Методы исследования информационных потоков

Содержание

 

1. Методы исследования  информационных потоков………………………..2

2. Тайна и конфиденциальность  при исследованиях………………………..6

3. Описание и анализ системы  управления на примере предприятия........12

4. Список использованных  источников……………………………………15 
1. Методы исследования информационных потоков

 

   Проведение исследования потоков информации предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

   В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

   При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов;

- назначение документа;

- количество одновременно выписываемых экземпляров;

- наименование обязательных реквизитов и показателей документов;

- кем заполняются реквизиты и их показатели;

- правила формирования показателей;

- значимость каждого показателя;

- периодичность составления документов; частота разработки показателей.

   Одновременно с изучением потоков документации целесообразно получить максимум сведений о функциях, которые осуществляются каждым подразделением органа управления и для выполнения которых предназначены сведения документации.

   В связи с этим в программу исследования целесообразно включать вопросы, которые помогут выяснить функции, выполняемые конкретными подразделениями органа управления и его отдельными рабочими группами.

    Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

    При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил - процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

  Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

   Для обследования входящих и исходящих документов Применимы два основных метода. Метод инвентаризации и метод типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется очень редко.

   Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

   Наиболее распространенным является анализ потоков информации с помощью графического метода. Графический метод используется для описания потоков информации (главным образом документопотоков) небольшой размерности на макроуровне, для выявления общей структуры и функций системы управления, а также для совершенствования существующих потоков информации.

   Основные элементы потока - документы. Отношение между ними изображаются в виде графической схемы. Процедуры преобразования моментов потока (обработки документов) записываются в виде кратких пояснений на схеме потока. Система координат графика двумерная. В заголовках столбцов записываются наименования структурных подразделений конкретной организации, в заголовках строк - наименования моментов или промежутков времени. Шкала может быть равномерной или неравномерной. Каждый документ на схеме изображен в виде прямоугольника с указанием номера документа. Стрелка, идущая к документу (от документа), показывает направления движения информации. Под документом даются краткие пояснения:

- какие процедуры осуществляются при обработке документа;

- какая информация из документа используется в данный момент в данном месте;

- как используется эта информация;

- какая информация записывается или изменяется в документе и почему;

- где можно найти подобные пояснения.

   Анализ схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

  Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на макроуровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

    Таким образом, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макроуровне.

   Информационная модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

    Основное назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

    Информационные модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

 

2. Тайна и конфиденциальность при исследованиях.

Исследования предназначены  для увеличения информации об интересующем заказчика объекте, процессе. Поэтому  они являются источником важнейшего для рыночного успеха, конкуренции  информационного фактора, который в настоящее время рассматривается как один из важнейших ресурсов организации, индивидуума. Наличие или отсутствие соответствующей информации оказывает большое влияние на успех или неудачу управления, эффективность, затраты и риски при разработке конкурентной стратегии. Значимость информации

возрастает еще больше, если речь идет об информации оборонного, военного исследования. Разглашение  такой информации может повлечь  поражение в военном конфликте, привести к огромным жертвам и  разрушениям.

Промышленный шпионаж, использование технических средств слежения и сбора информации, хакерство получают все большее распространение по таким причинам, как: большая значимость информации при принятии управленческих решений; рост затрат времени и денежных средств, необходимых для проведения самостоятельных исследований систем управления. Опережающее создание новых систем и устройств сулит стратегические, военные, конкурентные преимущества, дополнительную прибыль опередившей в исследованиях противников стороне; возрастает значение интеллектуальной собственности в информационном обществе. Например, относят к ноу-хау и считают конфиденциальными методики расчета биржевых индексов; сложность исследований все более возрастает, требует высоких технологий, сложной аппаратуры, которые становятся доступны все меньшему числу государств, а тем более корпораций.

Для ограничения доступа  к информации используют понятия  служебной и коммерческой тайны, конфиденциальности. Установлено: «Информация  составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.»

Представляется возможным говорить, что конфиденциальность отличается от тайны меньшими масштабами возникающего в результате разглашения информации ущерба.

