Кадровый аудит в филиале организации

 

 

 

 

 

Оформляем результаты проведения кадрового  аудита

 

Для удобства проверки кадровых документов рекомендуем оформить журнал, в котором  можно фиксировать ход проверки (наличие или отсутствие документа, оформлен ли документ в соответствии с действующим законодательством  и т.д.) (см. пример 2).

 

Пример 2.

 

 

Вид документа	Присутствует		Отсутствует	Соответствие    законодательству  РФ	Дополнительные  сведения
	полностью	частично  (в % или  указать   кол-во)
1	2	3	4	5	6
...	...	...	...	...	...
Приказы         (распоряжения)  о приеме        работников      на работу	нет	85%	нет	да	Нет приказов    (распоряжений)  о приеме на     работу:         - менеджеров    отдела          маркетинга;     - начальника    АХО
Журнал          регистрации     локальных       нормативных     актов	нет	нет	да	нет	Разработать     форму журнала
Должностные     инструкции      работников	нет	90%	нет	частично	Нет             должностных     инструкций      секретаря       директора       филиала,        работника       столовой и      кассира         бухгалтерии
...	...	...	...	...	...

 

 

 

Результаты проведения кадрового  аудита филиала оформляются актом. Акт подписывают все лица, которые  принимали участие в проведении аудита кадровой документации филиала (см. пример 3).

 

Пример 3.

 

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М"

ООО "Сирта-М"

117186, Российская Федерация, г. Москва,

ул. Нагорная, д. 12, стр. 7

ИНН 6475952875

ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728

р/с 32453218764799494987 в ЗАО "Икомбанк"

к/с 56732146512127649987

БИК 651037376

Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11

e-mail: sirt-m@mm.ru

 

Акт N 6/2010

о результатах проведения кадрового  аудита

в филиале ООО "Сирта-М"

 

г. Тверь "28" июня 2010 г.

Время составления акта: 15 часов 30 мин.

 

          начальником  отдела кадров ООО "Сирта-М" Кузнецовым О.Т.

    Мною, ----------------------------------------------------------------,

                   (должность, фамилия, инициалы  составителя акта)

 

при участии следующих лиц:

              ООО "Сирта-М" Данильчинкова Л.Ю.

юрисконсульта ------------------------------------------------------------,

                                   ООО "Сирта-М" Малининой Л.С.

менеджера по управлению персоналом ---------------------------------------,

                         ООО "Сирта-М" Волковой Г.И.

инспектора отдела кадров -------------------------------------------------,

проведен    аудит    кадровой    документации     филиала    ООО "Сирта-М",

                          170016, Тверская область, г. Тверь, ул. Левитана,

расположенного по адресу: -------------------------------------------------

д. 37, корп. 3

--------------------------------------------------------------------------.

В результате кадрового аудита установлено:

1. Ненадлежащее ведение и оформление  кадровой документации:

1.1. Отсутствуют приказы (распоряжения) о приеме на работу менеджеров  отдела маркетинга и начальника  АХО.

1.2. Отсутствует журнал регистрации  локальных нормативных актов.

1.3. Отсутствуют должностные инструкции  секретаря директора филиала,  работника столовой и кассира  бухгалтерии.

2. Не созданы условия хранения  трудовых книжек (нет металлических  шкафов).

3. Устранить указанные нарушения  в двухнедельный срок со дня  подписания настоящего акта.

 

Настоящий акт составлен в двух экземплярах:

первый экземпляр направлен  генеральному директору ООО "Сирта-М",

второй экземпляр передан генеральному директору филиала ООО "Сирта-М"

 

Начальник отдела кадров ООО "Сирта-М"       Кузнецов      О.Т. Кузнецов

Юрисконсульт ООО "Сирта-М"                Данильчинков    Л.Ю. Данильчинков

Менеджер по управлению персоналом

ООО "Сирта-М"                               Малинина      Л.С. Малинина

Инспектор отдела кадров ООО "Сирта-М"        Волкова      Г.И. Волкова

 

С результатами и актом проверки ознакомлен:

Директор филиала "Сирта-М"                  Ларионов      В.А. Ларионов

 

Мнение. Светлана Баянова, руководитель отдела кадров компании "1С: Бухучет и Торговля" (БИТ):

В кризисное время, когда крупные  компании больше остальных уделяют  внимание кадровым перестановкам и  увольнениям, а государственные  органы особенно строго следят за соблюдением  всех формальностей в отношении  работников, необходимо быть уверенным  в том, что все документы оформлены  правильно. Крайне неприятно обнаружить в такой ситуации, что подписывал приказы о назначении и увольнении не тот человек, который имел на это  право.

