Контроль в системе менеджмента

    Государственный контроль представлен специальными органами государственного аппарата, компетенция которых распространяется на проверку соответствующих процессов во всех отраслях национальной экономики. В ходе социально-политических и экономических преобразований государственный контроль претерпел кардинальные изменения — от господствующего положения в дореформенном периоде до обычной практики, принятой в условиях рыночной экономики, исходя из особенностей ее государственного регулирования на современном этапе.

    Внутренний  контроль выступает составной частью системы корпоративного управления и осуществляется как непосредственно руководством и другими должностными лицами хозяйствующего субъекта, так и его специальными контрольными службами или привлеченными специализированными организациями. В свою очередь, внутренний контроль может осуществляться собственником (через создание ревизионных комиссий или на договорной основе) и исполнительным органом путем создания специальной службы внутреннего контроля (аудита) либо непосредственно управленческим персоналом. В последнем случае такой контроль нередко называют управленческим, рассматривая его по аналогии с управленческим учетом одним из средств решения управленческих задач каждого юридического лица или индивидуального предпринимателя.

    Аудиторский контроль характерен для рыночной экономики и появился в нашей стране лишь в начале 90-х годов прошлого века. Представляя собой независимую проверку состояния бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, аудиторский контроль невольно вторгается и во все смежные вопросы финансово-хозяйственной деятельности субъектов, благодаря чему он правомерно рассматривается как отдельный вид экономического контроля.

    Общественный  контроль осуществляется контрольными органами общественности и представляет собой самый массовый вид экономического контроля. Общественный контроль, как и государственный, с переходом к рыночной экономике подвергся существенной модернизации. Он не патронируется государством, а развивается самостоятельно в той естественной среде, которая создается в рамках демократического правового государства.

    По  сфере применения различают финансовый и административный экономический  контроль.

    Финансовый  контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовый отдел, бухгалтерия, ревизионные комиссии, наблюдательные советы, а также экономисты и бухгалтеры производственных подразделений. Функция контроля значительно усовершенствовалась за счет использования компьютерной техники, которая позволяет ускорить процесс сбора и обработки информации.

    Административный  контроль ведут на всех уровнях управления, он призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями.

    По  источникам контрольных данных выделяют документальный и фактический контроль.

    Документальный  контроль осуществляется по документальным данным. В качестве источников данных выступают бизнес-планы, сметы, бюджетные задания структурным подразделениям хозяйствующих субъектов, годовая и промежуточная бухгалтерская отчетность, формы статистической и налоговой отчетности, а также первичные документы.

    Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут  быть как достоверными, так и недостоверными, полными и неполными. Это в  известной мере ограничивает возможности документального контроля в полном и объективном отражении хозяйственных процессов и объектов.

    Фактический контроль осуществляется по данным фактического осмотра проверяемых объектов. Достоинство фактического контроля состоит в том, что он обеспечивает безусловную достоверность данных. Однако из-за отсутствия необходимой информации во всей полноте он не в состоянии воссоздать всю картину хозяйственных процессов и объектов, поэтому его следует сочетать с документальным контролем.

    По  охвату проверяемых объектов выделяют сплошной и выборочный контроль.

    Сплошной  контроль означает проверку объектов (хозяйственных операций) в сплошном порядке и является очень трудоемким, в связи с чем используется по отдельным участкам финансово-хозяйственной деятельности.

    Выборочный контроль ограничивается проверкой отдельного круга проверяемых объектов (хозяйственных операций) по существующим методам их отбора, на основании которой по выборочной совокупности формируются выводы.

    По  периодичности проведения можно  выделить систематический (регулярный) и разовый (эпизодический) контроль.

    Систематический (регулярный) контроль проводится, как правило, с определенной периодичностью и характерен для государственного, внутреннего и аудиторского контроля. Общественный контроль часто бывает разовым (эпизодическим), он обусловлен в основном теми или иными общественными интересами (инициативами).

    Различают предварительный, текущий и итоговый контроль.

    Предварительный контроль предшествует началу активной деятельности организации. По содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе. Управленческую систему проверяют на соответствие существующей структуре организации, анализируют качество принятых решений, подготовленных документов, их соответствие требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом определяет успех будущей работы.

    С помощью предварительного контроля персонала необходимо, прежде всего, ответить на вопрос, сможет ли он решать предусмотренные планом задачи, поэтому кадровые службы тщательно изучают сотрудников на профессиональную пригодность, отбирают лиц, наиболее подходящих для выполнения предстоящей работы. Контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к категории специалистов. Его основные инструменты — разного рода тесты, собеседования, экзамены.

    В сферу предварительного контроля персонала  входят такие вопросы, как понимание целей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Кроме того, в его функции входят подготовка и переподготовка кадров, их инструктирование, создание возможностей для творчества и рационализаторства, нормальных условий труда.

