Контроль и регулирование в управлении предприятием

 

2 Анализ системы контроля и регулирования на ООО «Инола»

2.1 Организационно-экономическая характеристика  организации

Общество с ограниченной ответственностью «Инола» было зарегистрировано в Едином государственном регистре юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей решением Минского Горисполкома 2 марта 2000 года. 

ООО «Инола» является юридическим лицом по законодательству Республики Беларусь и имеет свой самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, печать со своим наименованием и другие реквизиты.

ООО «Инола» осуществляет предпринимательскую деятельность (бытовая химия) в сферах:

- закупка товаров;

- хранение;

- сбыт;

- доставка.

Управлением предприятия в целом  занимается директор (в прошлом - индивидуальный предприниматель). В его ведении находятся вопросы стратегического характера.

Центральная проблема фирмы в сфере закупок состоит в координации закупок и продаж. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках, т.е. руководитель фирмы владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке.

В обязанности главного бухгалтера входит ведение бухгалтерского учета, формирование отчетов для налоговой  инспекции, начисление налогов, решение  всех вопросов связанных с налоговой  отчетностью и др. Кассир принимает выручку у экспедиторов и оформляет документы по движению товаров.

Общество с ограниченной ответственностью «Инола» арендует складские площади и офисные помещения в черте города. Офис ООО «Инола» находится в одном здании со складом. Поэтому менеджеры могут контролировать наличие материала на складе, отгрузку, погрузку и проводить инвентаризацию в непосредственной близости от офиса. Благодаря этому упрощена схема документооборота.

Менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск  поставщиков, приемку товаров, слежением за товарными запасами. Менеджер по работе с покупателями решает вопросы, связанные с качеством товаров и предоставляемых услуг, вырабатывает политику поддержания связей с покупателями, следит за расчетами с покупателями. Менеджер по сбыту координирует действия торговых агентов, занимается приемом их на работу, увольнение, начислением зарплаты, контролирует качество их работы, готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону. Менеджер по доставке контролирует деятельность экспедиторов, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей. Еще один менеджер занимается организационными вопросами, анализом деятельности, т.е. «на подхвате».

На ООО «Инола» для доставки товаров в магазины приглашают водителей с собственным автотранспортом. В их обязанности входит доставка товаров в магазины и инкассация средств за товар.

Задачей торговых агентов является регулярное посещение магазинов, прием  заказов, доставка рекламных материалов, сбор информации о магазинах, поиск новых покупателей.

Для оценки текущего финансового состояния  ООО «Инола» использована финансовая отчетность за 2008 и 2009 годы.

В 2008 году среднесписочная численность  работников была 8 человек, фонд заработной платы составил 72,3 млн. руб. В 2009 году в связи с увеличением объемов производства выросла среднесписочная численность работников до 10 человек, и фонд заработной платы составил 91,4 млн. руб. Можно сделать вывод, что за отчетный год заработная плата выросла на 26,4%. Увеличение данного показателя связано с увеличением в течение года минимальной заработной платы и количества работников на данном предприятии.

Выручка от реализации услуг в 2009 году составила 8 921,4 млн. руб., что на 32,9% больше чем в 2008 году (6 714,0 млн. руб.). Увеличение выручки на данном предприятии связано с тем, что в 2009 году расширился рынок сбыта продукции и услуг данной фирмы.

Из полученной выручки уплачиваются налоги, сборы и отчисления, которые  в 2009 году составили 2 176,3 млн. руб. На производство услуг было затрачено 4 677,2 млн. руб. В итоге чистая прибыль предприятия в 2009 году составила 2 067,9 млн. руб., что в 1,3 раза выше, чем в 2008 году (1,6 млн. руб.). Приведенные выше показатели сведем в таблицу 1.

Проанализировав данные таблицы 1, можно  сделать вывод, что из-за увеличения себестоимости продукции и услуг рентабельность снизилась до 44,2%. Несмотря на это все остальные показатели заметно возросли, что позволяет сказать об увеличении эффективности производства на ООО «Инола».

