Місце поєднувальних процесів у системі управління

 
 
 
 
 

Реферат 

із дисципліни: «Основи менеджменту» 

на тему: «Місце поєднувальних процесів у системі управління»  
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

   З точки зору управління, організація  — це група людей, діяльність яких координується для досягнення загальної  чи окремо взятої мети. Виділяють три  основні мети фірми: розвиток, стабільність, виживання. Мета — складова частина  основних змінних у самій організації  чи в комплексі об’єктів менеджменту. До менеджменту також входять  структура, завдання, технологія, люди.

   Отже, до функцій менеджменту входять  планування, організовування, мотивування  та контролювання.

   Розглянуті  функції менеджменту мають дві  спільні характерні риси: по-перше  — потребують прийняття рішення, тобто вибору однієї з альтернатив; по-друге — доведення рішення  до інших працівників таким чином, щоб воно було зрозуміле, тобто використання комунікацій. Через те, а також  внаслідок того, що ці дві риси об’єднують чотири управлінські функції, їх часто  називають поєднувальними процесами.  

1. Місце поєднувальних процесів у системі управління.

До поєднувальних процесів належать:

• комунікації
• процеси прийняття рішень

     Комунікації – це процес обміну інформацією між двома і більше людьми за допомогою вербальних та невербальних засобів. За загальним визнанням, комунікації мають величезне значення для успіхудіяльності підприємств і представляють одну зі складних проблемменеджменту. По суті це свого роду «кровоносна система» єдиногоорганізму фірми. Ефективно працюють керівниками вважають тих, хтоефективний у комунікаціях. Менеджери повинні досконало володітимистецтвом комунікації, тому що, образно кажучи, вони виконують роботу

«Чужими руками».

     Роль  комунікацій очевидна як на малих  фірмах, так і у потужних компаніяхта корпораціях. Від ефективності комунікаційних зв'язків і взаємодійзалежить майбутнє не тільки підприємства, як господарюючого суб'єкта наринку, але також і людей, що працюють на даному підприємстві, а на глобальномурівні і благополуччя всієї країни в цілому.

     Керівник  будь-якої організації має вирішувати безліч питань: яку продукцію випускати, де придбати необхідні ресурси, з  яким постачальником і споживачем мати справу, скільки і за якою ціною можна продати продукцію, який спосіб виробництва обрати, кого взяти на роботу, як провести зустріч із зацікавленою особою і так до нескінченності. Ухвалення рішення є кінцевим етапом будь-якого процесу управління. Прийняття рішення є обов’язковою і найвідповідальнішою частиною діяльності керівника. Менеджером можна назвати людину тільки тоді. Коли вона приймає організаційні рішення або реалізує їх через інших людей. Час, який відведений менеджерові для прийняття рішення. На практиці більшість керівників не мають можливості проаналізувати усі можливі альтернативи, відчуваючи дефіцит часу.

 

     2. Розвиток комунікацій у системі управління 

     Оскільки  в нашій країні поява і становлення  комунікацій (як і всього менеджменту) відбулося не так давно (10 років - це невеликий період),то величезну роль у подальшому їх розвитку відіграє правильний підхід до вивчення досвіду компаній зарубіжних країн та сучасних російських підприємців.

     У Росії комунікації зазнали докорінна зміна. Від адміністративно-командної системи країна різко перейшла до ринкових відносин. Якщо раніше управління підприємством, в основному полягала в тому, що від керівництва до підлеглих надходили накази, які не можна було не уточнити, чи не обговорити, ініціативність каралася, а кмітливі працівники не могли просунутися по службі, то сьогодні керівники вважають за краще інший підхід до організації роботи з підлеглими. Ініціативність тепер вітається, проводяться спільні колективні збори, на яких обговорюються проблеми розвитку фірми, вислуховуються прохання, пропозиції підлеглих, застосовуються не тільки моральні, але й матеріальні заохочення.

Звісно, в обох описаних мною ситуаціях є  винятки. Так при командно-адміністративній системі були підприємства з налагодженими  комунікаціями, але переважали в  основному з розрізненими комунікативними  потоками, без зворотного зв'язку і  т.д. Так і зараз існують фірми, де організація керівництва знаходиться  на низькому рівні, помилково побудовані комунікації. У даній роботі характеризуються як погані комунікації  (для того, щоб розуміти, як не треба керувати підприємством), так і ефективні  комунікації, налагоджені потоки і  зворотні зв'язки.  

2.1. Комунікації  - поняття, види, їх характеристика

     Комунікація (лат. communicatio), буквально означає «загальне» або

«Поділяє  вся». У практичному плані - це процес обміну ідеями та інформацією між двома і більше людьми, що веде до взаємного розуміння.

Цілі  комунікацій:

. Забезпечення  ефективного обміну інформацією  між суб'єктами і об'єктами  управління.

. Вдосконалення  міжособистісних відносин у процесі  обміну інформацією. 

. Створення  інформаційних каналів для обміну  інформацією між окремими працівниками  та групами і координації їх  завдань і дій. 

. Регулювання  та раціоналізація інформаційних  потоків. Комунікації поділяються  на такі види: міжособистісні  або організаційні комунікації  на основі усного спілкування;  комунікації на основі письмового  обміну інформацією. 

     Міжособистісні  комунікації в свою чергу поділяються  на: формальні або офіційні. Дані Комунікації визначаються політикою,правилами, посадовими інструкціями певної організації  і здійснюються за формальними каналами; неформальні комунікації, які не дотримуються загальними правилами  певної організації; вони здійснюються згідно з усталеною системі особистих  відносин між працівниками організації.

