Функции кадровых служб

Теоретическая часть. 

   1. Функции кадровых  служб.

   1. Документирование трудовых взаимоотношений.

   2. Приказы по личному составу.

   3. Оформление протоколов.

   4. Составление актов.

   Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является документирование трудовых правоотношений.

   Наиболее  многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

   • прием, перевод и увольнение работников;

   • предоставление отпусков;

   • командирование.

   При приеме на работе фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в  дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении  анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.

   Основанием  приема на работу является заключенный  письменно трудовой договор (контракт). Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется  личный листок по учету кадров (или  анкета) и составляется автобиография.

   Перевод на другую работу осуществляется, как  правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление  или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При  этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей, структурных подразделений, приказы  по основной деятельности, акты или  другие документы, фиксирующие причины  временной перестановки кадров в  связи со сложившейся производственной ситуацией.

   Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу.

   Увольнение  работников предприятия производится на основании поданного работником личного заявления, или в связи  с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или  при наличии акта о нарушении  трудовой дисциплины и т.д.

   Увольнение  работников оформляется приказом по личному составу.

   Предоставление  отпусков работникам предприятия осуществляемся в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков. При  необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием  причин переноса.

   Предоставление  отпуска оформляется приказом по личному составу.

   Командирование  сотрудников предприятия, как правило, обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

   При изменении условий и оплаты труда  работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности (например, о реорганизации структуры  предприятия) или составляться докладные  записки руководителей структурных  подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы  по личному составу.

   При изменении анкетно-биографических данных (фамилии, имени, отчества и др.) работник обязан представить в кадровую службу документы - основания, полученные в других организациях (например, свидетельство о браке с зафиксированным в нем изменением фамилии, выданное органами ЗАГС).

   Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров документируются посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.

   Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов оформляются на одинаковых бланках. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.

   Проект  приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными  должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

   Приказы по личному составу обязательно  регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течение календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы).

   В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ.

   Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

   Основная  часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается».

   Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и  фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.

   Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется АКТ. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.

   Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

   Объяснительная  записка - это документов котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.  

   2. Отбор персонала  и проведение собеседования.

   Принципы  отбора персонала: поиск и отбор кадров является продолжением кадровой политики; отбор кадров производится не только на основе профессиональных характеристик, но и оценивается то, как новые сотрудники будут вписываться в культурную и социальную среду организации; строгое соблюдение трудового законодательства и равного подхода к кандидатам.

   Процесс отбора включает: определение потребности  в персонале с учетом целей  организации; получение точной информации (какие требования предъявляет вакантная должность к человеку); установление квалификационного характера, необходимого для выполнения работы; определение личностных качеств и деловых способностей и критериев, по которым они определяются; поиск источников найма и определение методов отбора; обеспечение условий адаптации работника.

   Отбор кадров бывает из внешних источников и вакансии могут заполняться за счет перемещений своих сотрудников.

   Преимущества  внутреннего отбора: появление возможности карьерного роста; меньше расходы на набор; знание производства и коллектива; постоянство в уровне заработной платы; равенство вознаграждения; быстрое замещение должности.

   Преимущества  внешнего отбора: большая возможность выбора; новый импульс для предприятия; опыт со стороны; легче завоевать признание; меньше конфликтов.

   Этапы внешнего отбора кадров.

   Подготовительная  работа: подготовка заявки, анализ уровня заработной платы на рынке и в организации и анализ системы льгот.

   Поиск претендентов: реклама в СМИ, Интернет, кадровые агентства, центры занятости, личные контакты, ВУЗы.

   Формирование  базы данных.

   Сбор  предварительной  информации от кандидатов: предварительное собеседование, анкетные данные, резюме, заполнение формы сведений о кандидате.

   Проверка  информации о кандидате.

   Оценка  кандидатов.

   Проверка  информации о состоянии  здоровья.

   Серия последовательных интервью.

   Собеседование позволяет составить первое впечатление о кандидате, проанализировать возможности для успешной деятельности и дать прогноз социально-психологических отношений в коллективе.

   Формы собеседования. Беседа по схеме, или стандартизированное собеседование– для всех кандидатов существует единый список вопросов, на которые они должны ответить. Слабоформализированная беседа – готовится круг основных вопросов, а детали выясняются в ходе собеседования. Беседа не по схеме – готовится только список тем, которые необходимо затронуть в процессе беседы.

   Для проведения собеседования может  быть использован план семи пунктов, который включает.

   1) физические характеристики (здоровье, внешность, манеры);

   2) образование и опыт;

   3) интеллект, способность быстро  схватывать суть проблемы;

   4) способность к умственному труду,  устной речи, счету;

   5) интересы – то, чем кандидат  интересуется вне работы, хобби,

   которое его характеризует;

   6) диспозиции – ценностные характеристики  или качества;

   7) личное восприятие (влияние будущей  работы на личную жизнь).

   Для оценки эффективности отбора используются следующие показатели: время, которое уходит на заполнение вакансии; финансовые затраты на отбор кадров; число ошибочно принятых на работу к числу всех принятых; продолжительность времени, которое необходимо затратить на обучение новых работников; время, необходимое работнику для того, чтобы выйти на заданный уровень производительности (у рабочих – три месяца, у управленческого персонала может быть до года и трех лет); доля работников, не прошедших испытательный срок от общего числа принятых; уровень нарушений трудовой дисциплины среди вновь принятых; уровень брака и ошибок; эффективность использования сырья и материалов; количество жалоб среди новых работников.