Анализ  схемы позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы  объединяются или расчленяются. В  результате анализа схемы потока можно выявить:  объем, характер и  срок выполнения работ для каждого подразделения данной организации; излишний контроль за работой; полное отсутствие контроля; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне длительное хранение документов; неоправданные задержки в обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

  Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным  методом описания потоков информации на макро уровне. Однако при увеличении размерности потока схема может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации.

  Таким образом, данный метод целесообразно  использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации на макро уровне [11].

  Информационная  модель позволяет символически выразить технологию подготовки управленческих решений, а также информационные взаимосвязи между сотрудниками конкретного подразделения, подразделениями предприятия и внешней средой.

  Основное  назначение информационной модели заключается в том, что она характеризует существующие потоки документированной информации, отражающие процессы управленческой деятельности.

  Информационные  модели характеризуют также последовательность управленческих работ в системе управления.

 

  

2. Практическая часть

2.1 Характеристика организации ООО «Новые технологии»

ООО «Новые технологии» имеет два направления в своей деятельности. Первое направление это продажа, установка и техническое обслуживание спутникового оборудования. Второе направление это продажа, установка и техническое обслуживание копировального оборудования. Также организация имеет свой офис по оказанию копировальных услуг.

     ООО «Новые технологии» имеет линейно – функциональную структуру управления.

Директор

 

                        Бухгалтерия            Отдел продаж       Сервисный отдел              

                                                                                                     

                 Главный бухгалтер;    Главный                 Начальник      

                         Бухгалтер                    менеджер;              ремонтного

                                                    Менеджер               отдела;

        по продажам           Персонал по 

      ремонту и 

      обслуживанию

          Директор выполняет следующие  функции:

1. Разработка плана работы организации сроком на 1 год;
2. Следит за выполнением плана, работы всех сотрудников фирмы;
3. Проводит с персоналом различные мероприятия, собрания, планерки;
4. Проводит собеседования с новыми работниками.

     Главный бухгалтер, бухгалтер:

1. Производит расчет прибыли и убытков фирмы;
2. Выдает заработную плату;
3. Занимается ведением всех хозяйственных счетов организации.

     Главный менеджер:

1. Распределяет работу менеджеров;
2. Следит за качеством выполненных работ

     Менеджер  по продажам:

1. Принимает заявки от клиентов о поломках оборудования;
2. Принимает клиентов, знакомит их с продукцией и заключает договора купли – продажи;

     Начальник сервисного отдела, персонал по ремонту  и обслуживанию:

1. Занимаются ремонтом и обслуживанием оборудования;
2. Занимаются установкой спутникового оборудования;
3. Каждый месяц делают технический осмотр оборудования.

          Примерные прибыли и расходы  предприятия

     К основной прибыли можно отнести  продажу спутниковых телефонов  и услуги по ксерокопированию. Спутниковый  телефон стоит примерно от 25 000 рублей и выше, в среднем организация продает 5 – 6 телефонов в месяц, что составляет примерный доход от 100 000 и выше в месяц.

          Расходы фирмы. В основном фирма  затрачивает деньги на копи  – центр куда постоянно требуется  бумага различных форматов и  различного вида, новые картриджи  и тонеры, различная канцелярия, ручки, степлеры, скобы для степлера и много различной мелочи.  

2.2 Цели и задачи  организации

Миссия

   Стать крупнейшим российским дистрибьютором оборудования, предлагая на рынке  передовые технологии и решения  мировых лидеров отрасли, высококлассный сервис и эффективные условия партнёрства для клиентов.

Задачи

1. Формирование  устойчивого спроса на «брендовое» оборудование.
2. Увеличение доли рынка.
3. Рост сбыта.
4. Увеличение прибыли.
5. Снижение издержек.

