Этапы подготовки к выставке и проведение рекламной компании

     Содержание 

     Введение  3

     1. Роль выставок в развитии организации

     1.1. История выставок  4

     1.2. Развитие выставочной деятельности  7

     2. Этапы подготовки к выставке и проведение рекламной компании

     2.1. Основные этапы при планировании выставки и атрибуты экспозиции  9

     2.2.Проведение  рекламной компании, создание рекламного сообщение и презентации  13

     Заключение  16

     Список  используемой литературы  17 
Введение 

       Актуальность  данной темы контрольной работы основные этапы планирования выставки заключается в том, что на данный период времени происходят глобальные изменения в общественной жизни, которые проявляются в формировании развитыми странами стандартов, действующих на мировом рынке товаров и услуг. Участие предприятия в выставке позволяет представить новый продукт или услугу, протестировать их и получить необходимую информацию о перспективах развития данной отрасли и смежных отраслей, а так же провести анализ и выявить новые возможности развития организации¹. Поэтому знание основных этапов планирования выставки, ее специфики очень важно для того чтобы предприятие шло в ногу с мировыми стандартами, а не оставалось в не мирового рынка.

       Цель  данной контрольной работы:

       - рассмотреть основные этапы планирования  выставки.

       В связи с поставленной целью ставим следующие задачи:

       - изучить роль выставок в развитии  организации;

       - исследовать основные этапы подготовки  к выставке и проведение рекламной компании, создание рекламного сообщения и презентации.

 

      1. Роль выставок  в развитии организации

     1.1. История выставок 

     Выставка – показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества для удовлетворения потребностей, а также в целях прогресса в одной или нескольких областях его деятельности или будущих перспектив². На выставках традиционно представляются новинки промышленности и искусства, заключаются сделки.

     Выставки  проводятся с середины XIX в. Родоначальником официального показа промышленных изделий была Англия. Когда стали очевидными необходимость расширения рынка и поиска новых потенциальных потребителей продукции стремительно развивающейся промышленности, в Лондоне была организованна Первая Всемирная выставка – «Великая выставка изделий промышленности всех наций 1851 г.». Основную цель выставки участники видели в возможности выделиться и поразить воображения простых людей.

     Участию России в работе всемирных выставок на протяжении всей их истории уделяется  большое внимание. Среди 17 тыс. экспонатов из 40 государств на Первой Всемирной  выставке были товары, представленные предприятиями Российской империи. В их числе – исторические памятники, предметы искусства, все новое, что возникло в промышленности, прогресс – в любой отрасли деятельности, в частности, изделия из драгоценных металлов и камней (драгоценности русского царя, малахитовая  коллекция графа Демидова, рубины графини Воронцовой – Дашковой, Колыванские чаши и вазы из цветных камней). Особое внимание привлекали специально изготовленные рекламные изделия – скрученные рельсы, узлы из стали, железные самовары. Английская газета Morning Post в 1851г. писала о нижнетагильских металлургических заводах: Демидовсоке железо «Старый соболь» играет важную роль в истории нашей народной промышленности, оно впервые ввезено было в Великобританию для передела в сталь XVIII в., когда наше сталеделательное производство едва начало развиваться. Демидовское железо много способствовало основанию знаменитых шиффилдских изделий»³.

     Признанием  международного авторитета русской  науки явилось включение русских  специалистов в состав международного жюри выставок: Д. И. Менделеев – председатель группы химического производства, металлург Д. К. Чернов, художники И. Е. Репин и А. И. Бенуа по отделу искусства, профессор горного и электротехнического институтов М. А. Шателен, профессор Московского земледельческого института В. Р, Вильямс, химик Д.П. Коновалов, профессор горного института Н. С. Курнаков, географ П.П. Семенов – Тян – Шанский (председатель по группе колонизации).

