Контроль в системе управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО Уральский государственный  экономический университет

ЦЕНТР ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  Менеджменту  на тему:

Контроль в системе  управления

 

 

 

Преподаватель Елкин С.Е. 

Студент        Новикова Т.Н 

ЭПБ-10

Вариант №16

 

 

 

Омск

2010-11г.г.

 

Содержание

Введение

1 Контроль как обратная связь в управлении

2  Области применения контроля. Виды контроля

3 Процесс контроля и проблемы его осуществления

4 Эффективность контроля, требования к эффективному контролю

5 Система контроля на предприятии

Заключение

Список использованных источников и литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Термин "Управление" относится  ко всем объектам, процессам, системам. С. Бир под управлением понимает перевод системы в новое состояние  путем воздействия на ее переменные. С этой точки зрения управление применимо  не только к людям, но и другим явлениям. Менеджмент представляет собой профессиональную деятельность по управлению организацией в условиях риска и неопределенности, когда руководству предоставляется  значительная степень свободы в  принятии стратегических решений. Как  и любая другая деятельность, управление выполняет определенные действия (функции), направленные на достижение частной  цели и в то же время подчиненных  общей цели управления. В теории управления различают общие (основные, не связанные со спецификой управления, то есть общие для всех органов  управления) и специальные (конкретные) функции управления. Как правило, к общим функциям относят: планирование, организацию и координацию, мотивацию, контроль и регулирование, руководство. В системе управления все управленческие функции объединены в единый целостный  процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Контроль как  обратная связь в управлении

 

Когда составлен план организации, создана ее структура, заполнены  рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников, остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это  контроль. Слово “контроль" как  и слово “власть" вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. Такое представление  о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Понятие "контроль" как вид  административной деятельности выходит  за рамки понятия "контролирование", кроме того, он включает и активную деятельность менеджера - управление. Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный.

Контроль, как функция  менеджмента - это вид управленческой деятельности с целью удержания  организации на выбранном пути развития посредством сравнения показателей  деятельности с установленными стандартами (планами) и принятия необходимых  мер при отклонениях.

Контроль призван решать следующие задачи: - определение  достигнутого уровня; - анализ причин отклонения от намеченных ориентиров; - решение  о внесении необходимых изменений  в деятельность организации; - оценка роли контроля при принятии решений; - анализ позитивных и негативных воздействий  контроля; - накопление опыта для  последующей выработки целей.

Некоторые организации создали  целые системы контроля, их функции  состоят в посредничестве между  планами и деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными  первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. Именно на стадии контроля проверяется, насколько проведение различных мероприятий позволило  решить поставленные задачи. Так как  планирование без контроля бессмысленно, а контроль без планирования невозможен, руководители начинают осуществлять функцию  контроля с момента формирования целей и задач и создания организации. После выполнения мероприятий по реализации целей предприятия осуществляется сравнение между плановыми и  фактическими показателями. Обратная связь системы контроля обеспечивает изменения "входа" чтобы достичь  требуемых характеристик на "выходе", то есть руководитель менеджер, оценивая информацию обратной связи, вносит изменения, как в цели, так и в процесс  функционирования производственной системы, чтобы в конечном итоге получить требуемый результат. Таким образом, система с эффективной обратной связью обеспечивает поддержание выходных характеристик на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних  и внутренних отклоняющих факторов. Обратная связь в системе контроля дает возможность вовремя исправлять негативные результаты, либо усиливать  действие позитивных результатов.

 

2 Области применения  контроля. Виды контроля

 

Областью применения контроля служит все составляющие деятельности организации, могущие повлиять на достижение поставленных целей. В области финансовых ресурсов контроль осуществляется путем  анализа финансового состояния  через бюджет (финансовый план), который  предусматривает предельные ассигнования по статьям затрат. В области человеческих ресурсов (персонал) - контроль осуществляется за счет анализа тех деловых и  профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее квалифицированного персонала. В области управления материально-сырьевыми  ресурсами контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение проверок соответствия поступающих  материалов этим требованиям, а также  осуществляется контроль за обеспечением запасов материальных ресурсов в  организации на необходимом для  работы уровне.

Управленческий контроль осуществляется на двух организационных  уровнях:

1. Контроль за производственно-хозяйственной  деятельностью, технологическим  процессом, контроль качества  продукции, осуществляемый на  уровне операций, - оперативный контроль.

2. Стратегический контроль, определяющий эффективность работы  организации, использования ресурсов.

Различают три вида оперативного контроля:

1. Предварительный контроль, который осуществляется до начала  работы. Предварительный контроль  обычно проводится в трех основных  областях: персонал, финансы, материальные  ресурсы.

2. Текущий контроль проводится  в процессе работы, направлен  на выявление и устранение  возникающих отклонений и является  элементом обратной связи в  управлении, так как именно результаты  текущего контроля позволяют  скорректировать результаты работы  до ее конца.