Таблица 1 - Экономические показатели деятельности ООО «Инола» за 2008-2009 гг. (млн. руб.)

Показатели	2008 год	2009 год	Отклонения, +/-	Темп роста, в %
Выручка от реализации	6 714,0	8 921,4	2207,4	132,9
Затраты на производство	2 579,7	4 677,2	2097,5	181,3
Налоги, сборы и отчисления	1 083,3	2 176,3	1093,0	200,9
Прибыль	1604,0	2 067,9	463,9	128,9
Численность, чел.	8	10	2	125,0
Фонд заработной платы	72,3	91,4	19,1	126,4
Рентабельность, %	62,2	44,2%	-18%	71,1

 

Примечание. Источник: собственная  разработка на основании данных ООО  «Инола»

Снижение рентабельности деятельности ООО «Инола» отрицательный момент в деятельности данной организации, но освоение новых видов деятельности и расширение рынков сбыта своих товаров позволит в будущем ООО «Инола» улучшить показатели своей экономической деятельности.

2.2 Анализ системы контроля и регулирования в ООО «Инола»

ООО «Инола» имеет линейную структуру управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимно подчиненных органов в виде иерархической лестницы. Каждый работник организации подчинен только одному руководителю и, следовательно, связан с вышестоящим органом через него.

Во время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документооборота в любых подразделениях организации. В результате возникает необходимость создания эффективной информационной системы, обеспечивающая возможность принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях, позволяющая повысить качество и оперативность реализации принимаемых решений.

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с  теми или иными документами. Для  эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла - от создания до списания в архив.

В процессе управления документами  возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

- большое количество документов;

- большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

- сложные схемы согласования документов;

- отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

- поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Основными задачами организации контроля докусментооборота в ООО «Инола» являются:

- обеспечение выполнения поручений директора ООО «Инола» и данных по поступившим заявкам;

- организация и осуществление контроля своевременного исполнения решений, поручений, содержащихся в организационно-распорядительных документах предприятия;

- обеспечение руководства предприятия оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений, систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы;

- обеспечение соблюдения установленного порядка работы.

Все служащие обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководитель организации обязан знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами и установить порядок работы, исключающий нарушения действующих процедур.

Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документов на контроль;

- доведение документа (поручения) до исполнителя;

- проверку хода исполнения;

- учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.

Поручение по исполнению документа  должно быть дано руководителем в  течение суток со времени поступления документа на рассмотрение. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.

Документы и поручения считаются  исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и представления сотруднику, осуществляющему контроль материалов, подтверждающих исполнение.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

Обязательному контролю исполнения подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов РБ, судебных органов;

- решения ООО «Инола»;

- приказы, распоряжения, нормативные акты;

- поручения руководителя;

- распорядительные документы.

Постановке на контроль подлежат также  поручения с формулировками «доложить», «представить», «внести предложения», «подготовить проект ответа (документа)» и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени.

Необходимость постановки документа  на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя и содержания документа.

Сроки исполнения могут указываться  в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя.

Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен в первый следующий за ним рабочий день.

В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или  резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в организации.

На ООО «Инола» такие операции, как закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата осуществляются ежемесячно, т.е. экономист предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.

Недостаток этой системы - неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме реализованной продукции и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают к экономисту ежедневно).

Вышесказанное делает необходимым  создание системы обеспечения руководителя данной организации оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы - важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц.

Важной задачей организации в данном случае становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.

Информация, которая собирается для  обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

- своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;

- достоверности;

- релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;

- полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);

- полноте, т.е. не должно быть упущений;

- понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;

- регулярности поступления.

Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации  на предприятии. Трудоемкость обработки  детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга - дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

Для создания системы информационных потоков необходимо:

- определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;

- проанализировать существующий на предприятии документооборот;

- разработать новую систему документооборота.

В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков - выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков - составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.