     Российская  Федерация впервые была представлена в 1993 г. на Всемирной выставке в Тэджоне «Выбор нового пути развития». Целью ЭКСПО – 93 являлась демонстрация достижения различных стран по разработке научно – технических методов познания окружающего мира, ответственности человека перед будущим за сохранение окружающей среды. В экспозиции были представлены новейшие научные разработки и образцы технологий в области исследования космоса и Мирового океана, современных перспективных летательных аппаратов, а также получение экологически чистых источников энергии. Среди российских экспонатов, вызывавших наибольший интерес, выделялся макет орбитального космического комплекса «Мир» в натуральную величину.

     С начала становления выставочной  деятельности просматривается особое внимание организаторов к выделению наиболее примечательных экспонатов и награждению их по решению специального жюри различными наградами. Данная традиция говорит о том, что руководство осознавало (участники и организаторы выставки) такие важные факторы развития, как признание представительных разработок специалистами, формирование имиджа предприятия на рынке, формирование чувства причастности работников предприятия – экспонента к его успехам.

 

      1.2. Развитие выставочной  деятельности

 

     Из  выше сказанного следует, что развитие выставочного дела набирала обороты, так как выставки приводят в движение значительные капиталы, формируют тенденции развития отрасли, устанавливают жесткие стандарты качества и создают новые рабочие места.

     По  некоторым данным, только в Европе ежегодно до 500 тыс. рабочих мест образуется при непосредственном влиянии выставок. При населении в Европе около 300 млн. человек посетителей выставок насчитывают до 50 млн. в год. Во Франции ежегодный оборот выставочного потока составляет 8,5 млрд франков (по данным 1999 г.); 29 млрд франков – доходы гостиничного сервиса, транспорта и приема гостей; при этом каждый десятый посетитель – иностранец⁴.

     Европейские страны ярко демонстрируют примеры  развития выставочного бизнеса. Ежегодно на Штутгардской ярмарке (в столице  федеральной земли Баден –  Вюртемберг) проводится около 40 выставок, и оборот компании SMK составляет 74 млн. евро. Население Штутгарда составляет 600 тыс. человек, а посетили выставку за год 1,3 млн человек. Штутгардский конек – международные специализированные выставки высокотехнологического оборудования, на которых иностранные экспоненты составляют 50%. Заявка на участие в ежегодной станкостроительной выставке AMB подается за два года.

     Компания  штутгардских ярмарок поставила  перед собой новые цели: развитие международного характера ярмарок  и строительство нового выставочного комплекса площадью около 100 тыс. кв. м (что вдвое больше имеющегося) к осени 2006г⁵.

     Увеличивает свои масштабы Миланская ярмарка, созданная  в 1920 г. и оказывающая огромное влияние  на развитие мелких и средних предприятий⁶. Именно здесь регулярно проходит крупнейшая в мире выставка – продажа продукции малого бизнеса. Теперь же ниже рассмотрим этапы планирования выставки, так как этот аспект самый важный для того чтобы в целом мероприятие прошло успешно и имело положительный результат.

 

      2. Этапы подготовки  к выставке и проведение рекламной компании

     2.1. Основные этапы  при планировании  выставки и атрибуты экспозиции 

     Выделяют  следующие этапы, определяющие участие  предприятия в работе выставки. В целом этап очень важен вследствие кратковременности и насыщенности самого выставочного мероприятия по количеству участников, экспонатов, мероприятий, появления хороших возможностей и т. д.

