Об автоматизации деятельности
по управлению персоналом в
России начали говорить недавно.
Если бухгалтерские пакеты созданы
давно и активно применяются
практически во всех структурах,
то над автоматизацией труда
кадровых работников задумывались
мало, а спрос на такие системы
в последнее время значительно
вырос. Автоматизация деятельности
по управлению персоналом дает:
- оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;
- жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;
- настраиваемую систему разработки отчетной документации;
- переход на новые технологии и методы работы;
- улучшение условий труда;
- и гибкость управления.
Комплексные
системы управления персоналом
могут использоваться для автоматизации
работы отдела кадров, планово-экономического
и расчетного отделов, обучения
персонала на любом предприятии.
Что является основой управленческой
деятельности? В первую очередь
- это делопроизводство, охватывающее
процесс создания документов
и организацию работы с ними.
От того, как организован документооборот
на предприятии, зависит эффективность
работы предприятия в целом.
На качество управления предприятием
влияют такие факторы, как оперативность
и качество формирования документов,
приема-передачи информации, согласованность
работы справочно-информационной
службы, четкая организация хранения,
поиска и использования документов.
Таким образом, автоматизация
документооборота необходима для:
- формирования целостной картины происходящего на предприятии;
- слаженной работы всех подразделений;
- улучшения качества обслуживания клиентов;
- эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.
Впервые
требования к работе с документами
были описаны М. М. Сперанским
в 1811 году. Он разработал методику
ведения делопроизводства в государственных
учреждениях и стал основоположником
науки, изучающей закономерности
делопроизводства, - документоведения.
Основные принципы и задачи
документооборота до настоящего
времени остались практически
неизменными. По мере развития цивилизации,
внедрения в повседневную жизнь достижений
науки и техники в делопроизводстве стала
использоваться оргтехника. И, наконец,
когда на смену печатной машинке пришел
компьютер, а переписка стала возможной
без использования конвертов и почтовых
марок, совершенно очевидным стал тот
факт, что сегодня при работе с информацией
не обойтись без использования новейших
информационных технологий:
- систем в архитектуре клиент-сервер;
- систем сканирования и распознавания текста;
- систем управления базами данных;
- систем поиска документов.
Глава 3 Пути совершенствования
информационной
системы
3.1 Улучшение сетевой организации предприятия
Персональные компьютеры и компьютерные
сети стали важным фактором
не только благополучия малых
и растущих предприятий, но
и их выживания. Они являются
инструментом, позволяющим рационализировать
работу, снизить затраты и повысить
производительность труда служащих.
Одна
из главных задач владельцев
фирм - опережать конкурентов. Чтобы
сохранить конкурентоспособность
на сегодняшнем рынке, нужно
добиваться повышения выручки
с наименьшими затратами - и
именно здесь на помощь приходит
современная сетевая технология. [18]
Правильно сделанное капиталовложение
в компьютерную сеть поможет
предприятию зарабатывать деньги
за счет четырех основных факторов.
Оно позволит:
- Снизить административные накладные расходы;
- Повысить производительность труда;
- Рационализировать ведение дел;
- Снизить затраты на аппаратные средства.
Это
как раз и началось осуществляться
с 1998 года, другое дело как это
делается. К числу недостатков
можно причислить:
- Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.
- Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.
- Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети
- Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.
- Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.
Перечисленные
выше преимущества локальной сети не используются.
Так, например, повышение производительности
труда. Наличие сети позволяет работникам
организации тратить меньше времени на
рутинные операции, экономя его для производительности
труда. Рассылая служебные записки по
электронной почте, менеджеры избавляются
от необходимости печатать, копировать
и разносить их. Электронная почта обеспечивает
практически мгновенную доставку корреспонденции
и реакцию на нее. Однако электронная
почта просто не используется настолько,
как будто её вовсе нет. [18]
Возьмём
рационализацию работы. Применение
сетевых приложений, таких как
система управления базами данных
и электронные таблицы, позволяет
сотрудникам работать совместно,
не покидая своего рабочего
места, где бы ни находились
пользователи или прикладные
программы. Это может намного
ускорить ведение дел. Однако,
это невозможно из-за неграмотности
персонала в первую очередь
и из-за того, что подразделения
больше не доверяют друг другу,
чем хотели бы сотрудничать.
Рассмотрим
снижение расходов на аппаратные
средства. Наличие сети позволит
сотрудникам фирмы совместно
использовать достаточно дорогостоящее
периферийное оборудование, такое
как лазерные принтеры, устройства
резервного копирования, коммуникационное
оборудование. Это снижает их
стоимость, приходящуюся на одного
пользователя, и обеспечивает доступ
к нему большому числу работников.
