко определенное сообщение. Подарки можно отнести к невербальной коммуникации. В этом отношении подарки выполняют важную и часто сугубо личностную функцию коммуникации. Они дополняют прочие инструменты коммуникации, которые могут передавать сообщение более четко и напрямую и которые могут касаться значительно большего числа людей.

     В совокупности, подарки являются утонченной формой коммуникаций компании. Они  не делают акцент на рациональном и  экономическом аспектах 
(как, например, поводы, стоимость подарка и прочее); намного более важными оказываются психологические элементы. Какое сообщение должно быть передано посредством подарка? Какими атрибутами подарка это может быть достигнуто? 
Как и с какими словами должен быть преподнесен подарок?

     Несмотря  на то, что подарки часто определяются как безвозмездное добровольное приношение, естественно, при приношении подарков преследуются вполне определенные цели. Но это не следует понимать как-то, что деловые подарки имеют своим намерением "дачу взяток". Напротив, преподнесение подарков скорее имеет своей целью развитие и поощрение деловых отношений, выражение глубокого уважения и благодарности, так же впрочем, как и презентацию компании.

     Эти цели могут быть, с одной стороны, соотнесены с компанией, получающей подарок, или же лично с получателем (например, цель доставить кому-либо удовольствие, поддержать выгодную сделку), либо, с другой стороны, с компанией, преподносящей подарок (презентация компании или ее продукции).

Поводы  к преподнесению подарков:

1. принесение  извинений;

2. распространение  информации о компании;

3. осуществление соглашения;

4. презентация  компании;

5. выражение  уважения, почтения;

6. выражение  благодарности;

7. доставление  удовольствия;

8. развитие  деловых отношений.

     Однако, некоторые компании делают незапланированные, спонтанные подарки, которые не могут быть отнесены ни к одному из перечисленных видов поводов, и эти подарки обычно очень хорошо принимаются.

Критерии  выбора подарка

     В соответствии с преследуемыми целями дарителем могут быть выработаны разнообразные критерии выбора подарка.

     Обе стороны рассматривают личностные предпочтения, индивидуальность и оригинальность, новизну подарка как имеющие решающее значение. Это не вызывает сомнений, потому что перечисленные аспекты доказывают, что даритель внимательно отнесся к личности того, кому преподносит этот подарок, к его интересам и желаниям. Соответственно три четверти респондентов часто преподносят индивидуальные подарки.

     Вызывает  удивление, что полезность находится  на шкале на том же уровне, что  и индивидуальность. Это показывает, что обе характеристики могут рассматриваться как альтернативы друг другу. Подарок должен иметь личное отношение к получателю, если же это невозможно, он должен быть, по крайней мере, полезен ему.

     "Подозрения  во взяточничестве" могут возрастать  вместе со стоимостью подарка.  Естественно, что материальная ценность подарка, так же как и его упаковка играют второстепенную роль для обоих дарителя и получателя. 
В действительности материальная ценность вполне может быть и символом неосязаемых, неуловимых ценностей, которые выражает сам подарок. 
Иными словами, существует связь между материальной ценностью и оценкой получателя дарителем.

     В следующую важную группу критериев  включены ссылки на человека, получающего  подарок, на компанию или ее продукцию. Ссылка на компанию может существовать в форме принятия во внимание при выборе подарка культуры этой компании. Ссылка на продукцию может быть достигнута наличием у подарка свойств (структурных, функциональных, либо других), аналогичных свойствам продукции компании, либо дополняющих ее товаров. Ссылка на получателя достигается, когда подарок отражает его персональные предпочтения, характеристики, опыт и т.д. Этот критерий, рассматриваемый как получателями, так и дарителями в качестве одного из важнейших, требует большого количества информации о получателе, а также вовлеченности и внимательности со стороны дарителя, что не всегда реализуется на практике.

     Как можно предположить, значимость повода к подарку также является одним  из важных критериев отбора. Чем  более личностный характер имеет  повод, тем более важным критерием он считается. Несколько опрошенных также указали, что решающим для их компании является и значимость компании, получающей подарок.

     Наконец, был задан вопрос о том, насколько  часто респонденты получали или  дарили несколько определенных типичных подарков. Вино, книги, календари и офисное оборудование наиболее часто используются в этом качестве, за ними следуют (в приведенном порядке) цветы, продукция компании-дарителя, продукты питания, фарфоровые и стеклянные изделия, сумки и портфели, духи. 
Суммируя, можно сказать, что, по всей видимости, получатели не очень довольны такими подарками. Книги - это исключение, так как они имеют относительно высокий потенциал быть индивидуальным подарком, (то есть соответствовать вкусам получателя). Иногда приветствуются также спиртные напитки и вино. Наметилась новая тенденция дарить приглашения на разного рода специальные события, такие как путешествия, спортивные мероприятия, фестивали. Эта альтернатива обычно хорошо принимается, так как в перечисленных событиях зачастую принимают участие сами дарители. Но приглашения такого рода представляют собой довольно дорогие подарки, и потому должны быть тщательно продуманы, так как получатель может усмотреть в них подкуп.

