Иследование систем управления

  ВВЕДЕНИЕ 

     Значимость  систем управления в достижении целей  и решении задач, стоящих перед  организациями, нельзя переоценить. В  связи с этим специалистам в области  менеджмента необходимо иметь знания, умения и навыки по их исследованию. Квалифицированно проведенные исследования систем управления позволят обеспечить развитие теории и практики построения новых и совершенствования действующих систем управления, что создаст в дальнейшем условия для более эффективного их функционирования.

     В последнюю четверть XX столетия в менеджменте стал активно развиваться процессный  подход, который позволяет рассматривать всю деятельность организации во времени. Кроме того, процессный подход предусматривает матричную структуру управления, характеризующуюся большим количеством горизонтальных связей, кроме традиционных вертикальных связей.

     Современный менеджмент предприятия характеризуется  постоянным внедрением новых подсистем  управления. Среди типичных бизнес-систем, которые в данный момент переосмысливают, модернизируют и совершенствуют, можно выделить следующие:

• Системы управления качеством
• Системы управления защиты окружающей среды
• Системы управления финансами
• Системы управления ценными бумагами
• Системы управления программным обеспечением
• Системы управления безопасностью
• Системы управления информацией
• Системы управления проектами.

      Как отмечается в [1], система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

     • обладать высокой гибкостью производства, позволяющей быстро менять ассортимент изделий (услуг). Это обусловлено тем, что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие изделий и объем выпуска разовых партий — больше;

     • быть адекватной сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

     • учитывать серьезную конкуренцию  на рынке товаров (услуг), в корне изменившую отношение к качеству продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;

     • учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей и времени выполнения договоров, которые стали слишком высокими для традиционных производственных систем и механизмов принятия управленческих решений;

     • учитывать изменение структуры  издержек производства;

     • принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды.

     Это далеко не полный перечень проблем, с  которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе систем управления и их улучшении.

     Функционирование  любой системы управления связано  со сбором, анализом и переработкой информации. На основе анализа и переработки информации в организации принимаются управленческие решения для получения максимального конечного результата при определенных ограничениях (ресурсы, воздействие окружающей среды и пр.).

1. Основы системного анализа

     Рассматривая  вопрос исследования систем управления, мы, в первую очередь, должны определиться с понятием «система», из чего состоит  система, какие связи определяют функционирование системы. Воспользуемся подходом, рассмотренным в [2].

• Понятие системы

Рассмотрим  некоторые определения системы:

     «Все, состоящее из связанных друг с  другом частей, мы будем называть системой»  [3];

     «Система  – это комплекс взаимодействующих компонентов» [4];

     «Система  – это множество связанных  действующих элементов» [5];

     «Система  представляет собой определенное множество  взаимосвязанных элементов, образующих устойчивое единство и целостность, обладающее интегральными свойствами и закономерностями» [6];

     «Система  – множество элементов, находящихся  в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство» [7].

     Первые  три определения рассматриваю систему  как совокупность взаимодействующих  элементов, тогда как четвертое и пятое определения системы требуют ее единства и целостности. Общими терминами для этих определений являются:

• элемент (часть, компонент);
• множество (комплекс);
• взаимосвязь (взаимодействие, отношения и связи);
• единство (целостность).

     В определении академика П.К. Анохина [8] дополнительно вводится понятие «полезного результата»:

• «Системой можно назвать только такой комплекс избирательно-вовлеченных компонентов, у которых взаимодействие и взаимоотношение приобретает характер взаимодействия компонентов на получение фокусированного полезного результата».

     В дальнейшем будем использовать еще  одно определение, данное в [2], понимая, что в качестве элементов могут выступать процессы:

     «Система  – множество составляющих единство элементов, их связей и взаимодействий между собой и между ними и внешней средой, образующих присущую данной системе целостность, качественную определенность и целенаправленность» (рис. 1.1). Системой могут быть объекты живой и неживой природы, общества.

