Факторы влияющие на деловые переговоры

       обсуждение отчета о результатах  переговоров и выяснение отклонения  от ранее установленных директив;

       оценка информации об уже принятых  мерах и ответственности;

 определение  обоснованности предложений, связанных  с продолжением переговоров;

 получение  дополнительной информации о  партнере по переговорам;    

      3) индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.

В процессе индивидуальною анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

- правильно  ли были определены интересы  и мотивы партнера по переговорам?

- соответствовала  ли подготовка к переговорам  реальным условиям, сложившейся  ситуации и требованиям?

- насколько  правильно определены аргументы  или предложения о компромиссе? как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане?

что определило результат переговоров? как исключить  в будущем негативные нюансы  в процедуре проведения переговоров?    

- кто  и что должен делать, чтобы  повысить эффективность переговоров?

- получение  объективного и полного ответа  на последний вопрос будет  играть решающее значение для  будущности организации.     

Условия эффективности переговоров. Предпосылки  успешности деловых переговоров  затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

- обе  стороны должны иметь интерес  к предмету переговоров;           

- они  должны иметь достаточные полномочия  в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров);  

- партнеры  должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении  предмета переговоров;

- уметь  максимально полно учитывать  субъективные и объективные интересы  другой стороны и идти на компромиссы;

- партнеры  по переговорам должны в определенной  мере доверять друг другу.

Для обеспечения  эффективности переговоров следует  соблюдать определенные правила.

Основное  правило состоит в том, чтобы  обе  стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. 

Самое главное на переговорах — это  партнер. Его нужно убедить в  принятии предложения. На него надо ориентировать  весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры  — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому важно найти общий знаменатель для различных интересов партнеров.

Редкие  переговоры проходят без проблем, поэтому  важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому  важно уметь задать правильно вопрос и уметь выслушать партнера.

Позитивные  результаты переговоров следует  рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры считаются завершенными, если их результаты подверглись тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы. 
 
 
 
 
 
 
 

3. Анализ проведения  деловых совещаний  и переговоров  в компании «Белсервисдом»

      3.1 Организационно-экономическая характеристика ООО “Белсервисдом” 

Фирма “Белсервисдом” является обществом  с ограниченной ответственностью, уставной капитал которого разделен на доли, внесенные соответственно учредителями Общества согласно Уставу фирмы. Фирма  создана в 1991 году.

Как следует из Устава фирмы “Белсервисдом”, целью создания Общества являлось насыщение потребительского рынка товарами и получение прибыли.

ООО “Белсервисдом” осуществляет следующие виды деятельности:

осуществление оптовой и комиссионной торговли товарами народного потребления, сельскохозяйственной продукции, товарами промышленного и научно-технического назначения;

организация и проведение выставок, выставок-продаж, ярмарок, аукционов, торгов;

оказание  услуг складского хозяйства;

создание  оптово-розничных торговых подразделений;

организация рекламы в устной форме, периодических  и специализированных печатных изданиях, по радио и на телевидении, выпуск рекламной продукции - информационных листов, плакатов, буклетов и т.д.;

осуществление импортных операций и иной внешнеэкономической деятельности в соответствии с действующим законодательством;

осуществление посреднической и консалтинговой деятельности;

разработка, опробование и изучение новых  форм коммерческой деятельности;

проведение  маркетинговых исследований;

представление коммерческих и деловых интересов  зарубежных фирм на территории Республики Беларусь.

Основным  видом деятельности фирмы является закупка-продажа промышленных (одежда, мебель) и продовольственных товаров.

      3.2 Особенности проведения деловых совещаний и переговоров в компании “Белсервисдом” 

 Чем выше положение менеджера, тем больше времени он проводит на заседаниях. Даже на предприятиях, обладающих эффективной организационной структурой, драгоценное время самых умных руководителей зачастую теряется попусту, так как никто не учился тому, как умело проводить заседания. Приведем несколько советов, которые, на наш взгляд, помогают менеджерам экономить свое время.