Общие цели

1. Ввести в организационную структуру управления предприятием отдел маркетинга.
2. Создать краткосрочный и долгосрочный бюджеты фирмы.
3. Организовать контроль исполнения планов и бюджетов.
4. Снизить издержки на 10% за счет  планирования продаж (уменьшение  товарных остатков) и бюджета проектов.
5. Увеличить оборот фирмы на 30 % за счет пополнения номенклатуры оборудованием более низкой ценовой категории до конца 1 полугодия 2009 года.
6. Разработать систему мотивации сотрудников до конца 2 квартала 2009 года и внедрить ее в действие до конца 3 квартала 2009 года.

Частные цели

По  коммерческому  отделу:

1. Проанализировать клиентскую базу и выделить категорию клиентов, дающую основную долю прибыли, составить план продаж оборудования по данной категории клиентов.
2. Исследовать спрос на оборудование более низкой ценовой категории, выявить наиболее перспективные позиции, составить по ним план продаж.
3. Проанализировать движение товара по складу и сформировать необходимые товарные запасы с целью уменьшения складских остатков.
4. Составить план участия в региональных специализированных выставках на 2010-2011 гг.
5. Подготовить информацию для образующегося отдела маркетинга по клиентам, проводившимся исследованиям, оборудованию.
6. Подготовить бюджет расходов и доходов по текущим и планируемым в 2010 году проектам.

По  техническому отделу:

1. Проанализировать остатки материалов на складе с целью минимизирования товарных остатков.
2. Составить образцы технико-коммерческих предложений по новому оборудованию для коммерческого отдела.
3. Подготовить оборудование для выставки к 30.08.2010 года.
4. Подготовить бюджеты расходов  материалов по текущим и планируемым в 2010 году проектам.

По  бухгалтерии:

1. Подготовить бюджет организации на текущий квартал.
2. Подготовить для обсуждения бюджет организации на текущий финансовый год.
3. Рассмотреть поступившие из подразделений бюджеты расходов и доходов по проектам и мероприятиям  и вынести решения о  реализации мероприятий в заданном объеме и динамике.
4. Ввести контроль исполнения бюджетов по проектам и мероприятиям.

2.3 Схема потоков информации, ориентированная на утверждение конкретных документов

   В рыночной экономике информация стала товаром, ее получение, хранение, использование  подчиняются законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят  к числу важнейших ресурсов предприятия  и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции.  Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием: 

• По мнению американского журнала “Management Services”, в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых  годов достигла половины всех занятых;
• 73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров считают, что главным  препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;
• Согласно  различным  исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при  осуществлении им своих функций, расходуется  на  коммуникации (общение), как  часть     информационного обмена в процессах принятия решений.

     Таким образом, успешное управление напрямую зависит от квалификации менеджера  в управлении  информацией.

   Внутри  организации существуют следующие виды обмена информацией:

Межуровневый  обмен информацией 

• Нисходящие потоки информации - таким путем подчиненным сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, конкретных поручениях и  т.д.
• Восходящие потоки информации - это отчеты о выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный  обмен информацией

• Совещания руководителей подразделений
• Обсуждение кооперации участвующих в выпуске какого-то вида продукции подразделений.
• Совещания руководителей подразделений,  имеющих сходные производственные задачи. Например, обсуждение общих проблем или новых идей региональными управляющими сбытом.
• Работа в рамках рабочих групп (управление проектом).

   Процесс подготовки любого управленческого  решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры.

   Организационная операция – технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

   Комплекс  взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

3. Рекомендации по совершенствованию действующей схемы потоков информации ООО «Новые технологии»

      Действующая в ООО «Новые технологии» схема потоков информации, направленная на подготовку и утверждение проектной документации имеет отрицательные и положительные моменты.

     Недостатки  существующей схемы:

     Проектная документация утверждается и передается заказчику без соответствующей  детальной проработки проекта, что нередко приводит к ошибочной стоимости оборудования (увеличение или уменьшение конечной суммы). Эта ситуация вызывает недовольство клиента и может привести к разрыву контракта.

     Преимущества  существующей схемы:

      На  оформление документации уходит достаточно мало времени, отсутствие этапа проектирования снижает финансовые  затраты в том случае, если за оформлением документации не следует подписание контракта.