Функции и виды контроля

Содержание

 

 

Введение

В практике управления далеко не всегда существует правильное понимание сущности контроля и его роли в процессе управления. Очень многие руководители рассматривают контроль как форму реакции на критическое состояние объекта или процесса, способ поиска и наказания виновных. Это глубоко неправильное понимание сущности контроля приводит к тому, что к контролю обращаются во многих случаях тогда, когда процесс реализации зашел в тупик и привел к необратимым или тяжелым последствиям.

На наш взгляд, сущность контроля — в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения целей, в предупреждении проблем и потерь, изучении и мобилизации позитивных тенденций в процессе управления.

Контроль  включает диагностику состояния  объекта, выявление причин отклонения фактического состояния от стандартов, нахождение способов устранения этих причин путем мобилизации усилий всех членов коллектива.

Контроль  должен сопровождать процесс реализации решения на всех этапах его осуществления. Предварительный контроль предшествует принятию окончательного решения. Его цель – дать более глубокое обоснование принимаемому решению. Предварительный контроль должен быть применен на этапе подготовки к реализации, при разработке плана реализации решения, а также при разработке его механизмов, т.е. делегировании и мотивации. Задача контроля на этом этапе — обеспечить соответствие предлагаемых мер объективным условиям, в которых осуществляется реализация решения, и формулирование стандартов, характеризующих успешность или неуспешность процесса реализации. Текущий контроль осуществляется в процессе реализации и должен включать констатацию отклонений практической деятельности по реализации решения от заранее намеченных планов, выявление причин эти отклонений.

Исходя  из этого, основной целью работы является выявление  направлений организации контроля выполнения управленческих решений.

Для достижения поставленной цели в рамках контрольной работы необходимо решить следующие задачи:

• определить теоретические аспекты функций и видов контроля;
• изучить  нормативно-правовые основы обеспечения процесса контрольной деятельности за выполнением управленческих решений.

Объект  исследования –  организация контроля реализации управленческих решений.

Предмет исследования –  приемы и методы, обеспечивающие контроль реализации управленческих решений.

Работа  проводилась  на основе практических материалов, научных, нормативных и  юридических источниках литературы.

 

1. Функции и виды контроля. Содержание контроля

Главное назначение контроля состоит в своевременном обнаружении  возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременное принятие мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. Т. е. основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческих решений.

С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений. Можно выделить и другие функции, которые решаются с помощью контроля исполнения[4; c.67].

Рисунок 1 – Функции контроля за выполнением принятых решений

 

1. Диагностическая функция — главная, ведущая функция контроля. Кто бы ни проверял, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, т.е. поставить диагноз.

2. Без функции обратной связи, поступающей руководителю о ходе выполнения поставленных задач, он, по сути, выпускает из рук бразды правления, лишается возможности оказывать влияние на ход работы.

3. Ориентирующая функция контроля проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролируются начальником, как бы сами собой приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя. Вопросы, которые выпадают из поля зрения руководителя, не решаются подчиненными.

4. Стимулирующая функция близка к ориентирующей, но с ней не совпадает. Если ориентирующая функция контроля при умелом руководстве держит в поле зрения работы, то стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процесс труда всех неиспользованных резервов и в первую очередь резервов человеческого фактора.

5. Корректирующая функция связана с теми уточнениями, которые вносятся в решения на основе материалов контроля. Здесь складывается сложная психологическая ситуация: руководитель полагает, что он проверяет работу подчиненного, на самом же деле последний уже проверил на практике эффективность решения руководителя. Словом, контроль уже, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию - по соответствию решения практике.

6. Педагогическая функция. Контроль, если он построен умело, порождает у исполнителей сильные побуждения к добросовестному труду.

Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль.

Заключительный  контроль призван ответить на вопрос, достигнут ли результат, предусмотренный при разработке решения. Для ответа на этот вопрос должны быть четко сформулированы критерии качества решения, определены количественные и качественные параметры, характеризующие цели решения, допустимые отклонения от этих параметров. В том случае, если параметры достигнуты, процесс контроля завершится. Если параметры не достигнуты, процесс контроля может развиваться по двум направлениям:

1. Необходимо проверить обоснованность параметров. Результатом проверки может быть констатация того факта, что поставленные цели были завышены и практически недостижимы. В этом случае необходимо изменить характеристику параметров и вновь сопоставить фактический результат с этими новыми параметрами.
2. Если контроль параметров подтвердит их обоснованность, необходимо найти причины в реализации решения, которые не позволили добиться поставленной цели, устранить эти причины и осуществлять контроль до того момента, пока фактическое положение не будет соответствовать нормативному.

