Информационный менеджмент

     Необходимо  отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной  системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку  может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно  оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей в реальных организациях вероятность создания ее мала. ИУС  некой организации скорее состоит  из ряда информационных систем, каждая из которых служит для принятия решений  в некоторой конкретной области.

     Нельзя  упустить тот факт, что ИУС неизменно  предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки  данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки  данных, которые дают компьютеры. Однако цели управления требовали и информации, и системы для ее получения  задолго до изобретения компьютеров. Еженедельный отчет о продажах, изучение конъюнктуры рынка, ежедневный обзор новостей, который готовит ЦРУ для президента США, доклады инспекторов о простое машин, а также подготавливаемый с помощью ЭВМ обзор ежеквартальных продаж в основных секторах экономики, используемый высшей администрацией фирмы “Америкен Телефон энд Телеграф” - все это примеры применения ИУС. 

Компьютерная  революция и информационно-управляющие  системы

     Компьютерная  революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы - это два наиболее широко применяемые  в управлении инструмента. По имеющимся  оценкам, к концу 90-х годов 70% рабочих  мест в США будет в какой-то мере зависеть от деятельности по обработке информации. Затраты на эту деятельность, по некоторым оценкам, составляют, по крайней мере, 70% от валового национального продукта. Существенной частью этой тенденции явится рост использования микрокомьпьютеров, которые уже достаточно малы, чтобы располагаться на рабочем месте управляющего и цена которых - уже не дороже хорошей пишущей машинки.

     Широкое распространение  компьютеров в  организациях позволит управляющим  всех уровней использовать в своей  деятельности большие объемы информации. Например управляющий современного супермаркета может получать ежедневную, еженедельную, ежеквартальную или годовую  информацию о том, какие виды товаров  продаются, по какой цене, в каких  количествах, что нужно перезаказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и т.д. Часть этой информации получается автоматически, когда контролер с помощью компьютеризированного кассового аппарата считывает записанную на упаковке, в виде бар-кода, информацию о товаре. До внедрения ИУС такого типа время и количество информации, необходимые для проведения подобного анализа, достигали астрономических величин.

     Многие  до сих пор технологически слабо  оснащенные отрасли услуг и сфера  конторского труда, связанные с  переработкой больших массивов информации, представляют собой сегодня благоприятную  почву для применения микроэлектроники. Банки, страховые компании, торговые предприятия все шире начинают использовать ЭВМ различного типа, терминалы, автоматы для учета чеков, автоматизированные системы расчетов, электронных счетов и т.п. Открывается перспектива  создания полностью автоматизированных офисов. Американская компания “Микронет” создала в Вашингтоне подобный офис, в котором полностью исключается использование бумаги в делопроизводстве.

     Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие  могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные  базы данных позволяют менеджеру  получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и  прогнозах всего за несколько  часов.

     Компьютеры  могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности. 
 
 
 

Повышение эффективности информационно-управляющей  системы

     При обсуждении вопросов проектирования ИУС  отмечались некоторые из требований к повышению их эффективности, например, требование, чтобы тип выдаваемой информации соответствовал потребностям управляющего для принятия им решения.

     К сожалению, множество потенциальных  проблем не позволяет эффективно работать даже такой ИУС, которая на первый взгляд хорошо спроектирована. Возможно, потенциальные пользователи не поймут преимуществ системы или будут испытывать перед ней страх и не захотят ею пользоваться. Может также оказаться, что система получилась слишком дорогой. Следовательно, необходимо обратить внимание на то, как разрешить эти и другие проблемы, чтобы новая ИУС оказалась эффективной не только на бумаге, но и на практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Участие пользователей в  проектировании системы

     Сложные компьютеризированные информационно-управляющие  системы обычно проектируются группой  специалистов с помощью сторонних  консультантов. Чтобы проектируемая  ИУС была эффективной на практике, этим специалистам очень важно привлечь к процессу проектирования тех управляющих, которые в последствии будут ею пользоваться. Эти пользователи лучше других знают, какие решения являются главными и какая информация нужна для их принятия.

     Кроме того, если те руководители, которые  будут пользоваться информацией, не примут определенного участия в  процессе разработки, может оказаться, что система не будет давать им необходимой информации или будет  перегружать их бесполезной информацией. Не следует забывать и то, что  привлечение к проектированию людей, ответственных за внедрение, обычно уменьшает сопротивление изменениям. 

Отбор нужной информации

     Одна  из важных проблем, связанных с новой  технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток  информации также затрудняет процесс  принятия решения, как и ее недостаток. Погребенный под грудой несущественных фактов, руководитель или может просмотреть важную информацию, или не сможет достаточно быстро установить ее для современного принятия решения. Следовательно, хорошо проектированная ИУС избирательно снабжает руководителя информацией лишь того типа, которая необходима для его деятельности. По возможности, информацию необходимо как можно плотнее “сжимать”, чтобы ускорить процесс ее накопления.

     Необработанная  информация, вводимая в компьютерную информационную систему, называемую базой  данных, должна быть организованна  так, чтобы ее можно было извлечь  в пригодном виде. Разные управляющие  имеют разную потребность в информации в разное время. Чтобы помочь им эффективно использовать аппаратное оснащение  системы, были разработаны разнообразные  пакеты программного обеспечения. 
 
