Эффективность управленческой деятельности

Введение.

      На сегодняшний день менеджмент  играет значительную роль в  обществе. Ведь на протяжении  нескольких десятилетий человеческая  деятельность сопровождается рядом  постоянных изменений в социально-политической, экономической и других сферах  общественной жизни, которые,  в свою очередь, требуют изменений  от нас самих. Важной их частью, как показывает мировой опыт, является постижение науки и  искусства менеджмента. 

      Сам менеджмент определяется  и как умение добиваться целей,  используя труд, интеллект и мотивы  поведения других людей, и как  вид деятельности по руководству  людьми в организациях, и как  область человеческого знания, позволяющая  осуществить данную функцию. Т.е.  ядро современного менеджмента  состоит, с одной стороны, в  том, что он берет свое начало  от человека, его потребностей  и целей, от превращения знаний, опыта и достижений научно-технического  прогресса в производственную  силу, а с другой стороны, созидательная  сила управления заключается  в  применении информационных  технологий. Соответственно, целью  моей работы является рассмотрение  эффективности управленческой деятельности. Какую роль в современном мире  играет правильно организованный  менеджмент, является ли он залогом  успешного развития организации?  Можно сказать, что роль менеджмента  постепенно меняется. Если раньше  он заключался в указании, что  нужно делать, и контроле (причем  многие менеджеры до сих пор  придерживаются такой позиции,  но их карьера  тогда заканчивается  в одном из незначительных  предприятий), то сегодня все иначе.  Современные менеджеры придают  особое значение командной работе  и сотрудничеству, относясь при  этом к служащим скорее как  к партнерам, а не как к  подчиненным. Но положение фирмы  продолжает во многом зависеть  от эффективности управленческой  деятельности, а ее конкурентоспособность  и возможность прогнозирования  потребительского поведения определяются  правильностью управленческой политики  внутри организации. 

      Следует заметить, что управление  в современной науке рассматривается  как процесс, потому что работа  по достижению целей с помощью  других – это не какое-то  единовременное действие, а серия  взаимосвязанных непрерывных действий, каждое из которых является  процессом, притом очень важным  для успеха организации. Их  называют управленческими функциями.  Следовательно, задачи моей работы  следующие:

1. Изучить эти функции управления
2. На основе их изучения определить факторы, влияющие на эффективность организационной деятельности
3. Рассмотреть вопрос информационного обеспечения организации как один из наиболее важных в ее функционировании.

     На  мой взгляд, тема эффективности  управленческой деятельности актуальна  как в целом, так и непосредственно  для моей будущей профессии.  И начать я бы хотела с  рассмотрения основных функций  управления, влияющих на успех  организационной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Эффективность: основные понятия, подходы, типы, методы определения

   Оценка  эффективности управления имеет  первоочередное значение для многих аспектов менеджмента, поскольку с  ее помощью определяется правильность, обоснованность, действенность работы руководителя. 
Эффективность управления – это относительная характеристика результативности деятельности конкретной управляющей системы, отражающейся в различных показателях как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности (субъекта управления). Причем эти показатели имеют как количественные, так и качественные характеристики. Эффективность деятельности управляющей системы должна быть выражена через показатели эффективности управляемой системы, хотя может иметь и свои частные характеристики. 
Любые изменения в организации, осуществляемые аппаратом управления, должны отвечать определенным ее целям, достижения которых предопределяет, будет или нет эффективной работа организации.

   Уровень эффективности управленческой деятельности во многом определяется уровнем рациональной организации управляемой системы  и процесса управления. Эффективность  проявляется в различных показателях как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности. 
Основными понятиями эффективности управления являются: эффективность труда работников аппарата управления; эффективность процесса управления; эффективность системы управления, эффективность механизма управления.

     Вопросы оценки эффективности менеджмента  являются центральными в менеджменте. В настоящее время в науке  управления превалирует синтетический  подход, объединяющий процессы управленческой деятельности. Во второй половине XX в. В менеджменте сложились и получили большое распространение такие подходы к управлению, как процессный, системный и ситуационный.

     Процессный  подход. Этот подход был предложен приверженцами школы административного управления. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция представляет собой процесс. Процесс управления является общей суммой всех функций. При этом менеджер обязан последовательно выполнять такие функции, как планирование, организация, мотивация и контроль, которые сами являются процессами. К постоянным управленческим процессам можно также отнести управление персоналом, поддержание лидерства в коллективе, координацию, коммуникацию, оценку внешней и внутренней среды организации, принятие решений, представительство и ведение переговоров или заключение сделок.

     Системный подход. Этот подход рассматривает все процессы и явления в виде определенных целостных систем, обладающих новыми качествами и функциями, не присущими составляющим ее элементам. Изначальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается в том, что они сосредотачивают внимание на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как результирующую, зависящую от многих различных факторов. Все системы имеют устойчивую внутреннюю структуру и состоят из взаимосвязанных элементов, обладающих специфическими функциями. Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависящих частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Поэтому другой важной особенностью данного направления является то, что они все в большей или меньшей мере исходят из наличия, так называемого системного эффекта, выражающегося в том, что целое всегда качественно отлично от простой суммы составляющих его частей. Простая система ориентирована на достижение одной цели, а сложная система стремится к достижению нескольких взаимосвязанных целей.

