Контроль в системе менеджмента

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 
 
 

Кафедра Менеджмента 

 Факультет  МиМ                    Специальность Экономика труда

                                                                         
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

по  дисциплине Менеджмент 

Тема  «Контроль в системе менеджмента» 
 
 
 
 
 

                                                          Студент  

                                                   Курс          № группы

                                                    Личное дело №

                                                      Преподаватель  
 
 
 
 
 
 

Москва  – 2010 

Содержание 
 

Введение……………………………………………………………………..…3

1. Формы, функции и виды контроля………………………………….……4
2. Этапы контроля……………………………………………………………7
3. Объекты контроля………………………………………………….…….10

Заключение…………………………………………………………….……..13

Список  литературы…………………………………………………….…….14 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

       В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению.

       А управление рассматривается как  процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это  не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важным для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

       Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

       Я рассмотрю в данной работе только оду из этих функций – контроль. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Формы, функции и виды контроля 

    Различают две формы контроля – финансовый контроль и административный.

    Финансовый  контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники позволяет сформировать также и систему централизованного контроля, обеспечивающую современный контроль результатов финансовой деятельности фирмы.

    Административный  контроль ведется на всех уровнях  управления фирмой и призван оценивать  деятельность сотрудников фирмы.

    Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.

    Функции контроля тесно связаны с функцией регулирования, т.е. с принятием решений  по ликвидации отклонений, выявленный на стадии контроля.

    Регулирование, как и контроль, охватывает все  сферы деятельности фирмы.

    Назначение  контроля и регулирования можно  сформулировать следующим образом:

1. фиксирование результата управленческой деятельности и ее оценка;
2. фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;
3. фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятий;
4. разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

    Уточнение назначения контроля позволяет оценить весь комплекс факторов (человеческих, технологических, управленческих, экономических), способствующих получению эффективных результатов. Фирма должна современно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. Функции контроля и регулирования реализуются постоянно, а временные характеристики их определяются выбранной системой контроля.

    Контроль  и регулирование осуществляется на всех уровнях управления фирмой: на уровне фирмы в целом, на уровне отдельных подразделений, на уровне группы или отдельного работника.

    Различают три вида контроля:

1. предварительный контроль в основном используется для контроля ресурсов, хотя в целом здесь осуществляется также и текущий, и окончательный контроль;
2. текущий контроль осуществляется в основном в ходе процесса производства, хотя предварительный и окончательный виды контроля здесь также присутствуют;
3. заключительный контроль – это контроль результатов деятельности организации, качества либо предлагаемых услуг.

    Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей  и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности  разработанных планов путем моделирования  будущей деятельности.

    Текущий контроль производится от начала деятельности до момента получения результата. Его цель – вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и нормативов.

    Заключительный  контроль осуществляется после выполнения какой-либо программы. Его цель –  получение информации о деятельности работников, которых необходимо поощрить за достигнутые результаты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Основные  этапы контроля 

    Рассмотрим  этапы контроля и составные элементы его системы. К последним относятся: перечень параметров, подлежащих контролю, источники информации; механизм ее сбора и отслеживания; служба обработки, анализа и обобщения сведений: система корректировки ранее принятых решений. Перечисленные элементы поочередно действуют на соответствующих этапах контроля.

    На  первом этапе определяются параметры функционирования и развития фирмы, которые необходимо контролировать. На практике это различного рода стандарты и нормативы, соответствующие целям организации и заложенным в ее планах задачам. В их числе могут быть нормативы расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ; нормы денежных затрат; показатели эффективности: различного рода финансовые нормативы; нормы информированности; программные нормативы.

    К нормативам предъявляются такие  требования, как научная обоснованность, достоверность, надежность, гибкость (способность изменяться в соответствии с новыми условиями), выполнимость в нормальной ситуации (слишком низкие нормативы расхолаживают, слишком высокие - пугают), адекватность отражения реальных процессов и явлений, а поэтому способность служить критериями оценки деятельности конкретных подразделений и отдельных лиц.

    В хозяйственной практике нормативы  служат не только для оценки степени  достижения фирмой, подразделениями  и сотрудниками стоящих в плане целей, но и для внешних сопоставлений, распределения работы среди исполнителей, разъяснения требований к ней; определения кандидатов на выдвижение и т.п.

    Конечно, процесс контроля усложняется тем, что не все, например, морально-психологический климат в коллективе, можно выразить в количественных показателях. В этих случаях приходится ориентироваться, скажем, на различные реакции людей.

    На  втором этапе контроля создается модель фирмы, в которой отражаются потоки ресурсов и информации, места образования промежуточных и конечных результатов, а также наиболее подходящие места, где контроль осуществляется, - так называемые “точки контроля”.

    Третий  этап контроля заключается в “снятии” информации о реально достигнутых результатах и сопоставлении ее с существующими нормативами, что позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли прибегнуть к координирующим действиям.

    Измерения - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. На них приходятся большая доля затрат, величина которых зачастую и предопределяет, стоит ли вообще заниматься контролем: ведь задача последнего - определить пути снижения расходов, а не копаться в мелочах, пусть даже и интересных.

    Информация  должна поступать своевременно, быть точной, позволять принимать обоснованные решения о том, действовать или бездействовать в данной ситуации, а если действовать, то как, в каком направлении, с какой интенсивностью. Источниками информации, предназначенной для нужд контроля, служат постоянные целевые наблюдения, текущие статистические данные общего характера, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и многое другое.

    При оценке ситуации могут возникать  различные психологические проблемы и подводные камни. Чаще всего очевидными и ясными кажутся те факты, в истинности которых люди не хотят сомневаться, а не те, истинность которых действительно неоспорима. Поэтому сомнению целесообразно подвергать все, и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиомой, ибо ничто так не обманчиво, как очевидность. При этом нужно не забывать, что любая информация всегда рассматривается через призму субъективного восприятия, а поэтому приобретает соответствующую окраску.

    Чтобы ошибок было меньше, в фирмах, располагающих  достаточными средствами, создаются специальные подразделения по сбору и обработке информации, ее анализу, сравнению полученных результатов с нормативами, формулировке причин отклонений и постановке задач по нормализации положения дел. В задачу этих подразделений входит также планирование самого процесса сбора информации, его графика, соответствующих методик.

    Четвертый этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности фирмы - пересмотре планов, перераспределении заданий, модификации целей, совершенствовании технологии и процесса управления. Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела в фирме идут неплохо, в соответствии с планом, а поставленные цели в основном достигаются, то лучшая корректировка - отсутствие корректировки. Дело в том, что, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем борьба с отклонениями обходится недешево, и ее по возможности стараются избежать, сразу же определив допустимую степень отклонения от нормы, которая не должна вызывать тревоги. В этом случае система корректировки будет включена только с появлением реальной опасности.

    На  практике существует два варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, путем их ликвидации или нейтрализации; второй - в изменении стандартов, которые могли быть ошибочными, поскольку устанавливались на основе прогнозов (в зависимости от ситуации стандарты могут ожесточаться или ослабляться). 

Объекты контроля 

    Объектами контроля являются характеристики организации как системы: характеристики входа (все виды ресурсов), процесса (процесса производства изделий или услуг) и выхода (продукта). Контроль в организациях должен осуществляться системно, т.е. контролю подвергаются ресурсы, процесс, продукт.