Для управления трудом на основе мотивации  необходимы такие предпосылки, как  выявление склонностей и интересов  работника с учетом его персональных и профессиональных способностей, определение мотивационных возможностей и альтернатив в коллективе и для конкретного лица. Необходимо полнее использовать личные цели участников трудового процесса и цели организации.

     Никакие установленные извне цели не вызывают заинтересованности человека в активизации своих усилий до тех пор, пока они не превратятся в его «внутреннюю» цель и далее в его «внутренний» план действия. Поэтому для конечного успеха большое значение имеет совпадение целей работника и предприятия.

     Для решения этой задачи необходимо создание механизма мотивации повышения  эффективности труда. Под этим подразумевается  совокупность методов и приёмов  воздействия на работников со стороны  системы управления предприятия, побуждающие их к определенному поведению в процессе труда для достижения целей организации, основанной на необходимости удовлетворения личных потребностей.

     Итак, рассмотрев ряд управленческих функций, мы можем сделать вывод, что управленческая деятельность представляет собой процесс, включающий в себя несколько этапов. Эффективность организационной деятельности в целом зависит от эффективности деятельности на каждом этапе.

Глава 2. Использование информационных систем в управлении

2.1 Информационные коммуникации на предприятии

     Согласно  исследованиям руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называются связующим процессом, и их эффективность играет значимую роль для успеха индивидов и организаций.

     Тем не менее, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей  считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Подобные результаты показывают, что плохо налаженные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Но эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Существует несколько видов коммуникаций на предприятии.

     Коммуникации  между организацией и её средой. На деятельность организации влияют факторы внешней среды (политические, социо-культурные и т.д.) От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чём говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. ⁷

     Межуровневые  коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путём подчинённым уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.

     Коммуникации  между различными отделами (подразделениями)

     В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

     В обмене информацией по горизонтали  часто участвуют комитеты или  специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

     Коммуникации  «Руководитель - подчиненный»

     Возможно, наиболее очевидным компонентом  коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, о чем говорилось выше, следует рассмотреть этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

     Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением  задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

     Коммуникации  между руководителем  и рабочей группой.

     В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий последней. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

     Коммуникационный  процесс. Выше показано, как широко обмен информацией охватывает разные части организации и каким образом он соотносится с ее эффективностью. Известно, что обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется. В ходе обмена обе стороны играют активную роль. К примеру, если вы как управляющий описываете одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. Чтобы обмен информацией стал эффективным, ваш подчиненный должен сообщить вам, как он понимает задачу и ваши ожидания в отношении результатов его деятельности. Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее. Чтобы бы именно так, следует уделять пристальное внимание коммуникационному процессу.

     Коммуникационный  процесс - это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

     Таким образом, информация для деятельности любой организации является не менее важной составляющей, чем принятие решения, мотивация или, скажем, планирование. Ведь правильность действия на каждом из управленческих этапов зависит от правильности информации, ее адекватности и полноты. А значит, для обеспечения эффективной деятельности предприятия руководитель должен побеспокоиться о наличии точных данных, на основе которых будут выполняться все последующие функции.⁸

Заключение

     Итак, проследив основные управленческие функции, можно сделать вывод  о том, что управленческая деятельность выступает в качестве комплекса взаимосвязанных процессов, представляющих собой ряд управленческих шагов, и ее эффективность зависит от налаженности и правильного их выполнения. Сбой в одном из процессов может привести к нарушению всей деятельности в целом, невозможности достигнуть требуемой цели или снижению конкурентоспособности организации. Особое внимание хотелось бы обратить на такие функции, как принятие управленческих решений и мотивация, поскольку они являются составляющими каждого вида деятельности. Мотивация является решающим фактором результативности деятельности людей, что ставит одной из главных задач любой организации именно поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизацию человеческого фактора. Принятие решения означает выбор того, как и что планировать, организовывать и т.д. В самых общих чертах это и составляет основное содержание деятельности руководителя. А основным требованием для принятия эффективного объективного решения является наличие адекватной точной информации. Она также является основной составляющей любого вида управленческой деятельности, представляя собой не меньшую важность, чем планирование, координация или прогнозирование и циркулирует в организации посредством коммуникаций. Именно наличие полной, своевременной, объективной и доступной информации определяет эффективность планирования и составления прогнозов, организации и принятия верного решения. Из этого следует, что любой менеджер должен обеспечить постоянное наличие точных данных для соответствующей деятельности всех его подразделений. Эффективность управленческой деятельности является залогом успеха в настоящем и будущем.

Список  литературы

1. Мескон  М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 1992.
2. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.,1995.
3. Вершигора Е.Е. Менеджмент / Е. Е. Вершигор   - учеб. пособие; 2-е изд-е, перераб. и доп., - М., 2000.
4. Веснин В.Р. Основы менеджмента, - 2-е изд-е, доп. и испр., - М.,2002.
5. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Дж., Донелли Д. Х. Организации. Поведение. Структура. Процессы. - М., 2000.
6. Глущенко В. В. Менеджмент. Системные основы. - г.Железнодорожный, Моск. обл., 1998.
7. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. - М., 2001.
8. Кокорев В.П. Мотивация в управлении. - Барнаул, 1997.
9. Левел Д.А Эффективность коммуникаций. - М., 1999.
10. Лютенс Ф. Организационное поведение. - М., 1999.
11. Русинов Ф.М. Менеджмент: учебник / Под ред. Ф.М. Русинова и М.Л. Разу. - М., 2000.
12. Портер В. Коммуникация в организации. - М., 1998.
13. Шипунов В. Г. Основы управленческой деятельности. / В. Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин - М., 1999.