 
 
 

Обслуживающий персонал и тестирование оборудования

     Если  ИУС использует компьютер, то организация  должна нанять соответствующее количество обслуживающего технического персонала  и операторов. Эти специалисты  должны стать частью организации  и проникнуться пониманием того, что  их обязанность - помочь организации  в достижении ее целей, а не просто обеспечить безотказную работу компьютеров. Кроме того, новые компьютеры и  программы могут плохо работать из-за имеющихся ошибок. Поэтому  все производители настоятельно рекомендуют, чтобы оборудование было проверено на точность в процессе работы в параллель с другими  системами, прежде чем на систему  можно будет положиться.

Менеджер  в информационном поле

     Принципы  управления предприятием как единым организмом, имеющим свои цели и  задачи, достаточно хорошо разработаны  в научном и практическом планах. Переход к рыночным отношениям прежде всего отразился на проблеме поведения предприятия во внешней среде, которая все более активно осуществляет регулирующую роль.

     Принимая  внутренние или внешние управленческие решения, менеджер не должен нарушать правила установленные внешней  средой, а для этого он должен их знать и понимать.

     Внешняя среда представляет собой метасистему, состоящую из множества организационных систем. Одной из таких оргсистем является предприятие. Системы, осуществляющие в отношении предприятия явное или неявное управление, являются управляющими системами.

     В метасистеме существует глобальное информационное поле, создаваемое продуктами деятельности физических и юридических субъектов, а также результатами отражения одних материальных объектов и явлений в других, которые можно рассматривать как точечные источники информации (ТИИ).

     В глобальном информационном поле можно  выделить ситуативное информационное поле, точечные источники информации которого определяют регламентированное поведение предприятия.

     Управляющие системы изготавливают и “выпускают”  в информационное поле точечные источники  информации, разные по содержанию (законы, распоряжения, рекомендации, учебники и т.д.), форме (книги, статьи в газетах  и журналах, письма, файлы, базы данных и т.д.), на различных материальных носителях (бумага, магнитный диск, лента и т.д.).

     Точечные  источники информации, предназначенные  для управляющего воздействия на поведение предприятия, называются информационными продуктами (ИП), а  не предназначенные - информационными  изделиями(ИИ). Как правило, управляющая система изготавливает конкретный ИП, предназначенный для множества предприятий, в единственном экземпляре. Другие системы, не имеющие статуса управляющих, изготавливают информационные копии этих ИП, то есть такие информационные продукты, которые должны восприниматься предприятием, как ИП, изготовленные непосредственно управляющими системами.

     Глобальное  информационное поле наполняется множеством копий управляющих ИП, которые  могут быть относительно равномерно распределены в пространстве или  скапливаться в отдельных точках этого пространства.

     Собранные в отдельных местах ИП образуют в  информационном поле информационные накопители в виде библиотек, архивов, отделов  нормативной или иной документации, которые могут быть внутри или  вне создающих их управляющих  систем, они соответственно называются ведомственные (ВИН) и независимые (НИН) информационные накопители.

Казалось бы, управляющие системы должны направлять свои ИП непосредственно на объекты  управления или по крайней мере в такие накопители, которые им были бы доступны. Однако в действительности этого не происходит

     Процесс наполнения информационных накопителей  достаточно сложен и неоднозначен. Во-первых, часть из них вообще недоступна менеджеру (ведомственные, иностранные  библиотеки). Во-вторых, доступные накопители не получают все ИП, процесс приобретения ими ИП зависит от целей их существования  и напрямую не связан с интересами предприятия. В-третьих, приобретая неоригинальные ИП, хранилища накапливают копии, которые в процессе переработки  могут не соответствовать оригиналам (ручное наполнение информационных баз  данных на машинных носителях). В этом случае вся ответственность за поведение, соответствующее искаженному ИП, ложится не на информационный накопитель, а на менеджера. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Внешнее управление предприятием

     Предприятие в метасистеме является самостоятельным субъектом деятельности, имеющим большую свободу действий, поэтому управление им со стороны внешних систем ограничено некоторым множеством ситуаций, при попадании в которые оно подлежит управляющему воздействию.

     Под ситуацией, обычно, понимается единовременное описание состояния предприятия  в форме множества его параметров.

     Сущность  внешнего управления состоит в том, чтобы предприятие либо оказалось  в некоторой заданной ситуации, либо осуществило регламентированное поведение  при добровольном достижении им определенной ситуации.

     Например, ситуация: получение прибыли больше нуля; регламентированное поведение: уплата налога на прибыль.

     Собственно, внешнее управление состоит в  передаче предприятию информационных продуктов и контроле за изменением его поведения. Однако специфика ситуационного управления состоит в том, что управляющие системы направляют ИП не непосредственно предприятию, а в информационное поле. Предприятие обязано самостоятельно найти и приобрести все необходимые ИП, регламентирующие его поведение в тех ситуациях, в которых оно может оказаться. Отсутствие необходимых ИП или неправильное истолкование не принимается во внимание.