Информационное обеспечение процесса управления

     Глава 1 Информационное обеспечение процесса управления

              1.1 Информация, её свойства и роль в процессе управления

 

          Под информацией понимаются сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды.

          Важнейшим свойством информации  является возможность её многократного  использования. Однако это свойство  нередко порождает определённые  психологические стереотипы. Все понятия, в том числе и те, которыми оперируют экономика и управление, не остаются неизменными, а постоянно совершенствуются, насыщаются новым смыслом, новым содержанием.

          Информация является основным  предметом труда руководителей  всех уровней управления и  специалистов, однако конечный результат  управленческой деятельности оценивается  по эффективности деятельности  социально-экономической системы.  Различный уровень руководителей,  их различная компетентность  и сферы деятельности предполагают  различия  в способах сбора,  хранения, обработки и использования  информации. При этом важно, что любой менеджер обязан владеть как аналитическими, так и синтетическими способами обработки информации. Вначале любая информация подвергается аналитическому расчленению на отдельные составные части, фрагменты, эпизоды. Затем создаётся новая структура знания, некая модель информационной структуры, в которую каждый человек привносит не только свой, индивидуальный опыт и знания, но и свои аналитико-синтетические способности, а со временем и интуицию.[5]

          Процесс передачи и получения  информации представлен ниже  на схеме (рисунок 1.1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

 

 

Рисунок 1.1 процесс передачи и получения информации

 

          Информация, используемая для управления, требует тщательной подготовки. Прежде всего из неё должен быть устранён так называемый информационный шум – та информация, которая не имеет прямого отношения к процессам управления. Руководители с высоким уровнем творческих способностей могут из неорганизованной информации извлечь куда больше полезных сведений, чем начинающие, неопытные менеджеры из обработанной и всесторонней. При неосторожном обращении с информацией вместе с информационным шумом может быть устранена информация о новых возникающих рынках сбыта, оригинальных научно-технических или экономико-организационных нововведениях. Сжатие информации должно осуществляться на основании чётких, обоснованных принципов, позволяющих проводить многоцелевую обработку, особенно стратегически важной информации.

          Большое значение имеет опыт организации специальных групп экспертов, которые подвергают анализу большие массивы информации с целью выявления её полезных компонентов и получения важных для фирм выводов.[8]

 

                    1.2 Классификация управленческой информации

 

          Большое разнообразие информации, используемой в практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:

1. - развитие системного и комплексного подхода к управлению;
2. - совершенствование технологии управленческой деятельности;
3. - совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;
4. - поиск путей повышения эффективности управления.

          Классифицировать информацию, используемую  для управления, можно по самым  разнообразным признакам. Наиболее  часто применяются следующие  принципы классификации (приложение 1):

- по характеру возникающих  задач;

- по характеру восприятия  человеком;

- по форме представления;

- по источникам возникновения;

- по времени использования;

- по отношению к хозяйственному  субъекту;

- по возможности использования. 

          В зависимости от характера  возникающих задач и соответствующего  им аспекта управления информация  делится на организационно-экономическую,  собственно управленческую, технико-технологическую,  социально-психологическую, идейно-воспитательную. При  решении любой из этих  задач руководитель должен быть  компетентным и иметь всю полноту  информации. В противном случае  эффективность управления может  резко снижаться либо приобретать  негативный характер.

          По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуальную (зрительную), звуковую, тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализатора даёт 94 – 96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузки организма информацией при её неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.

          По форме представления различают  звуковую информацию, имеющую в  определённой степени абстрактную  форму, и аналоговую, образную. Знаковая  информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.

          Буквенная (текстовая) информация  обычно характеризует определённое  состояние управляемой и возможности  управляющей системы, хотя в  сложных случаях диагностики  состояния может использоваться  цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку  меньше загружает информационные  каналы связи.

          Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные  состояния управляемой системы  и её реакцию на управляющие  воздействия. Однако эффективное  использование такой информации  требует формирования определённых  профессиональных знаний, умений  и навыков, определённой профессиональной  культуры, психологических стереотипов.  При этом значительно повышается  роль математической культуры, абстрактного  мышления, абстрактной логики.[15]

          Используемая в управлении информация  по источникам может быть подразделена  на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдалённых сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может – экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъюктура, полгода, климат и т.п.

