Методы оптимизации использования времени. Значение принципов Парето и Эйзенхауэра

        Определение важности осуществляемой деятельности имеет решающее значение для эффективности работы руководителя.

2. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.

        Этот принцип является простым вспомогательным средством  в случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:

1. Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителю
2. Срочные/менее важные дела   - их следует делегировать
3. Менее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, но выполнять их надо самому.
4. Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержаться

        Этот принцип очень  важен для определения значимости задач. Эйзенхауэр подразделял задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (рис. 1).

        А – задачи: очень  важные и срочные – выполнять  немедленно.

        В – задачи: важные, несрочные – определить, в какие  сроки их следует выполнять.

        С – задачи: менее  важные, но срочные – делегировать.

        Дела, которые не являются ни важными, ни срочными не должны отвлекать внимание руководителя. Делегирование  помогает руководителю высвободить  время для важных задач и немного  разгрузиться, а также  способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников. Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска.

        

        Важность

          

        

        Срочность

        Рисунок 1. Распределение  приоритетов решения задач

        Наибольшая опасность  для руководителя заключается в  ошибочном чрезмерном уделении внимания С - задачам, в то время как В -  задачи (или даже А - задачи) остаются невыполненными.

3. Выводы о значении принципов Парето и Эйзенхауэра.

        Принцип, сформулированный итальянским экономистом Вильфредо  Парето (1848 – 1923 гг.) неоднократно получал  подтверждение на практике в самых различных сферах. Это можно подтвердить такими примерами из предпринимательской деятельности:

        - 20% клиентов (товаров)  приносят 80% оборота;

        - 80% клиентов (товаров)  приносят 20% оборота;

        - 20% ошибок обуславливают  80% потерь;

        - 80% ошибок обуславливают 20% потерь;

        - 20% стоимости исходных  продуктов определяют 80% стоимости  готового изделия;

        - 80% стоимости исходных  продуктов определяют 20% стоимости  готового изделия.

        Поэтому о принципе Парето также говорят как о  «соотношении 80:20».

        Последовательно применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и распределить по категориям важности.

        С распределением задач  по степени важности и срочности  и связан принцип Эйзенхауера. Именно предложенное американским генералом  Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда нужно быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение.

        Отметим также, что принципы Парето и Эйзенхауэра широко применяются в управлении запасами, управлении качеством и других задачах производственного менеджмента.

5. Планирование.

        Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, тем лучше  оно может быть использовано  в личных и профессиональных интересах  руководителя. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

        Очевидно, затраты  времени на планирование не могут  бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование.

        Чтобы правильно  выполнять свои функции и достичь  своих целей, чтобы  перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет и совокупность  задач. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

        Основные правила  планирования времени:

1. Опыт показывает, что лучше всего составлять план лишь на определенную часть  рабочего времени (на 60%). События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители” времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи со спецификой работы менеджера, которая заключается в том, что  примерно половину рабочего дня руководитель  проводит не на рабочем месте, т.к. работа  требует  взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужно оставлять определенный процент  времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество “поглотителей”  времени.
2. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.
3. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательно доводя до конца начатое дело.
4. Планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реально может справиться.
5. Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.
6. Фиксировать в планах нужно результаты или цели , а не просто какие-либо действия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно на достижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.
7. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точные временные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
8. Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности.
9. План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того, могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.
10. Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимо согласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).

        Как и любое планирование, планирование времени ориентируется  на соответствующие  долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваются  на оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени.

        Установление периодов времени, которые требуются для  достижения  личных и профессиональных целей, дает  чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

        Но то, насколько  эффективно менеджер распоряжается  своим временем, зависит от его  личности, от того, хочет ли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы тайм-менеджмента, методы оптимизации использования времени.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        Выводы. 

        В ходе написания, в  первом разделе своей работы мною были рассмотрены теоретические основы использования рабочего времени. Во втором разделе я указала основные причины дефицита времени, а третья часть моего реферата содержит описание системы управления временем, а также современных методов оптимизации использования времени, таких как: анализ использования рабочего времени, планирование рабочего времени, процесс принятия решений и выработку различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

        Также мною были рассмотрены  принципы Парето и Эйзенхауэра,  играющие важную роль в процессе принятия решений и процессе расстановки приоритетов, потому как значение данных принципов очень велико в тайм-менедменте: во-первых они достаточно эффективны и при этом, что немаловажно, не являются энергозатратными, они не требуют от менеджера лишних усилий, эти принципы становятся частью жизни, упорядочивая её.

         Можно сделать  вывод о том, что управление  временем касается в большей  степени организации рабочего  времени, чем его экономии. Менеджер  должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.

        Методы оптимизации  использования времени, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов, однако то, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально, т. к. для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.    
 
 
 

        Список  литературы. 

        

1. Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности  к развитию фирмы. – СПб.: Питер, 2008. – 448 с.
2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. - М.: «Проспект», 2009. – 306 с.
3. Материалы сайта www.improvement.ru
4. Моргенстерн Д.Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Джулия моргенстерн; пер. с англ. – М.: ООО «Издательство «Добрая книга», 2010. – 256 с.
5. Трейси Б. Тайм-менеджмент по Брайану Трейси: Как заставить время работать на вас / Брайан Трейси; Пер. с англ. – 2-е изд. – М.: Альпина Паблишерз, 2010. – 302 с.
6. Флемминг Й. Тайм-менеджмент. Правильная организация времени. – М.: «Издательство ГИППО», 2010. – 144 с.