Кадровый аудит в филиале организации

КАДРОВЫЙ АУДИТ В ФИЛИАЛЕ  ОРГАНИЗАЦИИ

"Кадровая служба и управление  персоналом предприятия", 2010, N 6

 

Как правильно оформить право руководителя филиала на прием и увольнение работников филиала? Какие документы  подлежат проверке при проведении кадрового  аудита в филиале? В какой форме  зафиксировать результаты проверки кадровых документов? Как оформить акт о результатах проверки филиала? На эти вопросы мы и ответим  в статье.

 

Выбираем способ ведения кадровой документации

 

После открытия филиала организации  у руководителя возникает вопрос: каким способом целесообразнее вести  кадровую документацию в филиале? <1> Здесь существуют два варианта. Во-первых, централизованно. В данном случае головная организация ведет кадровое делопроизводство и в своем филиале. Во-вторых, самостоятельно, а филиал ведет отдельно.

--------------------------------

<1> Представительства и филиалы  должны быть указаны в учредительных  документах создавшего их юридического  лица (ст. 55 ГК РФ).

 

Как правило, если у организации  несколько филиалов в стране, то целесообразнее передать полномочия по ведению кадровой документации им. Таким образом, в каждом подразделении  будет либо работник, ответственный  за ведение кадрового делопроизводства (например, инспектор по кадрам, секретарь, менеджер по персоналу, бухгалтер), либо отдельное подразделение (например, отдел кадров, отдел персонала). Если работа с кадровой документацией  возлагается на одного сотрудника, то его полномочия необходимо должным  образом оформить. Обязанности по ведению кадрового делопроизводства должны быть прописаны в трудовом договоре либо закреплены в должностной  инструкции, а также могут быть возложены на работника приказом руководителя.

 

Как определить полномочия руководителя филиала

 

Полномочия руководителя филиала  определяет головная организация, так  как в соответствии со ст. 55 ГК РФ для того чтобы руководитель филиала обладал правом приема и увольнения работников, необходимо закрепить эти полномочия, например, в трудовом договоре, доверенности (см. пример 1).

 

Пример 1.

 

Трудовой договор N 6/2010

(извлечение)

 

г. Москва                                                 "15" июня 2010 г.

 

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М" (ООО "Сирта-М"), именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Панкратова Александра Дмитриевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Ларионов Вадим Александрович, именуемый в дальнейшем "Директор филиала", с другой стороны, заключили договор о нижеследующем:

 

...3. Права и обязанности Директора  филиала.

<...>

3.3. Полномочия Директора филиала  по кадровым вопросам:

3.3.1. Директор филиала вправе  заключать и расторгать трудовые договоры с работниками филиала.

3.3.2. Директор филиала вправе  утверждать должностные инструкции  работников филиала, положения  об отделах филиала.

3.3.3. Директор филиала вправе  поощрять работников или налагать  на них дисциплинарные взыскания.

3.3.4. Директор филиала обеспечивает  соблюдение работниками филиала  правил внутреннего трудового  распорядка, норм охраны труда.

3.3.5. Директор филиала обеспечивает создание условий для повышения квалификации работников филиала и содействует их профессиональному росту.

4. Права и обязанности Работодателя.

<...>

4.4. Работодатель обязан предоставить  Директору филиала всю информацию, касающуюся деятельности ООО "Сирта-М".

4.5. Работодатель имеет право  проводить аудит любой документации, включая кадровую, филиала ООО "Сирта-М" с предупреждением об этом Директора филиала за 2 (два) рабочих дня.

<...>

 

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М"

ООО "Сирта-М"

117186, Российская Федерация, г. Москва,

ул. Нагорная, д. 12, стр. 7

ИНН 6475952875, ОКПО 56847685, ОГРН 1047687463728

р/с 32453218764799494987 в ЗАО "Икомбанк"

к/с 56732146512127649987, БИК 651037376

Тел. (495) 127-11-11, факс 127-11-11

e-mail: sirt-m@mm.ru

 

Доверенность N 3/2010

г. Москва, шестнадцатое июня две тысячи десятого года

 