    Третье  направление предварительного контроля — состояние материальных и финансовых ресурсов организации: их наличие, соответствие потребностям по структуре и объему, гарантированность поставок. Средства предварительного контроля финансовых ресурсов организации и их предполагаемого распределения — бюджет или смета, позволяющие проверить надежность источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляют, исходя из опыта, но по ряду категорий затрат статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться на данные других организаций и среднеотраслевые показатели.

    Текущий контроль обычно существует в стратегической и оперативной формах.

    Основной  объект стратегического контроля —  эффективность использования ресурсов с точки зрения достижения конечных целей организации. Он осуществляется не только по количественным, но и по качественным показателям. Процесс стратегического контроля сводится к сбору, обработке, оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений научно-технического прогресса, новых методов работы, технологий и др. как в организации в целом, так и в ее подразделениях.

    Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. В частности, на движение продукции в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда), загрузку техники и оборудования, соблюдение общего графика работы, наличие запасов сырья, материалов, топлива, состояние незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, расходование денежных средств.

    Что касается персонала, то хорошо известная  форма текущего контроля – это  наблюдение. Когда менеджер лично наблюдает за действиями подчиненного, он может одновременно направлять их и корректировать проблемы по мере их возникновения. Следует отметить, что в последние годы текущий контроль все чаще выполняется с применением технических средств.   

    Итоговый (заключительный) контроль связан с оценкой выполнения организацией планов и составлением новых. Предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за текущий период, но и сильных и слабых ее сторон.

    Основной  недостаток контроля данного типа состоит в том, что к моменту получения менеджером информации ущерб уже нанесен. Однако для многих действий и операций итоговый контроль будет единственным реальным вариантом, например, финансовые отчеты. Так, если отчет о доходах показал, что доходы от продаж понизились, то это отображает уже свершившийся факт. В этом случае менеджер может только постараться максимально точно определить причину и исправить ситуацию.

    14.3. Этапы контроля

    Процесс контроля состоит из нескольких этапов.

    На первом этапе происходит определение параметров функционирования и развития организации, которые необходимо впоследствии контролировать, и источников информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, соответствующих целям организации и заложенным в планы задачам. Речь может идти о нормах расходования материальных ресурсов на единицу продукции и объем работ, денежных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т. д.).

    Устанавливая  стандарты, нормы и плановые задания, каждая организация исходит, прежде всего, из представления о своем  предназначении, из четко сформулированной миссии, а также целей функционирования и развития. Миссия и цели предопределяют те «вершины», которые надо взять, показывают, на что надо ориентироваться, для чего привлекать и как использовать ресурсы. Из этого можно сделать вывод, что стандарты могут и должны пересматриваться и прежде всего потому, что в их основе лежат прогнозы.

    К нормативам предъявляют следующие  требования: научная обоснованность, гибкость, то есть способность изменяться в соответствии с новыми условиями, надежность, выполнимость в нормальной ситуации, адекватное отражение реальных процессов. При соблюдении этих требований нормативы могут быть критериями оценки деятельности подразделений и отдельных лиц.

    Конечно, не все, что нужно контролировать, можно выразить в количественных показателях (например, морально-психологический климат в коллективе). Это усложняет процесс контроля, но в ряде случаев его можно осуществить, ориентируясь на реакцию людей.

    На  втором этапе создают модель системы управления организацией, в которой отражают потоки ресурсов, информации, точки образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие моменты для осуществления контрольных действий — так называемые «точки контроля».

    Третий  этап заключается в получении информации о реально достигнутых результатах и сопоставлении ее с соответствующими нормативами, что позволяет определить, имеются ли отклонения от стандартов, находятся ли они в допустимых пределах и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

    Измерения — самый трудный и дорогостоящий  элемент контроля. На их долю приходится основная часть затрат, величина которых зачастую и предопределяет, стоит заниматься контролем или нет — ведь задача последнего состоит прежде всего в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.

    Информация, предназначенная для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволять принимать обоснованные решения о том, действовать или бездействовать в данной ситуации, а если действовать, то как, с какой интенсивностью. Источниками этой информации служат постоянные целевые наблюдения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и многое другое.

    При оценке ситуации могут возникнуть «подводные камни», связанные с психологией людей, поскольку любая информация рассматривается через призму личного восприятия и поэтому приобретает субъективную окраску. Так, очевидными кажутся те факты, в истинности которых никто не хочет сомневаться, а не те, истинность которых неоспорима. Поэтому сомнению целесообразно подвергать все и, прежде всего, самое очевидное, кажущееся аксиомой. Чтобы субъективизма и ошибок было меньше, в крупных организациях создают специальные подразделения по планированию, сбору и оценке контрольной информации.