Информационное обеспечение менеджмента

    Количество  информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно  давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным  крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку АСУ, что потребовало  создания нового математического аппарата и экономическо-математических методов.

    Управленческие  решения на предприятии охватывает все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача управления – координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия.

    С информационной точки зрения стержнем является система подготовки принятие решений (СППР), хотя архитектурно – это надстройка над оперативными информационными системами, используемыми на предприятии. Цель разработки и внедрения СППР – информационная поддержка оперативных возможностей и комфортных условий для высшего руководства и ведущих специалистов для принятия обоснованных решений, соответствующих миссии предприятия, а также его стратегическим и тактическим целям. Основой такой системы являются:

• доставка статистических данных и информации аналитического и сводного как из внутренних, так и из внешних источников для экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление прогнозов в бизнесе;
• формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых процессов.

    Концептуальное  решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа  к данным и информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:

• доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;
• управление данными и информации в разнородных (многоплатформных) комплексах, что позволяет обеспечить их открытость (локализуемость, мобильность и интераперабельность);
• хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели “что, если?”;
• анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;
• представление информации в виде диаграмм, графиков географических карт в форме, интуитивно понятном и удобном руководству для выработки решений.

    Таким образом, целью создания системы  является обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе оперативного стратегического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это подразумевает постоянное проведение прогнозирования, мониторинга, анализа и корректировки деятельности предприятия и его подразделений, предоставляемых продуктов и услуг, обслуживаемых клиентов, состояния рынков и условий конкуренции на них. 

    3.2. Информационная поддержка управленческой деятельности

    Предварительная классификация источников информации. Информационное, программное и техническое обеспечение призваны систематизировать как внутренние, так и внешние источники информации. В качестве внутренних источников информации могут выступать:

• транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;
• система внутрифирменного электронного документооборота;
• документы из электронных хранилищ;
• документы на бумажных носителях.

    К внешним источникам информации относятся:

• информационные агентства, поставляющие данные, как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
• законодательные и регулирующие органы;
• клиенты и партнеры предприятия, представляющие данные в электронном виде и на бумажных носителях.

    При формировании информационных хранилищ следует предварительно произвести обследование потенциально интересных внутренних и внешних источников информации, оценить потенциальный объем и содержание переносимых в информационное хранилище сведений, требований к структуризации информации и возможности ее поддержания.

    Доставка  информации. Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными документами отрабатываются технологии формирования электронных копий в рамках электронного архива. Предусматриваются методы анализа неструктурированной и слабо структурированной информации, включая ее поиск и доставку по запросам пользователя.

    При распределенной архитектуре предприятия  и его информационных ресурсов должна предусматриваться возможность получения информации из различных территориально разрозненных источников.

    Управление  информацией. Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруется. В частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:

• проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной записи для системы в целом);
• реформатирование (приведение к общему формату в соответствие с принципом интегрированности данных и информации);
• фильтрация и агрегирование данных;
• исключение дублированных данных;
• датирование данных (обязательное внесение метки данных в соответствии с принципом историчности).

    Целесообразно предусматривать возможность описания различных структур данных (создание и ведение метабазы) как администратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя должна быть настраиваема как под определенный тип пользователя, так и под конкретную решаемую задачу.

    Хранение  информации. Информационное хранилище должно быть с учетом предметной ориентации данных, историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные  в информационном хранилище структурированы за счет использования метаданных в зависимости от уровня агрегирования.

    Для экономии времени пользователя обеспечивается многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые  детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложности многоуровневой структуры информационного хранилища необходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных – данным оперативным и других внешних систем.

    Анализ  информации. Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хранение, важно уметь пользоваться ею. История учит, что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено, что и противоположные, выводы.

    Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики. Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированны в области компьютерных технологий современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержке подготовки принятие решений.

    Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес-объектов. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как “клиенты”, “договоры”, “оплата труда” и др.

    В то же время более квалифицированный  пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного механизма  формирования запросов новые функции  и представления, сохранить их для  использования коллегами.

    Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы  с несколькими аспектами анализа  и множественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме “что будет, если”.

    Именно  на эти возможности и сориентированы многие программные продукты, появившиеся, на рынке в последнее время.

    Представление информации. Представление информации – один из наиболее существенных факторов всей концепции: как известно, “встречают по одежке”. Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот компонент информационных систем. Поэтому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования.

    К пользовательскому интерфейсу СППР предъявляются повышенные требования, в том числе:

• организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме: работа в автоматическом и интерактивно-исследовательских режимах;
• полностью русскоязычная среда работы конечного пользователя;
• дружественный графический (оконный) пользовательский интерфейс;
• наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения для каждого пользовательского окна и по каждому структурному элементу, в том числе по функциональному признаку;
• широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;
• применение большого количества разнотипных двухмерных и трехмерных графоаналитических объектов и специализированной аналитической графики, а также геоинформационных систем;
• предоставление пользователю возможности настройки экранных форм и элементов графического интерфейса;
• интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;
• применение в программах защитной системы от несанкционированных и неправильных действий пользователя;
• повышенные меры безопасности, обязательного использования регламентированного доступа и системы паролей;
• переносимость объектов пользовательского интерфейса.

    Особое значение имеет легкодоступность системы помощи и обучения возможностям и последовательностью работы с СППР, в том числе потенциальное использование гипертекста для указанных возможностей. Следующим фактором, влияющим на осмысление ситуации лицом, принимающим решение, является гибкое и настраиваемое использование интерфейса. 

    Заключение 

    На  основании всего, сказанного выше можно  сделать такой вывод: поставленная проблема, то есть обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям – вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Принципы создания, функции и принципы работы этих систем описаны в работе. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем.

    Наряду  со всеми достоинствами данное решение  проблемы имеет и свои недостатки. Одним из таких недостатков является необходимость получения новых  знаний руководителями для того, чтобы  использовать предложенные средства наиболее эффективно, что требует довольно таки много времени. С другой стороны полная автоматизация процесса принятия решений порождает много проблем социального плана, в частности это приводит к сокращению времени, которое затрачивается на общение с другими людьми. А это, с точки зрения психологии, плохо влияет на психологическое состояние человека и снижает его желание работать в подобном режиме, и, следовательно, к уменьшению эффективности работы. Но это уже другая проблема, решение которой не является задачей данной работы. 

    Список  использованной литературы: 

1. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник – М.: Контакт, - 1994
2. Информатизация систем управления и принятия решений в бизнесе: социальный и методологический аспекты. М.: 1994
3. Литвак Б.Г. Управленческие решения
4. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. – М.: Финансы и статистика, 1997
5. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организации и информационные технологии. – М.: Финансы и статистика, 1997