Эффективный тайм-менеджмент в организациях

В основном то, насколько  эффективно менеджер распоряжается  своим временем, зависит от его  личности, от того, хочет ли он   упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны. 

5.Методы управления начинающего тайм-менеджера

Немецкие менеджеры  проводят на работе 70 часов в неделю, английские - 60 часов, американские - 58, французские - 56, шведские - 54 часа. 23% опрошенных немецких менеджеров работают по 80 часов в неделю, 24% - по 100 часов. Для 75% опрошенных рабочая неделя превратилась в семидневку. Самым страшным "киллером" времени стали заседания, конференции, совещания, планерки и пр., занимающие до 65% рабочего времени. При этом 80% менеджеров выражают недовольство организацией подобных мероприятий и считают, что теряют на этом до 30% своего времени.

36% (78 дней в году) рабочего  времени менеджеров тратится  впустую. Главными причинами эксперты называют недостаточное планирование и контроль рабочего времени. 43% своего времени руководители высшего звена тратят не на руководство, а на администрирование и бумажную работу.

Каждому человеку свойственно  переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности. Эти периоды еще именуются суточными биоритмами.

В периоды подъема  биологической активности, предпочтительнее заниматься творческой работой, требующей  умственного напряжения и внимания. На это время лучше всего планировать важные и спешные дела, которые требуют оперативного анализа и принятия срочных решений.Это время лучше всего посвятить составлению важных для организации документов, продумыванию стратегии развития и планированию деятельности компании, проводить важные встречи и переговоры.

В периоды спада биологической  активности, напротив, лучше всего  решать рутинные задачи, заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией или проводить регулярные совещания.

Для того чтобы оптимально распределить свои дела в соответствии с суточными биологическими ритмами, следует сопоставить личный график биологической активности и перечень своих регулярных задач (рис.1). На пересечении периода времени и дня недели, проставляется перечень дел, которые, по вашему мнению, лучше всего подходят для данного состояния биологической активности. Разумеется, количество строк и колонок таблицы, как и сам график биологической активности, могут и должны меняться, соответствуя пожеланиям и индивидуальным особенностям пользователя.

Дни недели\время	8-12	12-16	16-20	После 20
Понедельник
Вторник
Среда
Четверг
Пятница
ГРАФИК АКТИВНОСТИ

                                             (табл. 1). 

Для того чтобы эффективно управлять нет необходимости  впитывать в себя всю входящую информацию. Менеджеру информация нужна, во-первых, для того чтобы быть попросту "в курсе", и, во-вторых, для того чтобы принимать правильные решения.

В первом случае, информированность  позволяет менеджеру лучше предвидеть развитие событий, более свободно маневрировать  в различных ситуациях, получать новые знания и расширять свой кругозор. Во втором случае, для принятия правильного решения, менеджер должен провести анализ некоего набора альтернативных вариантов. Очевидно, что чем больше информации для анализа в распоряжении руководителя, тем меньше вероятность принятия ошибочного или нерационального решения.

Однако во всем надо знать  меру. У каждого из нас голова не резиновая, и есть некий лимит  информации, который можно воспринять и подвергнуть анализу. К тому же, на усвоение и анализ информации необходимо время, которое мы и хотим  сэкономить.

Для того чтобы владеть  информацией, но при этом не перегружать  голову и личный график работы, необходимо следовать следующей методике:

Составьте перечень целей, для которых Вам необходима информация. Выберите наиболее приоритетные из них;

Для каждой из выбранных целей, составьте перечень необходимых видов и источников информации. Выберите наиболее достоверные и доступные из них;

Для каждого выбранного вида информации продумайте периодичность  и оптимальный формат ее представления, если это возможно. Когда информацию предоставляют по вашему желанию, то можно подобрать ее более читабельный и наглядный вид. Например, помимо линейного текста можно эффективно использовать таблицы, графики или диаграммы;

Важно при этом помнить, что отличное - это враг хорошего. Для принятия правильного решения не требуется получить всю информацию и проанализировать все возможные варианты решений. Чаще всего это просто невозможно. Как показывает опыт, достаточно выбрать 3-4 альтернативы, и уже на их сравнении принять оптимальное решение.

В своей деятельности, руководитель сталкивается с необходимостью решения множества задач. Из практики известно, что 5-20% важных задач, могут  обеспечить 75-80% результата, остальные 80-95% задач, дают около 5-20% общего результата. На этом принципе построен АВС-анализ, который можно использовать для оценки приоритетов и степени важности задач.

А-задачи - это самые  важны, на их выполнение требуется примерно 5% времени. Значимость А-задач, с учетом их вклада в достижение целей, оценивается в 75%.

