Контроль как функция менеджмента

      Масштаб допустимых  отклонений и принцип  исключения  

    Показатель  результативности дает четкую и ясную  цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных  случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться  от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит  в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели. Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять  слишком большой масштаб, то возникающие  проблемы могут приобрести грозные  очертания. Но, если масштаб слишком  маленький, то организация будет  реагировать на очень большие  отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая  система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации. В подобных ситуациях достигается  высокая степень контроля, но процесс  контроля становится не эффективным. Для  того чтобы контроль был эффективным  он должен быть экономным. Преимущества системы должны перевешивать затраты  на ее функционирование. Один из способов возможного увеличения экономической  эффективности контроля состоит  в использовании метода управления по принципу исключения. Состоит он в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

    Измерение результатов.

    Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные  стандарты, - это самый трудный  и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать  тому виду деятельности, который подвергается контролю. 
          Передача и распространение информации.

    Распространение информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести  до сведения соответствующих работников организации как установленные  стандарты, так и достигнутые  результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и  доводится до сведения ответственных  за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять  необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью  уверенным, что установленные стандарты  хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная  связь между теми, кто устанавливает  стандарты и теми, кто должен их выполнять.

    Оценка  информации о результатах.  

    Заключительная  стадия этапа сопоставления заключается  в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая  адекватно описывает исследуемое  явление и существенна необходима для принятия правильного решения.

    3. Действия.

    После вынесения оценки, процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбирать одну из трёх линий  поведения: ничего не предпринимать, устранить  отклонение или пересмотреть стандарт. 
       Ничего не предпринимать.

    Основная  цель контроля состоит в том, чтобы  добиться такого положения, при котором  процесс управления организацией действительно  заставлял бы ее функционировать  в соответствии с планом. К счастью, дела не всегда идут плохо. Если сопоставление  фактических результатов со стандартами  говорит о том, что установленные  цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся  один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система  контроля показала, что в каком-то элементе организации все идет хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя циклы контроля.       

    Устранить отклонения.  Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединенных усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.       

    Пересмотр стандартов.  Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться не реальными потому, что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

     1.3.Поведенческие  аспекты контроля.

    Существует  два вида контроля:  внешний  и  внутренний.  Идея внешнего  контроля  заключается  в  том,  что  люди  лучше  выполняют   свои обязанности  тогда,  когда  их   деятельность   находится   под   постоянным

    контролем, и при  этом  точно  знают,  какое  поощрение  получит  за  хорошо выполненную работу и  какое  наказание понесет за  плохую  работу.  Психологи отмечают  несколько  причин  улучшения  работы   при   внешнем   контроле: руководство  использует информацию, полученную после  проведения  работ  для оценки  деятельности  сотрудников;  повышенное  внимание    контроля   может  означать, что данная сфера деятельности вошла в раздел  важных;  большинство  людей любят видеть результат  своего  труда  воочию,  а  контроль  делает  их общественно-известными.

    По-другому  выглядит  система  внутреннего  контроля,  основываясь  на коллективном определение цели организации и  ее подразделений. Этот  контроль служит  не  для  того,  чтобы  зафиксировать  ошибки,  а  для   того   чтобы предотвратить  их,  подсказать  людям,  как  лучше  работать.   Самоконтроль возможен только в условиях преобладания здорового  морально-психологического климата в коллективе. Поэтому  чаще  всего  внутренний  и  внешний  контроль используют вместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

    Люди  являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры  контроля менеджер должен принимать  во внимание поведение людей. Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает  сильное и непосредственное воздействие  на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно  делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить  их направить свои усилия на достижение целей организации. К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение  сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

     1.4. Эффективность  контроля

    Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами. Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен  на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещений об их результатах важно только как  средство достижения цели. 
       Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

    Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно  важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. 
       Для того чтобы контроль был эффективным, он должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его поведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этой, важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля – это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают, сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.

    Как правило, наиболее эффективный контроль-это  простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют  меньше усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что, если система контроля слишком  сложна и люди, взаимодействующие  с ней, не понимают и не поддерживают её, такая система контроля не может  быть эффективной. Избыточная сложность  ведёт к беспорядку, являющемуся  синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих  с системой контроля и реализующих  её. Очень редко стремятся достичь  при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку  прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших  затрат усилий и средств.

    Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень  сложности. Контроль на международном  масштабе является особенно трудным  делом из-за большой организации  и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих  ответственность за решение тех  проблем, которые от них не зависят.   

     II.Управленческий контроль как система и составная часть системы управления организацией

    2.1. Цели и задачи  управленческого  контроля

    Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной  части понятия управления (или  как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические  особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой  позиции и с практической точки  зрения, рассматривая его как систему  и составную часть системы  управления организацией.

    Итак, в широком смысле управленческий контроль – это система, состоящая из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

    Эффективная система контроля предусматривает  определенные цели и задачи. Основными  целями являются:

    -сохранение  и эффективное использование  разнообразных ресурсов и потенциала  организации; 

    -своевременная  адаптация организации к изменениям  во внутренней и внешней среде; 

    -обеспечение  эффективного функционирования  организации, а также ее устойчивости  и максимального развития в  условиях многоплановой конкуренции. 

    Достижение  целей системы, как известно, обеспечивается реализацией задач, которые заключаются  в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:

    -соответствие  деятельности организации принятому  курсу действий (т.е целевым установкам  и ориентирам) и стратегии; 

    -устойчивость  организации с финансово-экономической,  рыночной и правовой точек  зрения;