Функция менеджмента - контроль

 

Уральский институт экономики, управления и права

(УИЭУиП)

 

 

 

 

 

Реферат

по теме:

 ФУНКЦИЯ МЕНЕДЖМЕНТА-КОНТРОЛЬ 

 

 

 

 

 

Факультет: региональный                                 Исполнитель: Ульянова А.

Специальность: экономика и                             Группа: ЭП – 301

управление  на предприятии                               Научный руководитель: Хламова

                                                                               

Оценка                                                                             

 

                                                                          

 

 

 

 

 

Нижний  Тагил 2012

 

 

Содержание

 

Введение                                                                                                             3

1 Сущность контроля                                                                                        4  
1.1 Необходимость контроля                                                                            4  
1.2 Функции контроля                                                                                       5  
2 Особенности и виды контроля                                                                      6  
2.1 Особенности контроля                                                                                7

2.2 Виды контроля                                                                                             8

3 Процесс контроля                                                                                           8  
3.1 Разработка стандартов                                                                                8  
3.2 Сопоставление реальных результатов со стандартными                        9 
4 Поведенческие аспекты контроля                                                                11  
4.1 Типичные ошибки контроля                                                                      13  
Заключение                                                                                                         14 
Список использованных источников                                                               15

Приложение А                                                                                                    16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 
          В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. 
          А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия взаимосвязанных непрерывных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Процесс управления является синтезом всех функций. Одной из составляющих и важных функций менеджмента является контроль. 
          Одним из главных факторов создания конкурентоспособности является эффективное управление как в частном, так и в государственном секторах экономики. Для достижения высокого уровня качества управленческих решений нужны профессионализм и ответственность менеджеров всех уровней иерархии. Если профессионализм формируется в процессе обучения и приобретения опыта, то ответственность менеджера – результат не только ментальных факторов и глубокого осознания философских красот корпоративной культуры, но и результат влияния контроля.

 

 

 

 

1  Сущность контроля

1.1 Необходимость контроля

            Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции: планирование, организация, руководство и мотивация. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы.  
          Контроль (control) – слово, которое в английском языке имеет довольно широкий диапазон значений: от “управлять”, “регулировать” до “проверять”, “инспектировать”.  
         Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. В самом общем виде, контроль можно определить как процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными.²  
       Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

__________________________

1. Мескон М.., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2000. – ч. 3, гл. 14.
2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: - Учеб.пособие/Мн.: Новое знание, 2002. – 79с.

 

1.2 Функции контроля

 
1.2.1 Проверочная - установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдения технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений. 
1.2.2 Информационная - сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта. 
1.2.3 Диагностическая - изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении, выявление основных тенденций его изменения и возможностей, скрытых резервов. 
1.2.4 Прогностическая - создающая основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонений от заданных параметров. 
1.2.5 Коммуникационная - обеспечивающая установление и поддержание обратной связи. 
1.2.6 Ориентирующая - подсказывающая, на что нужно обращать особое внимание. 
1.2.7 Стимулирующая - по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание. 
1.2.8 Корректирующая - на основе полученных результатов состояние и поведение объекта изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них. 
1.2.9 Защитная - способствует сохранности ресурсов. 

 

 

 

 

 

2 Особенности и виды контроля 

2.1 Контроль - это важная и сложная функция управления. Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами. 
1 Контроль должен быть всеобъемлющим. Это означает не контроль за каждым движением подчиненных, а всесторонняя осведомленность о текущих делах. 
2 Контроль проводится не ради самого себя, а должен быть ориентирован на результат. 
3 Система контроля должна иметь стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. 
4 Контроль должен быть своевременным, направленным не на исправление, а на предотвращение ошибок. 
5 Контроль должен быть гибким, приспосабливаемым к происходящим изменениям. 
6 Контроль должен быть индивидуализирован, направлен на конкретные процессы, результаты. 
7  Ориентированность контроля на человека означает его объективность и доброжелательность. При его проведении недопустимы скрытые наблюдения, которые ухудшают морально-психологический климат. Выводы, полученные в результате контроля, должны доводиться до сотрудников. 
8 Необходимо избегать чрезмерного контроля над людьми, поскольку это вызывает чувство раздражения. 
9 Цели контроля должны быть простыми и понятными. Если система контроля слишком сложна, то люди ее не понимают и не поддерживают. 
10 Стандарты должны быть осмысленными, восприниматься сотрудниками. Люди должны наглядно представлять, чем и как они помогают фирме в достижении ее целей. Кроме того, стандарты должны быть жесткими, но достижимыми.

11 Контроль должен быть экономичным, т.е. применяться в тех случаях, когда выгоды от его применения превышают затраты на его проведение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Виды контроля

          Предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления — реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных людей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок);

          Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для осуществления контроля аппарату управления необходима обратная связь;

         Заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность.

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Процесс контроля

3.1 Разработка стандартов

 

       Стандарты - это некоторые образцы, эталоны или модели, принимаемые за исходные для сопоставления с ними результатов деятельности организации.

         Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено как результат, так как сравниваются фактические и плановые показатели. Поэтому для руководителей очень важно обозначить для подчиненного результат его деятельности. Довольно просто измерить различные технические и экономические параметры: вес, габарит, рентабельность, оборачиваемость и т. д. Гораздо сложнее измерить показатели творческого аспекта деятельности. Так, например, для измерения понятия «нравится/не нравится» (социально-психологический климат в коллективе) сложно приметить какой-либо точный стандартный показатель. Такие показатели в числовой форме выразить невозможно, поэтому часто прибегают к экспертным суждениям, подбирая группу экспертов таким образом, чтобы был баланс мнений. 
           Так, например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов.  
          Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой. Например, руководители высшего звена могут установить в качестве цели на следующий год уменьшение количества увольнений с 10 до 6%.

 

 

 

_________________________ 
 
1. Мескон М.., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2000. – ч. 3, гл. 14. 
 
3.2 Сопоставление реальных результатов со стандартными 

          На этом этапе процесса контроля определяются масштабы отклонений, измеряются результаты, оценивается и передается информация в систему управления. Обычно существуют масштабы допустимого отклонения, которые подчеркивают реалистичность условий, в которых находится организация. Например, при наличии планового задания на реализацию товара всегда существует граничное значение, ниже которого опускаться нельзя. Обычно этим показателем является точка безубыточности. Масштаб отклонения в этом случае будет измеряться разницей между показателем объема в точке безубыточности и реально реализованным товаром. Чем больше эта разница, тем меньше причин для беспокойства у менеджеров и поводов для корректировки. 
          Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, и требует много времени. Важная проблема процесса контроля - выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы:  
- какие показатели отражают наилучшим образом цели моего подразделения;  
- по нашим признакам я вернее всего могу определить, что эти цели не выполняются; 
- каковы оптимальные методы оценки серьезных отклонений; 
- каким образом я получу информацию о том, кто несет ответственность за те или иные неполадки;  
- для каких данных сбор информации экономически оправдан.  
          При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяя полезность информации именно для контроля, следует учитывать несколько моментов. 
          Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими величинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.  
          Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем более подробной должна быть информация.  
           В-третьих, необходима достоверная информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будет принято решение, не искажены.  
          В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых поступают сведения. 
          Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.