Этапы и процедуры разработки и принятия решений

1) Этапы и процедуры разработки и принятия решений

Решение – это результат мыслительной деятельности человека,
приводящей к какому-либо выводу или к необходимым действиям. Например, полное бездействие, разработка какого-либо действия или выбор действия из набора альтернатив и его реализация. Решение может быть направлено на достижение разовых результатов, создание постоянно идущих процессов, поддержание идущих процессов, на прекращение какой-либо деятельности. На разработку и реализацию решений оказывает влияние множество факторов. В том числе личностные качества человека, отношения в семье, религия и др.

С точки зрения методики разработки и реализации решений их удобно разделить на три группы: социальные, технические и биологические. Это объясняется наличием трех основных подсистем земной цивилизации, на которые направлены решения.

Руководителю практически приходится разрабатывать и реализовывать все три группы решений в компании. Однако наибольшее место в его деятельности занимают решения, принятые в социальной системе, — такие решения называют управленческими (УР). Они направлены на организацию работы персонала, осуществление внешних связей, стратегическое планирование, совершенствование системы управления компанией и др.

Разрабатываемое управленческое решение должно удовлетворять определенным требованиям и включать условия их достижения. Эта информация представлена в таблице:

Механизм разработки управленческого решения может состоять из следующих стадий:

1.        Выявление тенденций отклонения параметров ситуации от запланированных.

2.        Определение уровня отклонения новых параметров ситуации.

3.        Вычисление проблемы и ее отклонений от допустимых значений.

4.        Установление приоритетов отклонений ключевых параметров от допустимых значений.

5.        Согласование результатов с заинтересованными сторонами (потребителями, заказчиками).

6.        Определение и обоснование целевой технологии.

7.        Определение состава процессорных технологий.

8.        Формирование средств и методов уменьшения негативных тенденций развития проблемы.

9.             Прогнозирование ожидаемых результатов.

10.        Утверждение технологии РУР у вышестоящего руководства.

11.        Корректировка средств и методов РУР.

12.        Поиск новых подходов и решений для изменения ситуации.

13.        Выбор УР для реализации.

14.        Формулирование и представление УР.

15.        Юридическое оформление УР в виде приказа и т.п.

16.        Распределение прав, полномочий и ответственности среди исполнителей.

17.        Реализация УР.

18.        Промежуточный контроль.

19.        Составление отчета о выполненном УР и конечном состоянии проблемы.

20.        Архивирование данных об УР в БД компании.

Если проблемная ситуация не так очевидна, а ее решение неоднозначно, то процесс принятия решений требует структуризации, которая позволит определить этапы и процедуры, направленные на ее решение.

Самая простая схема принятия решений приведена на рисунке:

Эта схема предполагает, что процесс представляет собой прямоточное движение от одного этапа к другому; после выявления проблемы и установления условий и факторов, приведших к ее возникновению, производится разработка решений, из которых выбирается лучшее.

Однако схему принятия решений можно представить в более сложном виде:

Цель первого этапа – выявление и описание проблемы и проблемной ситуации; второго этапа – поиск возможных вариантов решений; на третьем этапе производится оценка альтернатив и выбор окончательного решения; наконец, на последнем этапе целью работ является организация, контроль и оценка результатов выполнения принятого решения.

На первый взгляд, последний этап при всей его самостоятельной значимости, не относится непосредственно к процессу разработки решения. Однако здесь необходимо учитывать ряд моментов.

Одним из важнейших критериев при разработке решений является их выполнимость. Она в решающей мере зависит от конкретных исполнителей. Это должно быть учтено уже на стадии разработки; Необходимым требованием управления является обеспечение принципа обратной связи. Это также требует рассмотрения этапа реализации решения; Принимаемое решение основывается на опыте разработки решений, накопленном в предшествующие периоды.

Ясно, что и отдельные процедуры конкретного шага, и выделенные шаги определенного этапа разработки решения органически взаимосвязаны. Поэтому границы отдельных процедур в рамках конкретных шагов и даже границы самих шагов довольно условны.

2)  Место методов в системе управления. Классификация

методов управления

Совокупность органов управления в любой фирме или просто организации представляет собой орган управления организацией в целом или управляющую часть системы управления. Того, кем управляют, называют объектом управления или управляемой частью системы управления.

Управляющая подсистема для достижения цели организации вырабатывает методы, способы, приемы воздействия на управляемую подсистему.

Совокупность органа управления, управляемого объекта и каналов связи между ними образует систему управления (рис. 1).

Система управления образует внутреннюю структуру, материальную основу процесса управления. Без этой системы управления быть не может. Управление есть основанный на объективных законах управления целенаправленный процесс воздействия органа управления на объект управления путем получения информации о его состоянии, принятия по ней решения и доведения до исполнителей.

