Методы и средства выполнения управленческих операций

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ, МОЛОДЕЖИ И СПОРТА УКРАИНЫ

ТАВРИЧЕСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

им. В.И. ВЕРНАДСКОГО

 

 

 

Кафедра менеджмента государственного и регионального управления

 

 

 

Реферат

По дисциплине: «Организация работы менеджера»

На тему:

«Методы и средства выполнения управленческих операций»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ФУНКЦИ МЕНЕДЖМЕНТА…..4 1.1.  ЗАДАЧИ…………………………………………………………………….11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….15

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

“Менеджмент” - слово английского происхождения  и означает “управлять”. В общем  виде менеджмент следует представлять как науку и искусство побеждать, умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения  и интеллект людей. Речь идет о  целенаправленном воздействии на людей  с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и  производительную силу.

Способы, приемы воздействия субъекта на объект управления играют важную роль в жизни организации. Существуют различные способы и  приемы воздействия субъекта управления посредством своей дельности  на управляемый объект для достижения поставленной цели. Методы процесса управления - способы выполнения отдельных операций, процедур, работ, образующих процесс  управления, к которому относятся  правила определения целей; методы разработки и оптимизации управленческих решений; методы организационно-практической работы по реализации управленческих решений; методы прогнозирования и  планирования, организации регулирования  и контроля и т.д. Вообще, первичным  элементом процесса управления является управленческая операция - действие, выполняемое  одним работником или группой совместно работающих специалистов на одном рабочем месте, при помощи определенных средств труда по сбору, обработке, оформлению информации, входящей в один документ или имеющей одно решение.

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ФУНКЦИЙ

МЕНЕДЖМЕНТА

Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация  работ.

Одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким  образом, для выполнения той или  иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно  в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать  его выполнение. Это и есть функции  управления.

Каждая функция  менеджмента представляет собой  сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных  единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.

Анри Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в  начале ХХ в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного  процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.

Но очень  часто говорят лишь о четырех  функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.

Функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как  бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный процесс.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что  должны делать ее члены, чтобы достичь  этих целей. По сути это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение  того, что требуется и как этого добиться. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

План представляет собой сложную социально-экономическую  модель будущего состояния организации. Стадии процесса планирования в основном универсальны. Обычно организация формирует  единый план для управления ее общей  деятельностью, но в ее рамках отдельными менеджерами применяются для  достижения конкретных целей и задач  организации различные методы.

Планирование  предполагает использование всех методов, тактик и процедур, которые менеджеры  используют для планирования, прогнозирования  и контроля будущих событий. Все  виды техники планирования варьируются  от таких традиционных методов, как  бюджетные методы, до более сложных - моделирование, разработка планов или  отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники  планирования позволяет уменьшать  неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать  или анализировать факторы, влияние  на план.

С помощью  функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью  и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что  неопределенность - это одна из основных причин, по которой планирование может  помочь организации лучше управлять  в условиях неопределенности, более  эффективно реагировать на изменения  внешней среды.

Функция организации  состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений  между всеми подразделениями  организации, определение порядка  и условии ее функционирования. Это - процесс объединения людей и  средств для достижения поставленных организацией целей. Эта функция  управления формирует структуру  организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются  условия для достижения целей  организации. Хорошая организация  работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

Цель планирования - это разрешить неопределенность. Тем не менее, сколь бы важным ни было планирование - это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной  схемы структуры претворения  их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны  между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для  того, чтобы реализовать цели организации, а организация как функция  управления создает рабочую структуру, главным компонентом которой  выступают люди. Поскольку концепция  организации состоит в сведении воедино всех специалистов фирмы, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность  для каждого из них.

Процесс организации  структурирует работу и формирует  подразделения исходя из размера  предприятия, ее целей, технология и  персонала. Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить  свои планы и, тем самым, достичь  свои цели. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться  в процессе выполнения функций организации: определение и детализации целей  фирмы, которые были выявлены в ходе планирования; определение видов  деятельности по достижении этих целей; поручение различных задач индивидуумам и объединение их в управляемые  рабочие группы или подразделения; координация различных видов  деятельности, порученных каждой группе, посредством установлении рабочих  взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит; единство цели - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей организации; размах контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Таким образом, организация - это вторая функция  управления. Из всего множества значений термина “организация” в смысле управленческой функции чаще всего  используются два:

организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов  деятельности и других факторов, которые  имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

организация - это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура  организации.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с  воодушевлением и энтузиазмом, а  может уклоняться от работы. Поведение  личности может иметь и любые  другие проявления. Во всех случаях  следует искать мотив поведения. Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для  достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные  условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При  хорошей мотивации персонал организации  выполняет свои обязанности в  соответствии с целями этой организации  и ее планами. Процесс мотивации  предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более  эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих  работников.

Традиционный  подход основывается на вере в то, что  сотрудники - всего лишь ресурсы, активы, которыми должны заставить эффективно работать.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения  квалификации, накопления производственного  опыта знания и навыки, хочет применить  свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень  удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает  цель организации своими целями.

Стремление  человека реализовать себя в своем  деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация  труда предоставляют сотрудникам  такие возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит, мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

В связи  с тем, что существуют различные  пути мотивации, менеджер должен:

во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, которая представляет собой  основополагающее поведение.

Разработав  личную философию, менеджеры могут  создать такую рабочую среду  окружения, которая будет способствовать мотивации сотрудников. Данная окружающая среда, или организационный климат окажет существенное влияние на отношение  к делу работников, воздействует на сотрудников, которые значительно  легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;

во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации рабочих;

в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку, для того чтобы работник был полностью мотивирован и  работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Это важно не только потому, что сотрудники знают об ожиданиях своих менеджеров, но им нужно говорить и о том, как  они выполняют свою работу. Прямое общение с руководителем свидетельствует  о его доступности в одинаковой мере для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую основу для мотивации.

Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана  ее структура, заполнены рабочие  места и определены мотивы поведения  сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль. Эта функция  управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка  намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение  достигнутых результатов, сравнение  этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино  все функции управления, он позволяет  выдерживать нужное направление  деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

Контроль, как  правило, ассоциируется с властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

В самом  общем виде контроль означает процесс  соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Некоторые организации создали целые системы  контроля. Их функции состоят в  посредничестве между планами и  деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между  ожиданиями, определенными первоначальными  планами менеджмента, и реальными  показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные  и точные системы контроля, имеет  больше шансов выжить. Для менеджмента  характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов  и систем контроля. Все системы  контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными  данными. В результате устанавливаются  отклонения с тем, чтобы либо исправить  негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.