Информационное обеспечение менеджмента

     ЭВМ используются прежде всего для обработки  данных и решения расчетных задач.

     В современных условиях ЭВМ стали  все чаще применять для обработки  нечисловой инсрормации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру  задач, решаемых с помощью компьютера.

     Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую  информацию. В начале 80-х годов  в крупных промышленных фирмах объем  обрабатываемой цифровой информации составлял  около 10% всей обрабатываемой внутрифирменной  информации, остальная часть приходилась  на текстовую информацию. Обработка  текстовой информации осуществлялась с применением технических средств, основанных на использовании встроенной микроЭВМ.

     В системе оперативного управления производством  мини-ЭВМ используются для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

     Важную  роль играет использование ЭВМ в  системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих  на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно  к существующим стандартам).

     В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического  печатания текста с голоса без  использования машинистки. Первую такую  ЭВМ выпустила "ИБМ" в начале 70-х годов. Впоследствии они стали  выпускаться американскими фирмами "Интерстейт электронике", "Трешходд текнолоджи", "Перифоникс", входящими  в "Эксон энтерпрайс". Такие  ЭВМ позволяют на 60—70% сократить  затраты на ввод информации. Кроме  того, они используются для передачи информации голосом между управляющими разных уровней управления. В особенности  это касается терминальных устойств, воспринимающих информацию с голоса.

     Развитие  систем телекоммуникаций позволило  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную  систему информации.

     Наиболее  эффективной считается система  информации, основанная на одновременном  использовании вычислительной техники  и средств автоматизированной обработки  текстовой информации.

     Автоматизированные  системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

     К средствам повышения уровня автоматизации  административно-управленческого труда  относятся: осуществление записей, поиск материалов и документов, раскладка  копий документов по соответствующим  досье.

     К новым техническим средствам  автоматизации конторского труда  можно отнести следующие: копировальные  устройства со встроенной микроЭВМ для  автоматизации процесса копирования  и рассылки документов; электронные  пишущие машинки и композеры  для автоматизации процесса перепечатки  документов и материалов; информационные базы данных для хранения текстов  различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск  необходимых материалов или индексов; телекоммуникационную внутрифирменную  связь, обеспечивающую систематическое  тесное взаимодействие и координацию  деятельности руководителей подразделений; фотонаборную технику; устройства оптического  считывания; комплексную систему, объединяющую ЭВМ с микрофильмированием; электронную  почту; диктофонную технику.

     В некоторых фирмах созданы высокоэффективные  внутрифирменные системы связи, объединяющие все имеющиеся технические  средства обработки цифровой и текстовой  информации.

     В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система SCOPE (Systems for the Corporate Processing Enviroment)—система для внутрифирменной обработки информации, позволяющая планировать и контролировать процесс внедрения новой техники в управленческую деятельность. Ее важной составной частью является система OAS (Office Administration System) — административная система офиса. Это система автоматизации административно-конторской деятельности, предполагающая специализацию конторских служащих на выполнении конкретных функций: составление деловых писем, подготовка материалов к совещаниям, обслуживание управленческого звена путем получения и предоставления в его распоряжение необходимой информации, выполнение всех видов технической и конторской работы.

     Виды  информационной технологии. При организации  сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений  могут применяться различные  виды информационной технологии:

• сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства (на местах возникнования затрат) в форме единоличного документа и использование центральной ЭВМ для агрегирования данных; обработка данных в режиме диалога для расчета показателей на терминале;
• получение свободного документа, использование машиносчитывающего носителя информации (например, дискеты), обработка данных по производственному отделению на персональных компьютерах.

     Решение вопросов внедрения новых технологий требует комплексного, разностороннего  подхода. Важно не только исследовать  технико-экономические и организационные  аспекты проблемы, но и учитывать  влияние внедрения новых технологий на положение работника в производственном процессе. В частности, требуется  анализ трудовых функций работника, его образа действия, навыков, способностей, условий труда. Представляет большую  трудность оценить трудовые и  социально-экономические факторы.

     Применение  метода корреляции рангов используется для таких исследований, когда  невозможно получить численные значения подлежащего анализу признака, но можно признаки ранжировать. Это  касается, например, уровня квалификации кадров (0, 6), качества продукции (1, 5), степени  управления (1, 5).

     Технология  информационной деятельности предполагает: создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением  средств компьютерной техники; использование  форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.

     Система ведения записей разрабатывается  на основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования  требуемой информации.