     Типова  інформація, що передається по каналах  неформальних комунікацій:майбутні скорочення виробничих робітників, нові заходи з  покаранням за запізнення, зміну в  структурі організації, прийдешні  переміщення і підвищення, детальний  виклад суперечки двох керівників на останньому нараді зі збуту, хто кого призначає побачення після роботи і т. д.

Серед формальних організаційних комунікацій  виділяють: вертикальні, коли інформація переміщується з одного рівня  ієрархії на інший; горизонтальні між  різними підрозділами, які призначаються  для координації діяльності різних підрозділів.

     Вертикальні комунікації у свою чергу підрозділяються  на:висхідні, коли інформація передається  знизу вгору (з нижчих рівнів на вищі). Цей тип комунікацій містить інформацію, необхідну для менеджерів для оцінки тієї сфери діяльності, за яку вони несуть відповідальність; спадні, що здійснюються зверху вниз. Цей тип комунікацій безпосередньо пов'язаний з керівництвом і контролем за працівниками.

     Міжособистісні  комунікації поділяють також  на: вербальні (словесні); невербальні, покликані здійснити обмін інформацією  без застосування слів, наприклад  за допомогою жестів, інтонацій голосу, міміки тат. д.

Вербальні і не вербальні форми комунікацій  не завжди і не обов'язково виключають один одного. Як правило, інтерпретація одержувачем послання будується не тільки на словах, але й на такі елементи, як жерсть! І виразу обличчя. які супроводжують слова передавальної сторони.  

2.2. Комунікаційний  процес, поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика 

     Комунікаційний  процес - це процес обміну інформацією  між двома або більш людьми. Його мета - забезпечити передачу і  розуміння інформації,що є предметом  обміну. Якщо взаємне розуміння не досягається, то комунікація не відбулася, з чого випливає, що обидві сторони грають у ній активну роль.

Комунікаційний  процес - це взаємодія сукупності елементів.

Існує чотири базові елементи комунікаційного  процесу:

1. Відправник - особа, що генерує ідею або  збирає інформацію і передає  її;

2. Повідомлення - безпосередньо інформація;

3. Канал  - засіб передачі інформації (усна  передача, наради, телефонні переговори, письмова передача, службові записки,  звіти, електронна пошта, комп'ютерні  мережі);

4. Одержувач  (адресат) - особа, якій призначена  інформація і яка інтерпретує  її.

Комунікаційний  процес обміну інформацією включає  взаємопов'язані етапи:

1. Зародження  ідеї або відбір інформації;

2. Вибір  каналу передачі інформації;

3. Передача  повідомлення;

4. Інтерпретація  повідомлення.

2.3. Інформації  в комунікаційному процесі 

     Інформація - предмет праці в процесі управління; є засобом комунікації між людьми. Інформація, яка використовується для комунікаційного управління,поділяється на: базову, що формується незалежно від даної управлінської задачі; поточну, регулярну або разову, яка збирається спеціально для даної управлінського завдання.

     Поточна інформація, в свою чергу, поділяється  на: документовану, що фіксується в  документах (рахунках, облікових,бухгалтерських та інших документах); не документовані (телефонні розмови, наради, міжособистісні контакти, плітки і т. д.) За аспектів комунікаційного управління інформація класифікується на економічну, організаційну, соціальну, технічну. Розвиток інформаційних потреб організацій істотно змінило вимоги до інформаційного забезпечення комунікаційних процесів.  

2.4. Ефективність комунікацій в менеджменті

     Ефективність  комунікацій зазначених у пункті 2.1. видів різна. Дані закордонних досліджень показують, що результативність горизонтальних зв'язків досягає 90%,вертикальних - 20-25%, (тобто така кількість вихідної від дирекції інформації доходить до робітників і правильно розуміється ними). Іншими словами, виконавці здатні реалізувати свої функції, маючи лише п'ятою частиною призначеної ним інформації.

     Недостатню  ефективність вертикальних як висхідних, так та спускаються комунікацій підтверджують дані про те, що найближчий начальник робітників (бригадир), залишаючи кабінет першого керівника підприємства, виносить тільки 30% інформації, а керуючий цехом - близько 40%. Комунікації знизу вгору ще більш неефективні, тому що до начальства доходить не більше 10% інформації. Це переконливо свідчить про існуючі невикористаних резервах в організації комунікацій,можливості їх якісного поліпшення.

     Успіх комунікаційних процесів органічно  пов'язаний з нормами етичної поведінки, як з боку одержувача, так і з боку відправника інформації.

Також особливу роль в ефективності комунікацій  грає побудова повідомлень. Необхідно дотримуватися при побудові повідомлення таку послідовність: від уваги до інтересу, від інтересу до основних положень, від них - до заперечень і питань, далі до висновку і заклик до дії.

     Щоб уникнути ситуації бути незрозумілим співрозмовником, слід прагнути до простоти повідомлення, використовувати словниковий склад повсякденної мови навіть при спілкуванні з освіченою і проникливим людиною. Одночасно треба враховувати, що довіру до себе можна підірвати, якщо привести тільки один помилковий або перекручений факт зі ста, хоча 99 можуть відповідати дійсності.

     Російські менеджери виділяють десять заповідей  успішної комунікації.

1. Перед  комунікацією чітко визначте  ідеї, що вкладаються в послання.

2. Проаналізуйте  справжню мету кожної комунікації. 

3. Проаналізуйте  всі фізичне і людське оточення  за будь-якої комунікації. 

4. Порадьтеся  з іншими при плануванні комунікації. 

5. Зверніть  дуже пильну увагу на інтонацію  і основний зміст повідомлення.