Для изучения места метода в системе и процессе управления рассмотрим взаимосвязь методов управления в системе категорий теории управления (рис. 2).

Из рисунка видно, что методы управления занимают определенное место в системе категорий теории управления. Они являются звеном в цепи: цели управления, которые базируются на законах и принципах управления – методы – приемы и способы выполнения операций в процессе управления.

Через методы реализуются управленческие функции, в применении этих методов – основное содержание управленческой деятельности.

Метод состоит из приемов и способов. Прием – это определенное действие, движение. Способ – порядок применения сил и средств. К примеру, за столом мы определенным приемом берем ложку, вилку (средство для приема пищи). Для того чтобы принять пищу, мы пользуемся набором различных приемов и средств, т. е. действуем необходимым способом.

А вот если, придя в гости, мы решили еще и понравиться хозяевам за столом, то применяем метод. При этом все приемы и способы приема пищи, ведения разговора, поза, мимика, жесты и т. п. взаимоувязываются одной целью – произвести впечатление. Чаще всего это бывает программно-целевой метод. В этом случае, в соответствии с условиями обстановки, требованиями правил поведения людей в обществе приемы, и способы организуются, им придается направленность, определенная форма воздействия.

Таким образом, метод – это организация приемов и способов, обеспечивающая достижение цели.

Принципы – это рекомендации, правила, основанные на требованиях объективных законов.

Цель – одно из базовых понятий в системном подходе к выявлению взаимосвязей категорий теории управления. Существуют различные формулировки понятия "цель". Цель, выступая предвосхищением результата работы, предполагает выбор средств его получения.

Средства достижения цели могут быть различными. Они зависят от сложившихся условий деятельности, культуры персонала управления, психологического климата коллектива.

Средства придают различную окраску последующим методам достижения поставленных целей. Они, например, делают методы безнравственными.

Цель в процессе управления оказывает влияние на методологию организации управления, организационную культуру. В соответствии с целью формируется механизм управления, строится система управления организацией. К сожалению, этому у нас придавалось значение, не соответствующее важности. Многократные попытки перестроить систему управления практически не реализовывались, что объективно привело к кризису всей системы.

Итак, метод деятельности – это внутренняя упорядоченность, согласованность применяемых приемов и способов для достижения определенной цели. Метод деятельности – это организация приемов и способов, базирующаяся на требованиях объективных законов развития управляемого объекта.

Понимая под управляемым объектом персонал, надо учитывать необходимые, существенные, устойчивые, повторяющиеся отношения между явлениями в общении между людьми, т.е. надо учитывать требования законов, которые управляют человеком.

Знание методов целесообразной деятельности позволяет разобраться во всем количестве известных конкретных приемов и способов, придать им соответствующую организацию для достижения цели.

Методы управления – способы воздействия управляющего субъекта на управляемый объект, руководителя на возглавляемый им коллектив.

Методы управления классифицируются по различным признакам. Так, нередко выделяют методы прямого и косвенного воздействия. При использовании первых (приказ, стимул) предполагается непосредственный результат воздействия, вторые направлены на создание условий для достижения высоких результатов (качество трудовой жизни).

Можно выделить методы формального и неформального воздействия. Соотношение их в практике управления отражает характерные черты стиля управления. Методы неформального воздействия включают воспитательную работу руководителя, психологическую атмосферу его взаимодействия с подчиненными, поведение в коллективе и т. д.

Наибольшее значение имеет классификация методов управления на основе объективных закономерностей, присущих производству как объекту управления, на основе специфики отношений, складывающихся в процессе совместного труда. По этому признаку выделяют методы:

• организационные (в том числе административные);

• экономические;

• социально-психологические.

Методы управления используются в комплексе, так как неразрывны и органичны отношения, на которых они базируются. Успешное использование методов управления в значительной степени зависит от глубины познания объективных законов развития производства и управления (онтогенетических и филогенетических закономерностей развития и функционирования управляемой системы). В методах управления находит свое выражение практическое использование этих законов.

Организационные методы управления базируются на организационных отношениях между людьми. Всю совокупность организационных методов управления можно классифицировать по трем группам: методы организационно-стабилизирующего, распорядительного и дисциплинарного воздействия. Методы организационно-стабилизирующего воздействия предназначены для создания организационной основы совместной работы. Это – распределение функций, обязанностей, ответственности, полномочий, установление порядка деловых взаимоотношений. Они включают: регламентирование – четкое закрепление функций и работ; нормирование – установление нормативов выполнения работ, допустимых границ деятельности; инструктирование – ознакомление с обстоятельствами выполнения работы, ее разъяснение. Методы распорядительного воздействия предназначены для реагирования на неучтенные моменты организации, корректировки сложившейся системы организации под новые задачи и условия работы. Методы данной группы реализуются в форме директивы, приказа, указания, распоряжения, резолюции, предписания и т. д.