Информационное обеспечение менеджмента

     Комплексная система может включать также  графические цветные дисплеи  для обработки графической информации, а также фотонаборный автомат, позволяющий  преобразовать отредактированную  и хранящуюся в памяти ЭВМ информацию в фотоформы, с которых затем получают твердые формы для высокой или офсетной печати.

     Устройства  автоматизированной обработки текстовой  информации принципиально отличны  от ЭВМ, используемых для обработки  данных. Это обусловлено тем, что  обработка текста, выраженного словами, предложениями, параграфами, не может  осуществляться с помощью пакетов  прикладных программ. Составление и  редактирование текста может производиться  только человеком, взаимодействующим  с устройством обработки текстовой  информации. ЭВМ используется им только как средство для печати и редактирования текста.

     Обычно  секретарь-машинистка пользуется электронной  пишущей машинкой со встроенным каналом  связи и композером с экраном, которые подключаются к ЭВМ с  дисковой памятью, где формируется  база данных коллективного пользования. В результате появляется возможность  посредством внутренней связи объединить всех секретарей-машинисток в центры операторов-машинисток, которые, оставаясь  на своих рабочих местах, получают возможность быстрого обмена информацией  со всеми взаимосвязанными управленческими  звеньями, обеспечивать переработку  текстовой информации для всех центральных  служб, включая службу планирования и службу маркетинга.

     Впоследствии  устройства автоматизированной обработки  текстовой информации стали широко использоваться не только операторами-машинистками, но и руководителями всех уровней, которые  на выведенном на экран документе  делают свои замечания, ставят резолюции, что упрощает процесс согласования их действий, ускоряет процесс подготовки управленческих решений.

     Использование диктофонной техники, установленной  в центре автоматизированной обработки  текстовой информации, облегчает  администратору подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи  и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению. Согласно обследованиям некоторых американских фирм, примерно 20% всего объема продиктованных руководителями материалов печатается их секретарями-машинистками с использованием электронных пишущих машинок с дисплеем, а 28% — в центрах автоматизированной обработки текстовой информации.

     В 80-е годы появились диктофонные  системы со встроенным микропроцессором. Широкую известность получила система  японской фирмы "Сони" РД60, известная  под названием Source. Такие системы устанавливаются в центрах автоматизированной обработки текстовой информации. Управленческий персонал может подключиться к ним с помощью обычных линий телефонной связи и диктовать любой текст.

     В США были созданы такие системы, которые воспринимают информацию, передаваемую голосом, независимо от того, диктуется  она одним лицом или несколькими, например, во время совещания. Такая  информация воспринимается, печатается и выдается либо помещается на хранение. 

3 СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ ВНУТРИФИРМЕННОЙ СИСТЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ 

     Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:

• вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
• центральную службу информации;
• информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.

     Центры  хранения записей создаются в  крупных фирмах. В них информация хранится обычно на микрофишах или  микрофильмах и может быть в кратчайший срок выдана по запросу посредством  электронной почты. Развитие машинной микрографии открыло новые возможности  для создания единой системы обработки, хранения и выдачи информации.

     Функции и виды деятельности центров хранения записей:

     отбор информации для хранения;

     кодирование, микрофильмирование, микрофиширование и закладка информации на хранение;

     проверка  новых записей и добавление записей  к хранящимся документам; хранение и выдача информации.

     В крупных прмышленных фирмах создается  центральная служба ведения записей  и формирования банка данных, в  функции которой входит унификация всех видов записей как основы создания эффективной внутрифирменной  системы информации.

     Эта служба разрабатывает единую внутрифирменную  программу совершенствования системы  записей и оказывает в этом помощь всем производственным подразделениям.

     Центральная служба ведения записей разрабатывает  экономическое обоснование целесообразности использования и приобретения новых  технических средств для сбора, обработки и хранения необходимой  информации и ведения соответствующих  записей; программы перехода к новым  системам записей и обеспечивает координацию работ в этом направлении  по всем производственным отделениям. В функции такой службы входит также определение потребностей всех подразделений фирмы в конкретных технических средствах хранения записей, в создании новых форм носителей  информации.

     Центральная служба осуществляет контроль за ведением записей в масштабе фирмы в  целом.

     В производственных отделениях обычно создается  своя служба ведения записей. В ее функции входит контроль за выполнением  установленных процедур ведения  записей.

     Центры  обработки текстовой информации создаются в крупных фирмах с  целью быстрой обработки поступающей  информации, ее редактирования, составления  аннотаций и записей для внесения в ЭВМ. В таких центрах к  электронным пишущим машинкам с  дисплеями подключаются дисковые устройства памяти или центральные диктофонные  устройства.

     Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой  возникновение и развитие новых  видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. 

Библиографический список 

1. Афанасьев СВ., Ярошенко В.Н. Эффективность информационного обеспечения управления. — М.: Экономика, 2008.

2. Васильев Ю.П. Управление внутрифирменной системой информации. Опыт США. — М.: Экономика, 2009.

3. Страссман Поль А. Информация в век электроники. Проблемы управления: Пер. с англ. — М.: Экономика, 2010.

4. Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология — миллионные прибыли: Пер. с англ. — М.: Экономика, 2009.

5. Хоскинг А. Курс предпринимательства. — М.: МО, 20010. — § 25. 

Размещено на Allbest.ru