     

      Рис.1.1. Понятие системы [2] 


     Элемент – неделимая часть системы, обладающая самостоятельностью по отношению к данной системе. Неделимость элемента предполагает, что в пределах исследуемой системы его внутреннее строение можно не учитывать.

     Связь – совокупность зависимостей свойств одного элемента от свойств других элементов системы. Установить связь между двумя элементами – это значит выявить наличие зависимостей их свойств.

     Взаимодействие – совокупность взаимосвязей и взаимоотношений между свойствами элементов.

     Структура системы – совокупность элементов системы и связей между ними:

     Внешняя среда – набор существующих в пространстве и во времени объектов (систем), которые, как предполагается, действуют на систему.

     Таким образом, определение системы и  ее структуры помогает отделить ее от окружающей среды и других систем.

     Состояние системы – совокупность состояний ее n элементов и связей между ними (двусторонних связей не может быть более чем n(n-1) в системе с n элементами).

     Входы системы x_i – это различные точки приложения влияния (воздействия) внешней среды на систему. Входами системы (входными потоками) могут быть информация, вещество, энергия, которые подлежат преобразованию.

     Выходы  системы y_i – это различные точки приложения влияния системы на окружающую среду. Выходами системы (выходными потоками) являются продукция, информация, различные виды отходов и пр.

     Ограничения системы – то, что определяет условия ее функционирования. Ограничения бывают внутренними и внешними. Одним из внешних ограничений является цель функционирования системы. Примером внутренних ограничений могут быть ресурсы, обеспечивающие реализацию того или иного процесса.

• Система управления

     Система управления общественным производством –  составная часть  управления народным хозяйством, совокупность подсистем, отражающих отдельные стороны управления: цели, функции, принципы, методы, органы, кадры, технику и технологию. Предназначена для выработки и осуществления управляющего воздействия на производство в соответствии с объективными законами общественного развития. (БСЭ. Т.23. – М.: Сов. энциклопедия. – 1976. – С. 469 )

     Управление  – элемент, функция  организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию программы, цели деятельности. (БСЭ. Т.27. – М.: Сов. энциклопедия. – 1977. – С.33 с.)

     Исследование, как научное изучение и процесс  познания, всегда находилось под пристальным  вниманием многих исследователей. В  условиях рыночных отношений и конкуренции особым вниманием объективно пользуются исследовательские работы по улучшению управления организациями и предприятиями. При этом, как правило, элементы любой системы представляют собой системы (подсистемы) более низкого порядка, а каждая система, в свою очередь, обычно выступает как отдельный элемент более высокого порядка. Например, применительно к системе управления экономикой страны можно определить в ней множество подсистем, которые являются частью целого - всей экономики и также образуют свою систему. Система управления организацией также представляет собой самостоятельную систему, но может входить в систему более высокого порядка (например, в систему управления холдингом и т.д.).

     Система управления организацией представляет собой некий искусственно созданный набор элементов, предназначенных для решения экономических и социальных задач [9]. Как нами отмечалось во введении, на современном этапе недостаточно рассматривать структуру организации как совокупность некоторых элементов. Необходимо рассматривать процессы, происходящие в организации

     Каждая  система управления имеет определенное назначение и соответственно должна содержать целевую функцию, определяющую характер взаимодействия всех ее элементов. При реализации такой функции в системе организации всегда можно выделить объект управления (управляемую подсистему) и субъект управления (управляющую подсистему), между которыми должна осуществляться связь по прямому (от системы управления к объекту - управляющие информация и воздействия) и обратному (от объекта к системе управления - информация о состоянии объекта) каналам связи. Кроме того, должны осуществляться другие внутренние и внешние связи.