3. Заключительный контроль  проводится после окончания работы, на результаты работы не влияет. По его результатам разрабатываются  меры поощрения персонала, и  формируется опыт выполнения  подобных работ в будущем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Процесс контроля  и проблемы его осуществления

 

Контроль представляет собой  непрерывный процесс, проходящий в 4 этапа:

1. Установление стандартов  и критериев деятельности организации.  Стандарты и нормативы должны: объективно отражать реальность, быть выполнимыми в обычных  условиях, быть гибкими, т.е. регулярно  пересматриваться при изменении  внутренних и внешних условий,  отражать все основные стороны  работы организации. Особую трудность  составляют те цели и задачи  организации, которые трудно поддаются  количественному измерению (например, повышение морального уровня). В  данном случае возможно использование  субъективных косвенных показателей,  получаемых на основе обследований  и опросов.

2. Измерение достигнутых  показателей работы организации.  Основное условие - выбор таких  показателей, которые реально  отражают движение организации  по пути достижения поставленных  перед ней целей, т.е. измерение  должно быть выборочным, измерение  должно соответствовать составу  стандартов, норм и плановых заданий.  Для измерений необходимо выбрать  единицу, соответствующую виду  контролируемой деятельности, которую  можно преобразовать в единицы  стандарта. Стоимость проведения  измерений часто является наиболее  крупным элементом затрат во  всем процессе контроля, иногда  именно этот фактор определяет, стоит ли вообще осуществлять  контроль.

3. Сравнение фактически  достигнутых данных с запланированными, это дает возможность установить  наличие отклонений в ту или  иную сторону. Система контроля  должна срабатывать только при  наличии заметных отклонений  от стандартов. Руководство должно  заранее установить величины  допустимых отклонений, в пределах  которых отклонение результатов  от намеченных целей не должно  вызывать тревоги. Сокращение  допустимых отклонений может  требовать больших затрат.

4. Окончательная оценка  полученных результатов действия  по корректировке. В процессе  контроля могут быть получены  результаты трех видов:

положительные, когда фактические  параметры лучше запланированных  корректировочные действия направлены на закрепление мер, давших такие  результаты, например, увеличение размеров поощрения, инвестиции, увеличение производственных мощностей;

отрицательные, когда фактические  данные оказались хуже запланированных, применяются меры по исправлению  положения, например, усиление руководства, повышение уровня квалификации работников, иногда пересмотр самих стандартов;

нейтральные, когда организация  работает в соответствии с планом, никаких корректировочных действий не требуется.

 

4 Эффективность  контроля, требования к эффективному  контролю

 

Эффективность контроля и  требования к эффективному контролю определяются следующими показателями:

Стратегическая направленность контроля является одним из главных  условий его эффективности. Абсолютный контроль приоритетных направлений  деятельности, и специальный контроль в областях, не имеющих стратегического  значения.

Ориентация на результаты. Конечная цель контроля - решение задач, стоящих перед организацией потому чтобы быть эффективным контроль должен интегрироваться с другими  функциями управления.

Соответствие контролируемому  виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию.

Своевременность. Выявленные отклонения необходимо устранять, прежде чем они примут серьезные размеры.

Гибкость контроля, как  и гибкость планов, необходима для  приспособления к происходящим изменениям.

Экономичность и простота. Простейшие методы контроля более понятны  людям, требуют меньше усилий и более  экономичны. Выгоды, приносимые контролем  должны превышать затраты на его  проведение.

Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объективности, но и доброжелательности, исключения какой бы то ни было слежки за членами организации существенно  ухудшающей морально-психологический  климат организации.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует, так как каждая управленческая функция  движима другой. Возникает постепенное  круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может  использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Система контроля на предприятии

 

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях  действительных значений от заданных или их совпадении и результатах  анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Существует 3 основных вида контроля, которые схожи друг с  другом, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, что фактически получаемые результаты были как можно  ближе к запланированным. Различаются  эти виды контроля только временем их осуществления.

1. Предварительный контроль. Этот вид контроля осуществляется  до фактического начала работ.  Основными средствами осуществления  этого вида контроля является  реализация определенных правил, процедур и линий поведения.  Предварительный контроль используется  в 3-х ключевых областях - по  отношению к человеческим, материальным  и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль. Этот  вид контроля осуществляется  непосредственно в ходе выполнения  работ.

Для осуществления текущего контроля деятельности в организации  используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный  учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность организации и  всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально  в строго определенной форме.

Для координации деятельности и оптимизации взаимодействия между  подразделениями, выявления проблем, нахождения путей решения еженедельно  проводится планерка, членами которого являются начальники отделов. На планерке анализируется деятельность всех подразделений  за прошедший период, формируется  план на предстоящую, вносятся предложения  по повышению эффективности планирования производственной деятельности.

3. Заключительный контроль. Этот вид контроля предполагает  оценку результатов работы после  того, как она выполнена. Либо  сразу по завершению контролируемой  деятельности, либо по истечении  определенного заранее периода  времени фактически полученные  результаты сравниваются с требуемыми.