Нужно учитывать, что  в рыночной экономике существует объективное противоречие между необходимостью соблюдения тайны о методике, результатах исследования систем управления и необходимостью рекламы этих результатов в интересах рыночного успеха, например, профессиональных исследователей (ученых, консультантов, аудиторов и т.д.).

Тайна и конфиденциальность имеют экономический и юридический аспекты.

Экономический аспект тайны методики и результатов исследования состоит в том, что тайна может быть использована для достижения определенного финансового и(или) экономического эффекта (например, при совершенствовании системы управления финансово-промышленной группы).

Тайна и конфиденциальность порождают и увеличивают случайность, неопределенность и внезапность  ситуации для конкурентов и противников. Предвидение возможных внезапных

проблем побуждает конкурентов  создавать резервные фонды. Эти средства отвлечены из основной деятельности. Тем самым снижается эффективность активов конкурентов.

Внезапность представляется возможным характеризовать как степень неспособности и(или) неподготовленности конкурентов к немедленным адекватным ответным мерам, например, внедрению у себя такой же системы. Внезапность связана с тем, что для реализации ответных мер конкурентам необходимо собрать, обработать, провести анализ информации, принять решение, сконцентрировать необходимые для проведения ответных мер ресурсы, реализовать необходимые мероприятия. Еще более значительным оказывается влияние внезапности тогда, когда речь идет о создании новых образцов товаров, систем управления организацией и др.

При соблюдении тайны  ее разработчик может сохранить монопольное положение на рынке на период от момента внезапного для конкурентов создания нового образца системы управления до момента создания и выведения на рынок аналогичной системы конкурентами.

Наоборот, если конкуренты завладеют информацией исследования по более низкой, чем стоимость разработки, цене, то они получат конкурентные преимущества, так как издержки на их продукцию будут ниже.

Таким образом, внезапность  тем больше, чем больше времени  и средств потребуется конкурентам  для принятия адекватных ответных мер, например, для создания аналогичной системы управления.

Введем понятие эффекта внезапности исследования, как абсолютного объемного показателя средств, необходимых конкурентам для парирования неожиданных, сохранявшихся в тайне мероприятий по совершенствованию (в результате исследования) системы управления. Если величина эффекта внезапности исследования превышает объем резервных денежных фондов и других активов, то могут наступать несостоятельность и банкротство конкурентов.

Период внезапности исследования - это абсолютный или относительный показатель, указывающий, на какой календарный период или какую долю этапа или цикла разработки, рыночного цикла или жизненного цикла системы управления исследователь, сохранивший тайну, опережает конкурентов. Период внезапности связан со степенью ликвидности резервных активов конкурентов и временем, которое потребуется им для последующего приобретения на вырученные деньги необходимых для ликвидации внезапности средств. Известно, что под ликвидностью какого-либо актива понимают его способность трансформироваться в денежные средства по рыночной, например, восстановительной стоимости. Степень ликвидности определяется продолжительностью периода времени.

в течение которого эта  трансформация актива (по ценам, близким рыночным) в деньги может быть осуществлена.

Кроме тайны и конфиденциальности повысить вероятность неправильных действий конкурентов, способствовать успеху могут мероприятия:

1. по дезинформации - распространению заведомо неверных данных о целях и задачах исследования с целью снижения вероятности раскрытия истинной тайны конкурентами, отвлечения и нерационального использования их усилий и ресурсов на борьбу с ложной тайной;
2. по имитации тайны - демонстрации ложных признаков тайны при ее отсутствии как средства вынудить противника принимать более осторожные решения.

Юридический аспект тайны (конфиденциальности) состоит в том, что ее защищают, доступ к информации регулируется, а сама тайна охраняется Законом.

Заказчик и исполнитель  исследования должны принять меры по обеспечению тайны или конфиденциальности. Для этого они в договоре (как минимум и прежде всего) должны оговорить это положение и определить состав сведений об исследовании, которые они признают конфиденциальными. С индивидуумами, участвующими в исследованиях тоже заключают договоры (или берут подписки) об ответственности за разглашение тайны.