Общество с ограниченной ответственностью "Сирта-М" в лице генерального директора Панкратова Александра Дмитриевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает г-на Ларионова Вадима Александровича (паспорт: серия 4698 N 637949, выдан ОВД "Нагорный" г. Москвы 4 июня 2005 г., зарегистрирован по адресу: г. Москва, ул. Нагорная, д. 135, кв. 15), являющегося руководителем филиала ООО "Сирта-М" в г. Твери на основании решения общего собрания участников (протокол N 8 от 15 июня 2010 г.), осуществлять следующие действия:

- представлять интересы ООО "Сирта-М" в государственных органах Российской Федерации в связи с регистрацией, перерегистрацией филиала;

- осуществлять руководство филиалом, в том числе заключать любые  сделки и подписывать от имени  ООО "Сирта-М" договоры и иные необходимые документы, связанные с деятельностью филиала, открывать расчетные, валютные и иные счета филиала в банках и иных кредитных организациях на территории Российской Федерации и распоряжаться находящимися на них денежными средствами, подписывать финансовые документы, связанные с деятельностью филиала, осуществлять иные действия по руководству филиалом;

- принимать и увольнять работников филиала, заключать трудовые договоры с принимаемыми в филиал работниками, выступать в отношениях с работниками филиала полномочным представителем ООО "Сирта-М" как работодателя;

- представлять интересы ООО "Сирта-М" во взаимодействии с государственными, общественными и коммерческими организациями в Российской Федерации и иностранными организациями в связи с деятельностью филиала;

- вести от имени и в интересах  ООО "Сирта-М" любые гражданские дела, связанные с деятельностью филиала, во всех судебных инстанциях (судах общей юрисдикции и арбитражных судах), в том числе при рассмотрении дел по существу, а также в апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях со всеми правами, которые предоставлены законом истцу, ответчику, третьему лицу, потерпевшему, в том числе с правом подписания искового заявления, отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, предъявления иска, изменения предмета или основания иска, признания иска, полного или частичного отказа от исковых требований, передачи иска в третейский суд, заключения мирового соглашения, обжалования судебных актов, предъявления исполнительного листа к взысканию, обжалования действий судебного пристава-исполнителя, получения присужденного имущества или денег, с правом сбора, подготовки и получения любых необходимых для выполнения данного поручения документов, с правом подписи всех необходимых документов и совершения всех необходимых действий, связанных с выполнением данного поручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на 3 года с правом передоверия.

                                                             Ларионов

    Подпись гражданина Ларионова  Вадима Александровича --------------------

удостоверяю.

                                      Печать

                                       ООО

Генеральный директор ООО "Сирта-М"  "Сирта-М"   Панкратов    А.Д. Панкратов

 

Какие документы следует проверить  при проведении

кадрового аудита

 

Кадровый аудит филиала - это  проверка ведения кадрового делопроизводства в обособленном структурном подразделении  с точки зрения его соответствия трудовому законодательству, подзаконным  актам (содержащим нормы трудового  права) и локальным актам организации.

Перед проведением аудита в филиале  головная организация должна издать соответствующий приказ. В документе  о проведении кадрового аудита необходимо указать точные наименование и адрес  филиала, определить перечень документов, подлежащих проверке, и сроки проведения аудита. Также необходимо закрепить  полномочия лиц на проведение проверки в филиале организации от имени  руководителя организации. Законодательство РФ не устанавливает единый перечень документов, которые обязательно  должны присутствовать в организации  или ее филиале. Для определения  перечня обязательных документов следует  обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения <2>. В данном Перечне все документы, которые должны присутствовать в организациях, классифицированы по разделам. Сейчас нас интересуют два раздела: 7 "Трудовые отношения" (см. таблицу 1), 8 "Кадровое обеспечение" (см. таблицу 2). Перечислим те документы, которые встречаются наиболее часто в кадровой деятельности как организации, так и ее филиала.

--------------------------------

<2> Утвержден Росархивом 06.10.2000.