          Внутренняя информация характеризует  состояние управляющей и управляемой  систем, например состояние системы  управления, её кадровое обеспечение,  материальные и финансовые ресурсы  управляемой системы, имеющуюся  технологию.

          По времени её использования  в информационных потоках можно  выделить постоянную и переменную  информацию. Постоянная информация  является относительно стабильной, например нормы, нормативы, стандарты,  численность и состав работающих. Переменная информация связана  с возникновением новых обстоятельств,  новых возможностей и ограничений.  Пример переменной информации  – объём выручки, число клиентов.

          По отношению к системе информация  делится на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информации, поступающие в данную систему. Входная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объём и номенклатуру товаров и услуг).

          По возможности использования  различают информацию полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум  – это посторонние помехи в  канале связи, которые мешают  правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными,  хаотичными или целенаправленными.  Помимо действительно полезной  для управления информации может  восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной,  но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные  сведения. Такая информация только  засоряет каналы связи, отвлекает  ресурсы от анализа полезной  информации. Лживая информация носит  сознательный характер, что является  её коренным отличием от ложной. Зачастую как ложная информация  воспринимаются слабые сигналы  (сигналы, количественное значение  которых меньше значения большинства  других входных сигналов) о возможных  изменениях во внутрен-

них и внешних факторах, если они не согласуются с привычным  ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон – во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опасности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.[2]

ж

                       1.3 Требования к информации в процессе управления

 

          Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определённым требованиям. К числу этих требований относятся: [1]

1. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причём доминирующее значение имеет качественная сторона;
2. Достоверность и точность информации. Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точной информации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений – она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обуславливается не только источниками её получения, неправильной или неэффективной методикой её обработки, но и целевыми установками её преобразования, интерпретацией применения;
3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего предоставления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами (повышение скорости обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации и т.п.). с другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса;
4. Полнота информации. В распоряжении руководителя должна поступать информация в достаточном объёме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Усечённая информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с её избыточностью. Как полнота информации, так и её неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя;
5. Полезность. Для принятия решения необходима определённая, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат;
6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность её размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т.п. здесь весьма важны техническое и технологическое совершенствование систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчётно-аналитическим и другим направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации – способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление, его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимость информации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремится к постоянному повышению эффективности её получения и использования.

 

                              1.4 Информационные системы управления

 

          Информационная система социально-экономического объекта – это совокупность средств, методов и исполнителей, обеспечивающих необходимой и достаточной информацией реализацию всех мероприятий процесса управления. В информационной системе самое главное – аккуратная, творческая деятельность исполнителей на высоком профессиональном уровне. Именно в процессе этой деятельности и реализуются возможности специализированных средств и методов получения, хранения, преобразования и использования информации. [2]

          Основными составляющими информационной  системы являются:

1. контингент высококвалифицированных работников, к которому необходимо отнести инженерно-технологический и обслуживающий персонал, руководителей и менеджеров всех без исключения звеньев и уровней управления;
2. информационные ресурсы – информация, которая используется в управленческой деятельности. Особое место занимает информация, которая применяется для работы средств вычислительной техники (математическое обеспечение, алгоритмические языки, машинные программы и т.д.);
3. материальные ресурсы (носители информации, технические средства сбора, хранения, передачи, обработки информации);
4. каналы циркулирования информации).

          Информационные системы всегда  являются человеко-машинными 

системами, поэтому могут  быть охарактеризованы такими традиционными  показателями, как объёмы основных массивов информации, пропускная способность  каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность и т.д.

          Взаимосвязь элементов информационной  системы представлена в приложении 2.

           Роль средств вычислительной  техники в обработке информации  сводится к тому, чтобы учесть  возможно большее количество  факторов, связей и по формализованным  признакам выдать некоторое предложение.  Современные информационные системы представляют собой совокупность средств и методов, обеспечивающих реализацию комплекса операций процесса управления. Окончательный выбор решения, как и вообще приоритет в этих системах, всегда принадлежит человеку. Роль средств вычислительной техники в сборе и обработке информации возрастает в связи с:

- усложнением характера  связей между предметами и  явлениями объективного мира;