Контроль и регулирование в системе управления

  В связи с  этим руководство высшего звена  устанавливает МАСШТАБ ДОПУСТИМЫХ ОТКЛОНЕНИЙ, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

  Определение масштаба допустимых отклонений —  вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Такая система контроля может парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее препятствовать, чем помогать достижению целей организации. В подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, но ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ становится неэффективным.

  Распространение информации играет ключевую роль в  обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

  Заключительная  стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация — это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

3. Корректирующие действия.

  После вынесения  оценки процесс контроля переходит  на третий этап. Менеджер должен выбрать  одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

  Основная цель контроля состоит в том, чтобы  добиться такого положения, при котором  процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела не всегда идут плохо. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.

  Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

   Не все  заметные отклонения от стандартов следует  устранять. Иногда сами стандарты могут  оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Успешно действующие организации зачастую вынуждены пересматривать свои стандарты в сторону повышения. Кроме того, временами оказывается, хотя это и не должно происходить слишком часто, — что планы составлены чересчур оптимистично. Поэтому стандарты подчас надо пересматривать и в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически, делают тщетными стремления рабочих и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию. 

3. Основные принципы контроллинга.

  Существуют  четыре основных принципа контроллинга:

  1. Принцип движения и торможения. Обеспечение разработки и реализации стратегических решений является потенциалом успеха деятельности организации, ее движением вперед, а создание и сохранение условий для успеха тесно связанно с понятием «инновация». Поэтому необходимо воздействие на процессы тормозящие развитие и постоянное обновление всей деятельности организации, особенно в сфере управления.

  2. Принцип своевременности. Контроллинг ориентирован на будущее и служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Способность организации к своевременному реагированию на рыночные изменения зависит от времени интервала между возникновением нового шанса или риска и конкретным действием, а также от времени, необходимого для выработки изменений плана и их внедрения.

  3. Принцип стратегического сознания. Заключается в оценке всех решений и действий в первую очередь с позиций его соответствия стратегическим программам. Стратегическое сознание, представляет собой фильтр, который предотвращает реализацию оперативных решений, либо модифицирует их, если они не соответствуют стратегическому плану.

  4. Принцип документирования. Позволяет в любой момент установить посылающего и принимающего информацию, дату передачи и ее содержание.

  Важность контроллинга заключается в том, что это  система оценки всех сторон деятельности предприятия, его подразделений, руководителей и сотрудников с точки зрения своевременного и качественного выполнения запланированных стратегических показателей, выявление отклонений и принятие безотлагательных действий для того, чтобы намеченные планом результаты были достигнуты при любых изменениях хозяйственной ситуации. 

4. Понятие о современных системах управленческого контроля.

    Современное управление составляет всю совокупность знаний, накопленных за сотни и тысячи лет практики в виде концепций, теорий, принципов, способов и форм управления. Менеджмент как наука направляет свои усилия на выявление самой природы управленческого труда, выяснение связей между причиной и следствием, факторов и условий, при которых совместный труд людей оказывается более полезным и продуктивным.

  В ХХ в. процессы заметно ускорились под воздействием революционных изменений в науке  и технике, вызывавших бурное развитие производительных сил во всех частях земного шара. Современные организации развиваются в условиях радикального ускорения, как внутрифирменных, так и внешних отношений. И современные системы управленческого контроля должны не только позволять своевременно и качественно управлять текущими делами, но и способствовать разработке стратегии и политики организаций

  К факторам, формирующим новые подходы к управленческому контролю, относят процессы глобализации общественного развития, отражающие постоянно растущую взаимосвязанность и зависимость всех стран мира. В результате появления скоростных средств сообщения и развития электронных средств телекоммуникаций люди, живущие в разных странах и регионах, стали не только ближе друг к другу, но и более мобильны и взаимозависимы. Информация, которая передается по каналам коммуникаций, минуя государственные границы, – это знания, необходимые людям для того, чтобы глубже постичь окружающий мир.

    Говоря  о развитии управленческого контроля (систем контроля) в современных  условиях необходимо исходить из сложившейся ситуации, условий и тех тенденций, которые существуют в настоящее время:

  Сокращение  по продолжительности каждого последующего периода в развитии управления, которое особенно заметно при движении от начала к концу ХХ в. Это отражает ускорение изменений и в развитии управленческого контроля, которое при условии сохранения такой тенденции должно быть учтено в прогнозах на будущее.

    Управление  и контроль все меньше опираются  на механические и рационалистические решения, базирующиеся на количественном инструментарии (в т. ч. на методах исследования операций). Это обусловлено резким усложнением взаимосвязей между предприятиями как в мировой экономики, так и внутри страны или организации^. Возросшая неопределенность в окружающей среде разрушает самые точные и обоснованные оптимизационными расчетами стратегии и планы. В лучшем положении оказываются предприятия, которые быстрее приспосабливаются к изменениям. Поэтому внимание управленческого контроля в современных условиях переключается с контроля реализации планов и технических заданий на людей, их реализующих, с детально выполненных расчетов на формирование и поддержание культуры, которая должна объединять людей, создавая творческую атмосферу в организации питающуюся ее новыми идеями, с использования глобальных систем контроля и учета на развитие механизмов самоконтроля.

  Выделение лидерства  как главного инструмента решения проблем управления в последнем десятилетии. В отличие от управления, механически манипулирующего системами, культурами, людьми и показателями, лидерство в современном управлении основывается на принципах гуманизма в управлении совместным трудом, на создании творческой среды и коллективной заинтересованности в достижении результатов. В то же время отмечается необходимость разработки новых подходов к решению главной проблемы: максимально использовать все наработки по управлению, привести в соответствие его противоречивые рекомендации и обеспечить одновременное управление множеством факторов, воздействующих на параметры организаций. Задачей управленческого контроля при этом должно быть обеспечение наиболее полного видения ситуации и четкая реакция на ее изменение. 

  Заключение.

  Таким образом  можно сделать вывод, что:

• Контроль должен быть всеохватывающим, держать в поле зрения все основные сферы деятельности фирмы, внешнюю ситуацию н внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о тотальности, мелочности, фиксации любых событии - это дорого и практически невозможно и ведет к потере самостоятельности людей, освобождает их от ответственности, а о разумном, научно обоснованном подходе, позволяющем получить достаточно полную и объективную картину происходящего.
• Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, отражать общие приоритеты развития фирмы. Второстепенные же сферы часто проверять не стоит, тем более докладывать руководству обо всех мелочах; а над простыми операциями контроль вообще вряд ли имеет смысл, так как отвлекает много сил и средств.
• Контроль должен быть своевременным - «в нужном месте и в нужный час», с тем чтобы обнаружить отклонения и устранить их, пока не поздно. Удобный момент для ревизии самого процесса выполнения плана определяется не спонтанно, а в зависимости от стадии его выполнения, скорости протекания соответствующих технических, технологических и хозяйственных процессов.
• Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации.
• Эффективный контроль невозможен без учета человеческого фактора. Поэтому он должен быть не только объективным, но и доброжелательным, не допускать скрытого наблюдения за сотрудниками, значительно ухудшающего морально-психологический климат в фирме, исключать поиск «козлов отпущения», что невозможно без максимальной открытости, гласности.

  Список  литературы.

  .

1. Васецкий А.А., Тарасов Н.А, Яновский В.В. «Основы менеджмента» (Санкт-Петербург, 2007 г);
2. М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури «Основы менеджмента» ( перевод с англ. , Москва, 1997г.).