При создании офиса необходимо либо так составлять документы, на основании  которых он будет действовать, чтобы  передать все кадровые полномочия на места, либо как следует продумать  систему передачи документации, своевременную  связь и коммуникацию.

Руководители представительств и  филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности. Что означают слова "назначаются юридическим лицом"? В соответствии с ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Так, ООО может создавать филиалы и открывать представительства по решению общего собрания участников общества, принятому большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников общества, если необходимость большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена уставом общества (ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", ред. от 30.12.2008).

Руководители филиалов и представительств общества назначаются обществом и действуют на основании его доверенности.

В ООО избирается единоличный исполнительный орган (генеральный директор, президент  и т.д.), в полномочия которого входят:

1) действия без доверенности  от имени общества, в т.ч. представление  его интересов и совершение  сделок;

2) выдача доверенностей на право  представительства от имени общества, в т.ч. доверенностей с правом  передоверия;

3) издание приказов о назначении  на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применение мер поощрения и  наложение дисциплинарных взысканий.

Таким образом, ясно, что приказы  о назначении на должность руководителей  филиалов издаются руководителем юридического лица, его единоличным исполнительным органом.

Приведу порядок действий по открытию филиала и назначению его руководителя:

- принятие решения о создании  филиала или представительства  общим собранием участников (советом  директоров), определение места его  нахождения;

- принятие решения о внесении  соответствующих изменений в  устав организации общим собранием  (советом директоров);

- действия по регистрации изменений  в уставе организации и уведомлению  соответствующего налогового органа (выполняются руководителем юридического  лица);

- издание руководителем организации  приказа о внесении изменений  в штатное расписание организации,  в котором должно быть определено  количество штатных единиц сотрудников  филиала, а также их должностные  оклады;

- заключение трудового договора  с руководителем филиала и  издание приказа о назначении  его на эту должность (выполняется  руководителем юридического лица).

Чтобы руководитель филиала имел право  сам принимать и увольнять работников, ему необходимо специально передать эти полномочия, иначе некоторые его действия могут быть признаны недействительными. Лучше всего, если такая передача будет закреплена в нескольких документах: трудовом договоре с руководителем филиала, доверенности (пример показан в статье).

В последний год наблюдается  значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных  организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов.

Во-первых, усилившимся в последнее  время вниманием государства  к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей  с работниками. Плановые и внеплановые  проверки государственной инспекции  труда стали для многих кадровых служб привычным явлением.

Во-вторых, повышение правовой грамотности  работников и их стремление к отстаиванию  собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно  относиться к ведению необходимой  документации. Известно, что суды обращают внимание прежде всего на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления.

В-третьих, если в компании хорошая  и оперативная кадровая служба, действующая  в рамках закона, это положительный  сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению  бренда компании как работодателя на рынке труда.

Целью аудита является улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных  рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации.

Кадровый аудит включает:

- проверку наличия локальных  нормативных актов, обязательных  для организации;

- контроль наличия документов  по кадровому делопроизводству, обязательных для организации;

- проверку порядка оформления  документов по учету кадров  и их оценку на предмет соответствия  действующему законодательству  с учетом стандартов оформления  организационно-распорядительных и  учетных документов.

Результатом кадрового аудита является заключение, которое содержит:

- мнение организации о соответствии  порядка ведения кадрового делопроизводства  законодательству РФ;

- перечень выявленных проблем  и нарушений, рекомендации по  их устранению;

- рекомендации, касающиеся улучшения  ведения кадрового делопроизводства.

 

Н.Сергеева

Начальник юридического отдела

ЗАО "Дормашинвест"

Подписано в печать

25.05.2010