     Таким образом, подарки, которые соответствуют предпочтениям и требованиям получателя и которые приличествуют ситуации, приносят ему радость и надолго обеспечивают добрую память о дарителе. Осуществляется полное достижение поставленных целей.

     В заключение, в конце года должно быть оценена результативность и успешность деятельности компании в сфере дарения подарков. Следует оценить, стоили ли результаты вложенных денег и времени, какие подарки были особенно успешны, а какие наоборот не удались. Извлеченные из этого опыта выводы необходимо учесть в следующем году.

     "Процесс  планирования поведения компании  относительно преподнесения подарков" определяется двумя главнейшими  условиями: бюджетом, выделенным  на подарки, и принципами преподнесения  подарков. Бюджет подарков фиксируется  ежегодно. Он высчитывается исходя из количества и степени важности получателей. В соответствии со степенью важности подарков для компании бюджет подарка может составлять от 2 до 4% рекламного бюджета компании. 
        Принципы преподнесения подарков имеют важнейшую значимость для поддержания и развития в компании культуры подарка. Они отражают правила и возможное поведение работников в качестве дарителей и получателей. Эти правила преподнесения подарков включат в себя, например, следующие пункты:

• Философия компании относительно преподнесения подарков;
• Формулировка целей для различных целевых групп;
• Определение результатов, которых компания не хочет достигнуть в результате подарка;
• Формулировка этических принципов для выбора подарка;
• Рекомендации относительно непосредственно преподнесения подарка и т.д.

     Эти правила преподнесения подарков являются частью культуры и имиджа компании. Они предоставляют менеджерам и работникам поддержку в выборе подарка и достижении поставленных целей. Более того, они более точно  представляют то, каким образом видит себя компания в отношениях с деловыми партнерами на почве преподнесения подарков.

Как правильно делать и получать подарки

     Делать  подарки в деловой жизни непросто, прежде всего с точки зрения их интерпретации другими людьми. Если сразу оставить за скобками те подношения, которые имеют цель подкупить служебное лицо, то остальные формы дарения могут создать атмосферу доброжелательности и доверия, стимулировать деловые связи.

     В стране традиций - Японии - существует официальный порядок обязательного обмена подарками при заключении сделок. Он называется осейбо и сохранился с незапамятных времен до наших дней. Его сумма исчисляется сотнями миллионов долларов ежегодно, а предметы дарения традиционны и представляют собой продукты, такие как чай, кофе, масло, морепродукты.

     В западных странах «институт» дарения не закреплен в установившихся формах, но имеет широкое распространение. Повод для дарения может быть любым. Однако во многих компаниях по разным причинам негативно относятся к тем или иным подаркам, особенно от клиентов или фирм, связанных с данной компанией. Некоторые компании административными мерами запрещают дарение.

     Так, разумеется, дело обстоит далеко не везде. В деловой обстановке часто  обмениваются подарками. «Спектр» предметов весьма широк: ручки, карандаши, фрукты, шоколад, билеты на спортивные состязания, книги, приданое для новорожденного, услуги, как-то: консультации, обучение, предоставление информации. Подарком может быть и взнос в какой-нибудь благотворительный фонд.

     Чтобы подносимые подарки не «тянули» на взятку, используется простой и надежный способ - делать сравнительно недорогие подарки. Исключение составляют подарки, которые делают высшие должностные лица.

     В США существует определенный «тариф», регламентирующий стоимость деловых подарков. Разумеется, это не жесткие правила.

• Подарки младших служащих или менеджеров среднего звена своим клиентам должны стоить 10 - 25 долларов;
• Подарки от менеджеров среднего и высшего уровня - 25 - 50 долларов;
• Подарки от старших служащих наиболее высокопоставленным клиентам 50

- 100 долларов;

• Подарки стоимостью свыше 100 долларов делаются только в наиболее важных случаях.

   Кроме упомянутых поводов для преподнесения  подарков (т.е. демонстрации доброй воли и рекламы), может быть масса конкретных предлогов и поводов для дарения подарков вашим коллегам, клиентам, покупателям и т.д.

   Подарки можно делать при поздравлении с: рождением ребенка; вступлением в брак; получением награды либо премии; повышением оклада и должности; публикацией в газете или журнале; выступлением по телевидению и т.п.