     Работы  по планированию идут параллельно в  различных сферах деятельности и  различными подразделениями и включают:

     - формулировку цели участия и  определение системы показателей,  характеризующих эффективность  участия предприятия в выставке: влияние полученной новой информации о деятельности различных субъектов рынка на научно исследовательскую и опытно конструкторскую работы⁷; расширение новой информационной базы о потенциальных клиентах, их потребностях и возможностях; расширение связей появление новых деловых партнеров; количество и качество информации о предприятии в СМИ; расширение клиентской базы;

     - отбор экспонатов и доведение их до уровня выставочных образцов. Регулярное участие в выставках усиливает патентно-лицензионную деятельность, вследствие того что, необходимо обеспечение патентной чистоты выставляемой продукции и защиту содержащихся в ней объектов промышленной собственности (изобретений, полезных моделей, промышленных образцов), а так же разработку и регистрацию товарных знаков (в том случае, если новинка не соответствует системе уже имеющихся товарных знаков);

     - отбор выставочных мероприятий с позиции активного и пассивного участия в них работников организации: посещение и изучение стендов других экспонентов, активное принятие участий в семинарах, конференциях, презентациях и рекламных акциях;

     - проведение экспертизы экспонатов с намерением затем провести оценку качества и сертификации продукции уже бывавшей не раз на подобных мероприятиях;

     - планирование работы персонала на выставке и определение его численности, проведение обучения, куда входит доведение и разъяснение каждому работнику цели участия предприятия в выставке, задачи которые должен выполнить сам сотрудник и какие способы и методы он должен применить. Произвести обучение механизму показа продукции, изучение персоналом ее характеристик и особенностей (так, согласно опросам посетителей, 70% экспонентов не в состоянии предоставить полную информацию о продукте), проведение тренингов и обучение профессиональному обращению с продукцией на практике. Психологическая подготовка. Обучение приемам привлечения посетителей, которые зашли на выставку случайно и работе с постоянными партнерами и потенциальными клиентами⁸; проведение инструктажа на случай не предвиденных ситуаций. На этом этапе работы важно рассчитать численность персонала, работающего на стенде, так как при самостоятельном осмотре посетителями экспонатов, проспектов, видеодемонстраций обратная связь теряется. Данная тенденция усиливается еще и в результате значительного сокращения времени, проводимого посетителями на выставке (как правило, это один день);

     - проектирование и оформление стенда – разработка и воспроизведение материального комплекса, представляющего в наиболее выгодной форме экспонаты и само лицо экспонента применяя оригинальные технические и дизайнерские решения⁹.

     Перечислим  необходимые атрибуты для экспозиции: наименование компании и товарный знак (логотип), содержательная формулировка рыночной стратегии предприятия, экспозиция, демонстрирующая технические и эстетические качества продукции, ее функциональные свойства, ее преимущества и уникальность перед аналогами¹⁰. Прежде чем подготовить стенд должна пройти работа по определению его наиболее выгодного месторасположения на выставочной площади. Площадь экспозиции рассчитывается исходя из запланированных мероприятий, количества экспонатов и обслуживающего персонала¹¹. Затем предварительно размещают экспонаты, переговорные кабинеты, информационные стойки, места для отдыха, гардероб, склад, помещение для демонстрации фильмов. Так же должны быть возможности для монтажа и демонтажа оборудование и его дальнейшее использование. Важным моментом является подготовка демонстрационных материалов на видеокассетах, компьютерных презентаций и слайдов, разработка и издание рекламных материалов и проведение PR – акций с целью обеспечения посещаемости экспозиции и мероприятий, в которых организация предполагает принять активное участие¹². Остановимся более подробно на проведении рекламной кампании, так как на сегодняшний день хорошая рекламная компания дает высокие результаты и в итоге приносит прибыль.

 

      2.2.Проведение рекламной  компании, создание рекламного сообщение и презентации 

     Рекламная компания организуется с целью привлечения  посетителей и уведомление потенциальных  партнеров об участии организации  на выставке, для этого нужно провести предварительную работу, заключающуюся в:

     - своевременной и качественной подготовке материалов для официального каталога выставки;

     - использовании символов и логотипов выставки в рекламной кампании предприятия;

     - публикации материалов в отраслевых  изданиях;

     - определении целевой аудитории, разработки и реализации системы приглашений и напоминаний. Реклама участия трактуется, как искусство заставить посетителя включить в свое расписание посещение экспозиции данного предприятия;