     Определим систему управления следующим образом (рис.1.2):

система управления – совокупность взаимосвязанных элементов, способ реализации технологии управления, предполагающий воздействие на объект с целью изменения его состояния и процессных характеристик. Система управления включает следующие основные элементы:

• датчики информации о состоянии объекта управления,
• подсистема сбора и передачи этой информации,
• подсистема обработки и отображения этой информации,
• подсистема задания целевых показателей,
• подсистема выработки управляющих воздействий,
• подсистема передачи управляющих воздействий.
• исполнительные устройства.
 


     

     Рис.1.2. Блок-схема системы управления 


     Следует отметить, что для производственной организации в качестве объекта  управления будет выступать его  производственная подсистема, которая, как известно, включает основное, вспомогательное и обслуживающее производства. На основе производственных функций и используемой технологии в этих производствах формируется производственная структура, основным звеном которой являются производственные подразделения.

     В основном производстве к таким подразделениям относятся, как правило, цехи, изготавливающие основную продукцию. Например, для машиностроения это будут заготовительные, обрабатывающие и сборочные цехи.

     Во  вспомогательном производстве основу производственной структуры также составляют цехи, но изготавливающие вспомогательную продукцию, потребляемую непосредственно при производстве основной продукции предприятия. На машиностроительном предприятии это могут быть инструментальные, штамповочные, модельные и ремонтные цехи.

     Обслуживающее производство включает подразделения, предназначенные для обслуживания основного и вспомогательного производств. К ним могут относиться, например, транспортные, складские, энергетические, сантехнические и другие хозяйства.

     Состав  элементов каждой из подсистем системы управления может быть разнообразным и во многом зависит от конкретной структуры организации. Наиболее универсальным представляется подход к определению состава элементов системы управления в зависимости от состава элементов производственной системы.

     1.3 Элементы систем управления

     Рассмотрим  элементы производственной системы. Их можно характеризовать следующими параметрами и показателями:

• предметы труда - сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие и т.п.: состав, объемы, динамика объемов и состава, обеспеченность, использование, затраты, запасы, периодичность поставок, качество поставок, материалоемкость и др.;
• средства труда - машины, оборудование т.п.: состав и структура, обеспеченность, использование, прогрессивность, фондовооруженность, выбытие и обновление основных фондов и др.;
• кадры производства - основные и вспомогательные рабочие: состав, численность, квалификация, текучесть, обеспеченность, производительность, образовательный уровень и т.п.;
• технология производства - совокупность взаимосвязанных производственных процессов по изготовлению продукции: прогрессивность техпроцессов, удельный вес основных и вспомогательных техпроцессов. удельный вес ручного труда, обеспеченность техоснасткой, уровень автоматизации техпроцессов, длительность техпроцессов, качество осуществления техпроцессов и др.;
• производственные функции - функции кадров производства, машин и оборудования, осуществляемые в процессе производства продукции: состав, содержание, структура, длительность, повторяемость, затраты и др.;
• методы организации производства - совокупность способов организации основного, вспомогательного и обслуживающего производств: структура типов производств, уровень предметной, технологической и подетальной специализации, уровень концентрации, кооперирования и комбинирования производства, виды движения предметов труда, периодичность запуска партий, способы передачи партий продукции, технический уровень производства, ритмичность производства и др.;
• производственная структура - состав подразделения производственной системы и взаимосвязи между ними в процессе производства продукции: состав цехов, участков и бригад основного, вспомогательного и обслуживающего производств; территориальное расположение подразделений; внутрипроизводственные связи звеньев в производственной структуре; распределение численности работающих по производственным подразделениям; обеспеченность производства новыми разработками и др;
• продукция - материальный результат производства: объем и номенклатура выпускаемой продукции, номенклатура и объемы НИОКР и услуг, качество продукции и услуг, сложность продукции, удельный вес новой продукции, объем экспорта, выполнение плана поставок по контрактам, динамика объемов производства, себестоимость, прибыль, рентабельность продукции и др.

