Государственное образовательное  учреждение

  высшего профессионального  образования

АКАДЕМИЯ  НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

  при Правительстве  Российской Федерации

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ 

ОТДЕЛЕНИЕ БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКИ

направление 08070062 -Бизнес – информатика. 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

ПО  ДИСЦИПЛИНЕ ________ «Основы менеджмента. _________ 

НА  ТЕМУ  Методы оптимизации использования времени.

         Значение принципов Парето и Эйзенхауэра. 
 
 
 
 
 
 
 

Студента __2__ курса 

группы  № __2__ 

Фамилия __Филатовой___

Имя _______Марии_____

Отчество ___Валерьевны_____

_____________________ Подпись студента 
 
 
 

Преподаватель ______ Чибисов О.В.________

                                                                 (Ф.И.О.) 

Оценка ______________ 

Подпись преподавателя ____________   
 
 

МОСКВА

2010

        Содержание.

Введение…………………………………………………………………………. 3 стр.

1. Рабочее время………………………………………………..................  4 стр.
1. Понятие рабочего времени……………………………………… 4 стр.
2. Использование рабочего времени……………………………… 4 стр.
2. Причины дефицита времени……………………………………………. 5 стр.
1. Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя…………………………………………………………. 5 стр.
2. Причины, которые не зависят от руководителя………………… 6 стр.
3. Причины, непосредственно связанные с личностью

                  руководителя……………………………………………………… 7 стр.

3. Методы оптимизации использования времени……………………........ 8 стр.
1. Система управления временем………………………………….. 8 стр.
2. Анализ…………………………………………………………….. 9 стр.
3. Постановка целей………………………………………………… 9 стр.
4. Принятие решений……………………………………………….. 10 стр.
1. Принцип Парето (соотношение 80:20)……………………… 11 стр.
2. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра……………  11 стр.
3. Выводы о значении принципов Парето и Эйзенхауэра…… 12стр.
5. Планирование……………………………………………………… 13 стр.

Выводы…………………………………………………………………………….. 16 стр.

Список  литературы……………………………………………………………….. 17 стр. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        Введение.

        Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь  управлять, уметь ставить цели и  добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Время – специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом особенность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

        Рабочее время большинства  современных руководителей уплотнено  до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

        В такой ситуации единственным решением может стать  только применение специальных приемов и методов оптимизации времени, имеющих общее название тайм-менеджмент. Применение таких методов приведете к наиболее рациональному использованию времени.

        Приступая к написанию  своей работы, я ставлю перед собой  цель раскрыть все многообразие возможностей рационально использовать и экономить собственный временной ресурс. В качестве основных задач будут выступать: рассмотрение теоретических основ использования рабочего времени, нахождение порядка осуществления различных этапов методики тайм-менеджмента и выявление всего многообразия причин дефицита времени.

        Также я хочу обратить внимание на такие методы принятия решения и расстановки приоритетов, как принцип Парето и принцип Эйзенхауэра.

        1.Рабочее  Время.

        1.1. Понятие рабочего времени.

        Рабочее время – часть календарного времени, затрачиваемого на производство или выполнение определенного объема работ и услуг. Оно является косвенной оценкой затрат труда.

        Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, т.е. на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей. На фактическую продолжительность рабочего времени оказывают влияние такие факторы, как интенсивность труда, движение фаз промышленного цикла, уровень безработицы. Продолжительность рабочего времени наемных работников определяется соглашениями между предпринимателями и профсоюзами.

        1.2  Использование рабочего  времени

        Использование рабочего времени делится на следующие  категории:

        1. Подготовительно-заключительное время – это знакомство с заданием, получение инструментов, материалов, их раскладка в начале смены или в начале обработки партии и все это же в конце смены;

        2. Оперативная работа  – время, но преобразованию  предметов труда, которое делится  на основное и вспомогательное;

        3. Организация обслуживания рабочего места – время, которое рабочий тратит на поддержание рабочего места в состоянии готовности, для производительной работы;

        4. Отдых и личные  надобности, зависят от условий  труда;

        5. Непроизводительная работа – время, которое рабочий тратит на работу, которая не является его основной операцией;

        6. Нарушение трудовой  дисциплины;

        7. Перерывы по  оргтехпричинам, т.е. не зависящие  от работника

        8. Регламентированные  перерывы, обусловленные технологиями

        Все потери рабочего времени подразделяются на целодневные и внутрисменные:

        Целодневные потери рабочего времени. Данные о величине и причинах возникновения целодневных потерь рабочего времени можно получить из табеля (первичной документации) или из отчетов предприятия о величине целодневных потерь посредством сопоставления фактических невыходов с плановым балансом рабочего времени. К целодневным потерям рабочего времени относят:  праздничные дни, выходные, очередные отпуска, учебные отпуска, отпуска подросткам, отпуск по беременности и родам,  неявки по болезни, отпуска в связи с условиями труда, прогулы, выполнение государственных, общественных обязанностей, неявка по разрешению администрации и т.д.

        Внутрисменные потери рабочего времени. Определение величины внутрисменных потерь рабочего времени и причин их возникновения проводится с помощью наблюдений. Наблюдения за использованием бригадой сменного времени по участку, рекомендуется проводить неоднократно, на протяжении всей смены с максимальным охватом количества наблюдаемых.  

        

2. Причины дефицита времени

        Можно выделить большое  количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов.

1. Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.

        К ним относятся  бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда. Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом.

        Рассмотрим эти  факторы.

        а) Бесплановость  работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.

        б) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек  всегда уверен, что ее получатель полностью  осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может».

        в) Отсутствие четкого  распределения работ по степени  их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала  делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.

        г) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены  подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.