     К важнейшим видам записей относятся:

     технологическая документация, чертежи, инженерно-конструкторские  расчеты; научная документация, опытно-конструкторские разработки, патенты и другая промышленная собственность;

     данные  учета и финансовой отчетности, финансовая документация;

     расчеты заработной платы рабочих и служащих;

     тексты  контрактов и сопроводительная документация;

     тексты  годовых фирменных отчетов и  протоколов собраний акционеров;

     данные  для осуществления многовариантных  расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;

     данные  для разработки планов и показатели самих планов.

     Обычно  записи первичных данных делят на две группы: 1 — статистические (финансовые) отчетные показатели, а также текстовая  информация: доклады, сообщения, отчеты о текущей хозяйственной деятельности фирмы и перспективах развития; 2 — составленные на основе информации первой группы предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным  подразделениям.

     Использование форм как носителей информации. Необходимая  информация заносится на определенные формы — носители информации. Формы  могут содержать информацию по фирме  в целом и по каждому подразделению  в отдельности. Каждая форма имеет  свой перечень статистических данных и фактологической информации, позволяющий  произвести оптимально детальный экономический  анализ состояния и развития хозяйственной деятельности фирмы, разработать и принять необходимые управленческие решения. Так, например, существуют формы, в которые заносятся данные о выпуске и продажах продукции за установленный период; о материально-производственных ресурсах (запасах); о численности персонала и наличии свободных рабочих мест.

     Различают следующие виды бланков форм: формы  для хранения информации; формы регистации данных; формы статистической (финансовой) отчетности; формы обследований.

     Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ и  по необходимости могут быть выведены на экран дисплея или получены путем распечатки на принтере (печатающем устройстве ЭВМ). В случае необходимости  размножения заполненной и хранящейся в ЭВМ формы это делается с  помощью копирующего устройства той же ЭВМ.

     В крупных промышленных фирмах, использующих все виды бланков форм, создаются специальные программы, охватывающие полный комплекс работ по постоянному совершенствованию бланков форм. Некоторые компании имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации, в которых осуществляется как создание, так и распечатка (набор и печать) новых форм.

     Поскольку потребности в получаемой информации и ее содержание у управленческого  персонала фирмы меняются в зависимости  от изменяющихся внутренних условий, возникает  необходимость в постоянном уточнении  и переработке форм, содержащих первичные  данные.

     Информационные  базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную  деятельность фирмы в целом и  ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактологический материал относительно всех факторов, оказывающих  влияние на состояние и тенденции  развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно  разрабатывается и уточняется и  охватывает те показатели, которые  необходимы для глубокого всестороннего  экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованная увязка данных, их взаимная согласованность, возможность проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Это имеет существенное значение при объединении первичных данных в укрупненные группы (файлы) со своими реквизитами. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих — основных пользователей базой данных.

     Во  многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о  кадровом составе работников, постоянно  обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным  признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство ЭВМ, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением  работников, повышением их квалификации.

     Пользование банками данных, введенными в ЭВМ, резко ускоряет процесс получения  информации из круга источников первичной  информации и обеспечивает возможность  выбора правильного и точного  метода исследований для решения  современных научных и технических  проблем.

     Создание  пакетов прикладных программ (ППП), разработка стандартных программных  средств фирмами, выпускающими персональные ЭВМ, получила в современных условиях существенное развитие. Крупные библиотеки прикладных программ созданы фирмами "ИБМ", "Диджитал эквипмент", "Хьюл-лет Паккард". Разработкой  ППП стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы  на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной  фирмой, другие — на разработку ППП  для разных видов персональных ЭВМ.

     Разработкой ППП занимаются также специалисты  государственных учреждений, университетов  на основе конкретных заказов или  контрактов.

     Комплексная автоматизированная обработка информации [2]. Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки  информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных  процедур по обработке информации.

     Создание  комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы: автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных; использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств; интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему: объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты; использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

     Комплексная система обработки  информации включает следующие технические средства: терминальные устройства; устройство оптического распознавания обозначений; устройство автоматизированной обработки текстовой информации; ЭВМ; фотокамеру для быстрого обновления информации на микрофишах; фотокамеру для микрофильмирования больших объемов информации; фотокамеру для микрофильмирования информации, поступающей из ЭВМ; устройство автоматизированного хранения и выдачи информации; дуб-ликатор для получения копий микрофильмов и микрофишей; печатающее устройство с микрофильмов и микрофишей с увеличением изображения; печатающее устройство ЭВМ; устройство для чтения микрофильмов и микрофишей; автоматизированную систему хранения и выдачи информации; средства доведения информации до пользователей.