     Ситуационный  подход. Ситуационный или кейсовый подход к управлению, как и системный, является скорее способом мышления, чем набором конкретных действий. Метод был разработан в Гарвардской школе бизнеса и предлагает будущим менеджерам решать проблемы в конкретной ситуации. Этот подход требует принятия оптимального решения, зависящего от соотношения имеющихся факторов. Если процессный и системный подходы более целесообразно применять в спокойной обстановке, то ситуационный подход чаще используют в нестандартных и непредвиденных ситуациях. В этом подходе сохранена концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьироваться. Руководство должно определить, какая структура или прием управления наиболее подходят для данной ситуации. Поскольку ситуация может меняться, руководство должно решать, как поменять организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации. Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс:

1. руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность;
2. каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны, или сравнительные характеристики в случае, когда они применяются в конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия от применения данной методики или концепции;
3. руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию;
4. руководитель должен уметь связывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, таким образом обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

     Существует  два основных метода исчисления показателей эффективности — затратный и ресурсный.

     Первый  метод и соответственно показатель, характеризующий эффективность управления предприятием, носит название затратного. Он опирается на соотношение общего или конечного результата деятельности предприятия к совокупным расходам на управление:

Э_м = П/Р_у

где:

Э_м — эффективность менеджмента;

Р_у — расходы на управление;

П — результат деятельности предприятия. В качестве его можно использовать тот или иной показатель деятельности (доходы, объем производства, товарооборот и др.) или конечный (финансовый) результат деятельности предприятия — чистую (нераспределенную) прибыль.

     Показатель  Э_м говорит о том, сколько рублей, к примеру прибыли, получает предприятие на 1 руб. затрат на управление.

     Второй  метод оценки эффективности менеджмента  — ресурсный, выражает соотношение общего или конечного результата деятельности предприятия к величине использованных ресурсов, например численности работников аппарата управления:

Э_м = П/К_у

где:

Э_м — эффективность менеджмента;

П — результат деятельности предприятия;

К_у — численность административно-управленческого персонала (можно использовать только численность кадров управления). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Эффективное управление: выбор показателей

   Эффективное управление - это взаимодействие управляющей системы (субъекта управления) с внешней и внутренней средой объекта управления, обеспечивающее достижение управляемой системой своих целей и интересов с наилучшими результатами из возможных альтернатив (результативность) при ограниченных ресурсах. Функциональное предназначение управления сводится к обеспечению эффективности деятельности социально-экономической системы, поэтому эффективность определяется также степенью результативности самой организационной системы. Результативность проявляется в том, что с точки зрения экономики и общества в целом, своевременно, качественно «делаются нужные и правильные вещи». В тоже время эффективность управления является следствием того, что в процессе оптимального функционирования объекта и субъекта управления правильно создаются «эти самые вещи», обеспечивается развитие организационной системы в запланированном направлении при выполнении определенных количественных и качественных показателей и ограничений.

   С наибольшей эффективностью организационная система  функционирует в определенных пространственно  временных границах, являясь открытой системой. Она представляет собой  целостный комплекс взаимосвязанных  элементов, ориентирована на достижение дерева соподчиненных, опосредованных целей, имеет устойчивую внутреннюю структуру, образуя особое единство со средой и представляя собой  элемент системы более высокого порядка. Элементы любой организационной  системы обычно выступают как  системы более низкого порядка, внося свой вклад в характеристику целостного комплекса, который  всегда качественно отлично от простой суммы составляющих его частей. Организационная система (система управления) одновременно является и объектом управления (управляемая система) и субъектом управления (управляющая система).

   Таким образом, эффективность управления, раскрываемая посредством результативности объекта управления, является оценкой  того, ЧТО делает управляемая система. Вторая составляющая эффективности  управления (по отношению к организационной  системе) является оценкой того, КАК  система управления добивается соответствующих  результатов. Успешность функционирования организационной системы – это  комплексная оценка, слагаемая из выше приведенных составляющих.

   Показатели  эффективности управляющей  системы. Традиционно экономическая эффективность управляющей системы определяется следующими показателями.  
Обобщающий показатель эффективности управляющей системы (ЭУ) (субъекта управления): 
ЭУ = П : ЗУ    или   ЭУ  = Д : ЗУ; 
- где: П – прибыль организации; 
Д – доход организации; 
ЗУ – затраты на управление. 
Частные показатели эффективности управляющей системы: 
1. Доля численности управленческих работников (КЧ) в общей численности работающих в организации: 
КЧ = ЧУ : Ч;   
- где: ЧУ – численность работников управления; 
Ч – численность работников организации. 
2. Доля затрат на управление (КЗ) в общей сумме затрат организации: 
КЗ = ЗУ : З, 
- где: З - общие затраты организации. 
3. Коэффициент затрат на управление на единицу выпускаемой продукции (оказываемых услуг) (КЗП): 
КЗП = ЗУ : К, 
- где: К – количество или объем выпускаемой продукции (оказываемых услуг). 
4. Норма управляемости (КУ): 
КУ = Ч : ЧУ  
- где: Ч – численность работников организации; 
ЧУ – численность работников управления.