     Очевидно, что предметом рассмотрения курса  «Исследования систем управления»  должны стать вопросы исследования систем управления, то есть управляющих  подсистем - субъектов системы организации.

      Элементы  системы управления можно характеризовать рядом следующих параметров и показателей:

• функции управления - специфический вид деятельности по обоснованию, выработке, принятию и выполнению управленческих решений: состав и количество функций; распределение функций; уровень выполнения функций, уровень специализации, кооперации, децентрализации и централизации выполнения функций; количество уровней управления; уровень дублирования функций; уровень регламентирования функций; затраты на выполнение функций; длительность выполнения функций и др.;
• информация - совокупность сведений и данных, необходимых для обоснования, выработки, принятия и выполнения решений по достижению целей и задач организации: виды, структура и объем информации; уровень информационного обеспечения; периодичность поступления информации; затраты на обработку информации; схема информационных потоков; схема документооборота и др.;
• технические средства управления - совокупность технических средств, применяемых для сбора, обработки, представления и использования информации кадрами управления: виды и количество технических средств, качество технических средств, стоимость и цена потребления технических средств, удельный вес прогрессивных технических средств, возрастной состав технических средств, обеспеченность техническими средствами, уровень автоматизации решения управленческих задач, уровень организации рабочих мест и др.;
• кадры управления - работники всех уровней управления: численность управленческого персонала, численность по подсистемам (функциям) управления, удельный вес менеджеров и исполнителей, профессиональный и возрастной состав, квалификационный и образовательный уровень, текучесть управленческих кадров, заработная плата кадров управления, уровень трудовой дисциплины, условия труда, оперативность принятия решений, соответствие занимаемым должностям, уровень обеспеченности кадрами управления и др.;
• технология управления - совокупность взаимосвязанных управленческих процессов, направленных на обоснование, выработку, принятие и выполнение решений управленческих процессов: состав и структура управленческих процессов, процедур и операций; длительность управленческого цикла; удельный вес управленческих операций рутинного и творческого характера; повторяемость и длительность процессов, процедур и операций; уровень типовых технологических процессов управления; уровень регламентации процессов управления; ритмичность выполнения процессов управления; качество выполнения процессов управления; затраты на выполнение процессов, процедур и операций управления и др.;
• методы организации управления - совокупность способов и приемов управления, обеспечивающих достижение целей и решение задач организации: удельные веса организационно-административных, экономических и социально-психологических методов управления; обеспеченность нормативными, методическими и другими документами; уровень учета и контроля исполнения решений; уровень качества используемых методов управления; уровень мотивации труда; уровень творческой активности членов трудового коллектива; уровень организации делопроизводства и др.;
• ОСУ - совокупность специализированных органов (подразделений - отделов, бюро, групп и т.п.) управления, взаимодействующих и взаимосвязанных между собой для достижения целей и задач организации: состав и количество управленческих подразделений на иерархических уровнях управления; состав и соотношение целевого, линейного, функционального и обеспечивающего управления; тип существующей структуры управления; соответствие коэффициента управляемости норме управляемости; уровень качества ОСУ; затраты на управление по подразделениям и др.;
• решения - акты, результат, конечный продукт управленческой деятельности, направленные на достижение целей и задач организации: состав, структура и качество решений; полнота и обоснованность решений; своевременность решений; уровень исполнения решений; уровень регламентации решений; повторяемость решений; количество принимаемых решений; оперативность решений; затраты на принятие и выполнение решения и др.

     Все вышеперечисленные элементы, методы и функции систем управления  на современном этапе следует рассматривать с точки зрения процессного подхода. Это значит, что вся деятельность организации должна быть представлена в виде процессов, что согласуется с системным подходом в управлении. 


     1.4. Обратная связь в управлении

     Обратная  связь - воздействие с выхода на вход. Обратная связь бывает двух видов – отрицательная и положительная. Отрицательная обратная связь приводит к уменьшению выходного сигнала, положительная – к его увеличению.