Задачи средней важности В-задачи, составляют примерно 20% по затратам времени и 20% по значимости.

С-задачи занимают примерно 75% времени и вносят вклад в  размере 5%.

А-задачи выполняются, как  правило, только руководителем. Их выполнение нельзя делегировать, поскольку, они часто очень важные и комплексные. А-задачи обычно тесно переплетаются с другими задачами. Невыполнение или позднее их выполнение, вызывает большие проблемы. Так, переговоры с оптовыми покупателями, руководителю компании следует проводить самостоятельно.

В-задачи важны, но их выполнение чаще можно делегировать компетентным сотрудникам. Некоторых, средних по важности клиентов, руководитель может  посещать сам. Однако нет необходимости  лично поддерживать контакты со всеми  клиентами этой категории. Для этой цели можно привлечь сотрудников, которым можно доверить этих клиентов.

С-задачи представляют собой  рутинные работы, которые обычно дают незначительный вклад в достижение целей. Эти задачи следует делегировать, чтобы иметь больше времени для выполнения более важных задач. К С-задачам относятся, прежде всего, административно - управленческие работы, работа с корреспонденцией, проведение регулярных совещаний и т.д.

В идеале, рабочий день можно было бы запланировать А- и  В-задачами. Однако такой подход не всегда оправдан. Из практики установлено, что менеджер должен жестко планировать около 60% своего рабочего времени; 20% должны быть зарезервированы для решения непредвиденных вопросов, оставшиеся 20% можно посвятить творческой деятельности.

Задачи могут быть оценены также по критериям важности и срочности, с целью быстрого определения предпочтительности их выполнения. Если мы выбираем эти критерии, то выделяются четыре категории:

А-задачи - очень важные и очень срочные. Они должны быть решены немедленно и лично руководителем. Ранг этих задач самый высокий.

В-задачи - очень важные и менее срочные. Их необходимо решать после того, как выполнены А-задачи. Если у руководителя нет возможности  самостоятельного их решения, он должен сделать попытку делегирования для своевременного выполнения этих задач.

С-задачи - очень срочные, но менее важны. По возможности, их нужно  делегировать.

Мусор - не важные и не срочные задачи. Руководитель должен избегать самостоятельного их решения, для этого необходимо привлекать менее дорогостоящих сотрудников.

Разработка планов и  альтернативных вариантов своей  деятельности - это, пожалуй, самый важный элемент управления своим временем. Планирование означает подготовку к  реализации целей и упорядочение времени.

Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на его использование в целом. Но при этом неправильно считать, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы экономим. В планировании личного времени, когда-то наступает предел, после которого его эффективность снижается.

При составлении плана  следует придерживаться следующих основных правил:

При составлении плана  дня лучше оставить 40% рабочего времени  свободными: 60% - запланированное время, 20% -непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

Необходимо документировать  потраченное время. При этом надо указывать, как и на что оно было потрачено. Таким образом, мы будем иметь постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить  хороший план нужно иметь представление о предстоящих делах, к примеру, разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

Регулярность - системность - последовательность.

Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот  объём задач, с которым реально  можно справиться.

Ведение дневника времени - важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка, дневник также является хорошим  инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.

Если рассматривать  идеальную схему планирования личным временем (Рис.2), то началом следует считать план на несколько лет вперёд.

РИС.2. Идеальная схема планирования времени

После того, как составлен план на ближайшие несколько лет, мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами.

Далее составляется квартальный  план, который служит инструментом контроля за годовым.

Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся и детализируются из квартального плана истёкшего месяца.

Декадный план - это  ещё более детальный и точный прогноз предстоящего периода.

Самые детальные планы - это ежедневные. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Дневной план строится на основе декадного плана.

Однако нелишним стоит  напомнить, к чему может привести работа без отдыха и без семьи. Поэтому, не забывайте выделять этому достойное время.

Не стоит также отчаиваться, если обнаружите, что Вам трудно выполнить план. Реальная жизнь чрезвычайно  беспорядочна. Поэтому, формальное следование плану - это не самое главное. Даже если Вам приходится постоянно менять свои планы, все равно планирование оправдано.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Заключение

  Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работу принципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь от него самого и от его желания работать рационально,    т. к.  для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования  своего времени, добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени

    Тайм-менеджмент – это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное. Экономическое значение заключается в том, что за счет рационального использования времени возможно значительное повышение производительности труда как отдельного человека, так и всего коллектива в целом. Личное же значение заключается в том, что он позволяет человеку обрести значительное количество свободного времени, которое будет позволять ощущать себя свободным, уделять больше внимания своему отдыху, здоровью и личной жизни.

 

 

 

 

 

                     Список литературы