Оценивая  значение контроля в реализации решения, необходимо остановиться на его психологическом аспекте. Речь идет о той ситуации, когда в процессе контроля обнаруживаются отклонения от намеченного плана. Как уже указывалось выше, задача контроля — выявить причины отклонений. Они могут быть многочисленны и разнообразны. Перечислим некоторые из них:

• ошибка руководителя при выборе путей решения проблемы, делегировании, мотивации;
• небрежно проведенный инструктаж, приведший к ошибкам и лишней трате времени;
• сознательное сопротивление группы исполнителей, саботирующих реализацию решения;
• недостоверная информация о ходе выполнения решения и т.п.

Устранение  всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами. Руководитель должен признать свою ошибку, что всегда очень нелегко, ибо это удар по его самолюбию. Непризнание же ошибки чревато серьезными последствиями, признание — ущерб авторитету.

Сознательное сопротивление  и недостоверная информация требуют целого комплекса мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться дискомфортным психологическим климатом, что очень вредно для коллектива.

Минимизация отрицательных  психологических последствий контроля может быть обеспечена соблюдением некоторых принципов:

контроль должен осуществляться систематически, что позволит на ранней стадии выявить негативные моменты; объектами контроля должны быть явления и процессы, играющие существенную роль в реализации решения, а не частности и детали;

все сотрудники должны контролироваться, иначе возникнут сплетни, слухи, разговоры о «любимчиках»; результаты контроля должны быть обязательно доведены до контролируемого в максимально вежливой форме. Нельзя высказывать обвинения человеку, следует оценивать его действия. Негативная оценка не должна даваться публично, она должна сообщаться только в личной беседе и желательно только в том случае, если человек сознательно плохо работает или не понимает, что плохо работает. Публичная негативная оценка, особенно если она дается как противопоставление позитивной деятельности других сотрудников, возможна только как крайняя мера;

недостатки  в проведении инструктажа обнаружатся  в личной беседе, если сотруднику предложить оценить его работу самому. И если оценка будет низкой, следует попросить сотрудника сформулировать ее причину.

 

 

2. Нормативно-правовое обеспечение  процесса контроля за выполнением управленческих решений

Основными составляющими  процесса контроля являются выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов, осуществление  корректирующих действий.

Стандарты — это конкретные цели, степень  достижения которых  может быть измерена. Для каждой из таких целей должны быть определены временные рамки  их выполнения и критерии, позволяющие  оценить степень их достижения при  выполнении работы.

Только  четкие количественные показатели позволяют  сопоставить  конкретные результаты работы, конкретные результаты принятых решений с запланированными [2, с. 96].

Конечно, не любая цель может быть выражена количественно, но, используя аппарат  обследований и опросов, экспертных оценок, вербально  числовых шкал, можно  получить инструментарий, позволяющий  пусть в первом приближении, но количественно  оценить степень достижения цели, не имеющей четкого количественного  выражения.

Заметим также, что для  оценки степени  достижения такого рода целей могут  быть использованы косвенные количественные критерии. Так, например, для оценки степени удовлетворенности работой исполнителей может служить такой критерий, как процент сотрудников, уволившихся за год из организации.

  Отсутствие  же  возможности измерить результат   принятого ранее решения и   выполненной работы делает невозможным  реальное осуществление контроля.

Измеримость степени  достижения цели позволяет  определить, выполнены ли установленные  стандарты, т. е. реализовать вторую составляющую процесса контроля [2, с. 98].

На  этой стадии также  важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается  с учетом масштаба и поэтому часто  может выражаться в процентах  или долях единицы. Также на этой стадии принимается решение о целесообразности корректировки принятых ранее решений.

Основная  задача контроля на этой стадии состоит  в том, чтобы выявить действительно  важные отклонения, а не мелочи, которые  практически не оказывают влияния  на достижение поставленных организацией целей.

Естественно, что затраты  на осуществление  контроля не должны превышать полученного в результате осуществления контрольных мероприятий эффекта.

В зависимости от сопоставления  результатов  выполненной работы, принятого ранее  решения со стандартом, если отклонения незначительны, можно  ничего не предпринимать.

Если  отклонения превышают  допустимую норму, то необходимы корректирующие действия.

Однако  может случиться, что изменившаяся ситуация принятия управленческого  решения потребует  пересмотра принятых ранее стандартов и установленных  норм.

При установлении системы контроля целесообразно  придерживаться таких принципов, таких  как: осмысленность и однозначное  восприятие стандартов сотрудниками, двустороннее общение с сотрудниками, отсутствие чрезмерного контроля, установление жестких, но достижимых стандартов, вознаграждение за достижение установленных стандартов и норм [3, с. 137].

Контроль  должен быть своевременным и гибким, ориентированным  на решение поставленных организацией задач и соответствующим  им. Непрерывность  контроля обеспечивается специально разработанной системой мониторинга хода реализации работ и принятых решений. Для более эффективного осуществления контроля выполнения достаточно большого числа работ и принятых решений целесообразно использовать сетевые и ленточные графики, матричные расписания и т. д.

  Эффективное функционирование  системы контроля в современном  управленческом контуре  невозможно  без использования современной   вычислительной техники и современных   систем поддержки и сопровождения   процесса выработки и принятия  управленческих решений.