В ООО “Белсервисдом” прежде всего начинается с решения главного вопроса: действительно ли стоит рассматривать данную тему на совещании. В большинстве случаев главное преимущество заседаний - возможность проведения диалога между его участниками - не может быть реализовано, поскольку начальник хочет лишь передать информацию и даже не предусматривает давать ответы на вопросы собравшихся. Если вопрос не требует немедленного решения, лучше выносится решение обойтись без проведения совещания. В этом случае до внимания сотрудников доводится важная информацию либо циркулярным письмом, либо через компьютерную систему в рамках предприятия.

Также руководители ООО “Белсервисдом” принимают во внимание кто принимает участие в совещании, какие должности занимают эти люди и что можно ожидать от них. Это помогает сохранить самообладание и избежать того, чтобы по причине собственного смущения дискуссия превратилась в бесцельную беседу. Этими правилами умело пользуются руководители организации.

Председательствуя на собрании руководители ООО “Белсервисдом”, обращают внимание на следующий момент: любое заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое содержание и как оно протекает на самом деле. Иначе говоря, очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. При этом второй аспект намного сложнее, хотя содержание - смысл совещания. Иногда лучше, чтобы ход дискуссии контролировал не руководитель, а другой человек, роль которого должна заключаться в том, чтобы следить за теми, кто уже выступил, а кто еще не имел слова, кто говорит чересчур долго и заводит беседу в тупик. Другими словами, задача такого председателя не давать совещанию уходить от темы, обеспечивать дисциплину и регламент.

Если  на собрании будет председательствовать руководитель, он начинает заседание  с небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени  определяет успех или неуспех заседания.

К участию  в дискуссии обычно привлекаются относительно спокойные сотрудники. При необходимости важно побуждать  возникновение противоположных  точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя и  руководителя совещания.

Ни в  коем случае не допускаются в дискуссиях резкие выпады в адрес чьего-либо личного мнения, проводящий совещание  руководитель следит за тем, чтобы выступающих  не прерывали и не осмеивали их мнения, направлять участников заседания  на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего собственного мнения.

При подведении итогов обсуждения руководители ООО “Белсервисдом” обобщают важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли его правильно поняли. Даже если не требуется формального согласия, в конце собрания руководитель обращается к присутствующим вот с такой фразой: "Мы сейчас договорились... Все ли согласны с этим?” После этого нужно он убеждается в правильности реакции собрания.

В заключение руководителю нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

Большое внимание в ООО “Белсервисдом” уделяется умелому в психологическом отношении руководству, т.е. общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Далее перечислим основные ошибки менеджеров предприятия, которые они могут допускать при проведении совещаний и переговоров:

1. "Отказ  от личной ответственности".

Многие  менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем различные обстоятельства, и что еще хуже, перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.

2. "Препятствовать  дальнейшему повышению уровня  квалификации и росту талантов  сотрудников".

Люди, труд которых недооценивается и которые  имеют недостаточную заинтересованность в труде, работают хуже других. В  конечном счете именно слабый сотрудник  определяет уровень всей рабочей  группы.

3. "Проверка  результатов вместо оказания  влияния на мышление".

Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они  редко принимают во внимание, что  любой приказ может породить у  сотрудника определенные чувства и  длинные цепочки мыслей, а это, как правило, имеет решающее значение для достижения успеха.

4. "Становиться  на неправильные позиции".

Кто требует  от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь проявлять  лояльность, уметь поддерживать сотрудников  в случае допущения ими просчетов.

5. "Забыть  о важности прибыли".

Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно  иногда давать себе критический отчет  в этом.

6. "Руководить  всеми сотрудниками одинаково".

Каждый  сотрудник обладает собственной судьбой и личностью, У каждого свое происхождение и образование, свой характер, свои сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.

7. "Сосредоточиться  не на целях, а на проблемах"

Кто постоянно  разменивается на решение мелких проблем, не может надолго задержаться  в кресле руководителя.

8. "Быть  начальником, а не товарищем".

Менеджер  должен ощущать свою ответственность  перед сотрудниками, а не за них.

9. "Не  придерживаться общих правил".

Точность  и четкость менеджера в осознании  расходов и доходов, недостатков  и потерь предприятия, его общих  направлений и путей развития не создают препятствий для его  продвижения по службе.