 

 

Таблица 1

 

Трудовые отношения

 

Трудоустройство	Организация труда	Нормирование труда  тарификация,     оплата труда	Охрана труда
1	2	3	4
<...>             263. Документы   (справки,         сведения,         списки) о         высвобождении     и потребности     в работниках,     создании          рабочих мест,     половозрастной    структуре и       профессионально-  квалификационном  составе           высвобожденных    и необходимых     работников.       264. Переписка   по вопросам       трудоустройства   265. Направления  на                трудоустройство   работников.       <...>	<...>               268. Документы      (справки, планы,    расчеты, схемы,     карты) о            совершенствовании   процессов труда.    <...>               272. Документы      (акты, протоколы,   справки, докладные  записки) об         организации труда   при совмещении      профессий.          273. Журналы учета  работников          совмещающих         профессий.          <...>               275. Коллективный   договор.            276. Документы      (протоколы,         справки, акты,      переписка) о        проверке            выполнения          условий             коллективного       договора.           277. Документы      (отчеты, справки,   информация) о       переводе            работников          на сокращенный      рабочий день или    сокращенную         рабочую неделю.     <...>	<...>               285. Документы      (справки, расчеты,  докладные записки,  предложения) о      разработке норм     выработки и         расценок.           <...>               290. Документы      (справки,           докладные           записки, акты,      отчеты,             протоколы) о        контроле за         соблюдением         правил              нормирования        труда,              расходовании фонда  заработной платы.   <...>               293. Документы      (расчеты, справки,  списки) о           премировании        работников.         <...>	<...>               295. Акты,          предписания по      технике             безопасности;       документы           (справки,           докладные записки,  отчеты) об их       выполнении.         <...>               297. Переписки о   разработке и ходе   выполнения          комплексных планов  улучшения           условий, охраны     труда и санитарно-  оздоровительных     мероприятий.        <...>               302. Документы      (докладные          записки, справки,   доклады, отчеты,    акты, переписка)    о состоянии         условий и           применении труда    женщин и            подростков.         <...>               312. Акты           расследования       профессиональных    отравлений и        заболеваний.        <...>               330. Документы      (списки, перечни,   переписка) о        проведении          медицинских         осмотров            работников.         <...>

 

 

Таблица 2

 

Кадровое обеспечение

 

Прием,       перемещение    (перевод),     увольнение     работников	Установление    квалификации    работников	Профессиональная   подготовка      и повышение      квалификации     работников	Награждение
1	2	3	4
<...>             336. Записки,     заменяющие        приказы по        личному составу.  337. Личные дела  (заявления,       автобиографии,    копии приказов    и выписки из      них, копии        личных            документов,       характеристики,   листки по учету   кадров, анкеты,   аттестационные    листы и др.):     а) руководителя   организации;      членов            руководящих,      исполнительных,   контрольных       органов           организации;      работников,       имеющих           государственные   и иные звания,    премии, награды,  ученые степени    и звания;         б) работников.    <...>             351. Документы   (отчеты, акты,    сведения) об      учете трудовых    книжек и          вкладышей к ним.  352. Переписка   об оформлении     командировок.     <...>	<...>             359. Протоколы   заседаний,        постановления     аттестационных,   квалификационных  комиссий.         <...>             362.              Квалификационные  требования:       а) по месту       разработки        и утверждения;    б) в других       организациях.     <...>             366. Переписка   об аттестации     и установлении    квалификации.     367. Графики      проведения        аттестации,       установления      квалификации.     <...>	<...>                368. Документы       (доклады, справки,   расчеты, докладные   записки) о           подготовке,          переподготовке       работников,          обучении вторым      профессиям,          повышении            квалификации.        <...>                371. Учебные планы,  программы:           а) по месту          разработки;          б) в других          организациях.        <...>                375. Договоры об     обучении.            376. Графики работы  курсов повышения     квалификации.        377. Журналы         учебных занятий      курсов повышения     квалификации.        <...>                383. Списки лиц,     окончивших курсы     повышения            квалификации,        профессионального    обучения.            <...>	<...>                384. Документы       (представления,      ходатайства,         характеристики,      автобиографии,       выписки из решений,  постановлений        и др.) о             представлении        к награждению        государственными     и ведомственными     наградами,           присвоению званий,   присуждению премий:  а) в награждающих    организациях;        б) в других          организациях.        <...>                386. Переписка       о награждении        работников,          присвоении почетных  званий, присуждении  премий.              387. Документы       (методические        указания, перечни    наград) об           оформлении           представления        работников к         награждению:         а) по месту          разработки и         утверждения;         б) в других          организациях.        <...>