Однако этого даже нет в
перспективном плане развития
организации.
Значительное снижение административных
расходов возникает при объединении
персональных компьютеров в сеть.
Если, например, менеджер решает
перейти на новую версию прикладной
программы, ему достаточно внести
изменения только в ее совместно
используемую копию, а не на
каждом рабочем месте. Простота
управления сетью означает повышение
производительности труда работника,
ответственного за ее эксплуатацию.
Это особенно важно для небольших
подразделениях нашей организации,
где управление часто совмещается
с исполнением других обязанностей.
Чем меньше времени тратит
менеджер на выполнение рутинных
операций, тем больше времени
он может уделить решению важных
для подразделения текущих задач,
что, в конечном счете, повышает
рентабельность организации.
Первым предложением будет организация
в административном отделе некоторого
временного подразделения, занимающегося
внедрением новых информационных
технологий в организации. Оно
должно заниматься тем, что
будет пересматривать существующее
положение дел и внедрять новые методы
работы. [19]
Почему необходимо создавать
специальное временное подразделение?
Во-первых, это дело не прибыльное,
а все подразделения работают
на прибыль, а не на качество,
во-вторых, у этого подразделения
будет не предвзятое отношение
к различным проблемам.
Этому подразделению необходимо
решить следующие задачи:
- модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров;
- организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию;
- выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем;
- организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений;
- организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.
Эффект
от внедрения локальной сети в данном
случае будет более ощутимым, так как само
только подключение отдела к локальной
сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно
становится более закрытым. Известна такая
реакция у начальников подразделений
при подключении к сети:
- архивация данных на дискеты;
- защита файлов паролями;
- отказ от использования сети;
- проверка на компьютерные вирусы;
- отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением.
В итоге как работало подразделение,
так и работает: выполняет бюджет,
объёмы работ прежние. Начальники
подразделений считают себя опытными
людьми и поэтому поступают
так, как считают нужным, исходя
из опыта прошлых лет, на
проведённые собственными силами
маркетинговыми исследованиями. Руководители
подразделений не изучают передовые
технологии, не думают о том,
как можно новые достижения
науки и техники или других
организаций применить у себя
в отделе. Если что-то вводится
принудительно, то выполняется
двойная работа: по старинке и
по-новому.
Нельзя так говорить за все
подразделения, в некоторых отделах,
где есть опытные в этом
деле сотрудники, сразу произошло
оживление: активно используется
локальная почта, Интернет, сетевые
технологии.
Нельзя здесь рассчитывать на
энтузиазм сотрудников. Когда
с человека требуют выполнение
плана, изо дня в день повышают
нагрузку второстепенной работой,
он не будет отнимать у себя
время изучением локальной сети.
Проследим по журналу выдачи
ключей среднее время выдачи
и сдачи ключей на вахту.
Итак, внедряются новые технологии,
а способы выполнения работ
остаются прежними. Поэтому самой
трудной задачей нового отдела
будет обучение сотрудников организации
новым информационным технологиям.
Конечно же, решать существующую
проблему необходимо в комплексе,
нет здесь главных задач, так
как если проигнорировать или
упустить некоторые направления
комплексного развития в организации
информационной системы, то экономического
эффекта может вовсе не быть
или он будет незначительным. [20]
Призывы к самофинансированию
научили подразделения самостоятельности.
Теперь каждое подразделение работает
строго по смете и стремится себя
обеспечить компьютерами, принтерами,
ксероксами – становятся независимыми.
Однако, использование локальной
сети, может снизить расходы на
аппаратное обеспечение. Необходимо организовать
отдел множительной техники. Это
будет небольшая комната, в которой
будет находиться один или два
оператора и несколько различных
сетевых принтеров, сканеров, ксероксов,
факсов. Это даёт несколько преимуществ
подразделениям:
- Снижение расходов на аппаратное обеспечение;
- Улучшает контроль за рациональным использованием техники и расходными материалами;
- Закупка расходных материалов по низким ценам;
- Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе;
- Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов.
3.2 Внедрение автоматизированной информационной
системы
Внедрение системы автоматизации
управления, как и любое серьезное
преобразование на предприятии,
является сложным и зачастую
болезненным процессом. Тем не
менее, некоторые проблемы, возникающие
при внедрении системы, достаточно
хорошо изучены, формализованы
и имеют эффективные методологии
решения. Заблаговременное изучение
этих проблем и подготовка
к ним значительно облегчают
процесс внедрения и повышают
эффективность дальнейшего использования
системы. Далее приведены основные
проблемы и задачи, возникающие
в большинстве случаев при
внедрении систем управления
и рекомендации по их решению.