Номенклатура дел: виды и назначение

     При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указывают вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора Университета по УР за 2009 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2001 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета», отчёты об отгрузке товаров».

     В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовой отчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)».

       Разработка классификационной схемы

     После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

     В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.

     Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

     Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого - месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

     Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. В этом случае разделами  сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы - это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

     В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами  номенклатуры являются управленческие функции или основные направления  деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

     Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных  подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

     Определение сроков хранения дел

     Сроки хранения дел устанавливают для  обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными.

     Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

     При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько  видов типовых перечней: Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;

     Перечень  документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

     Перечень  научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.³

     Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие  документы постоянного срока  хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

     Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому  на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются  ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми.

     Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

     Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2008 году, исчисляется с 1 января 2009 года. 

Заключение 

     Номенклатура  дел - это чётко структурированный  перечень наименований дел, которые заводятся в компании. Номенклатура дел всегда оформляется в строго установленном порядке с указанием сроков хранения каждого отдельного дела.

     Благодаря ведению номенклатуры систематизировать  всевозможные документы в дела, вести  общий учет дел и находить необходимые бумаги очень просто. Именно поэтому номенклатура дел в обязательном порядке должна быть в наличии у любой компании. 

     Стоит отметить, что хранение дел (срок до 10 лет) реализовываются структурными подразделениями. При этом, дела, которые  оформлены в порядке, утвержденном номенклатурой дел, формируются в так называемые папки-регистраторы. На всех, без исключения, папках должен быть непременно нанесен шифр, заголовок дела и термин его хранения. При этом, все дела необходимо сберегать в вертикальном положении в шкафах или стеллажах. Копия номенклатуры дел должна быть обязательно визуально доступной в хранилище.

     От  того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Номенклатура  дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения  сохранности документов. 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Андреянова  В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2004
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2005, 224 с.
3. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2003, 68 с.
4. Кузнецова С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. -2004. - № 4(2), с.58-65.
5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2005, 137 с.
6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2004 - 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2005 - 348 с.