Документация в управлении предприятиями

1. Входящие
2. Исходящие
3. Приказы
• по основной деятельности
• по командировкам
• по личному составу
4. Внутренние
• финансовые
• служебные

       Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера, что в ЦДП №2 представлено в тройном экземпляре: один компьютер у главного врача и два находятся в бухгалтерии). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

       Секретарями организации ведётся регистрация  всех документов в специальных журналах. Административный отдел разделяется  на два сектора: сектор делопроизводства и организационный сектор.

       Разграничение функций секторов Административного  отдела происходит следующим образом.

       Функции сектора делопроизводства:

1. Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.
2. Приём на подпись проектов писем, приказов по основной деятельности.
3. Подготовка приказов по командировкам сотрудников.
4. Проверка правильности составления всех документов, передаваемых на подпись главному врачу.
5. Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в автоматизированной системе делопроизводства.
6. Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.
7. Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.
8. Формирование дел и сдача их в архив.
9. Контроль за правильностью ведения делопроизводства в подразделениях.

       Функции организационного сектора:

1. Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов на оплату и передача их в бухгалтерию.
2. Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с контроля.
3. Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.
4. Извещение сотрудников о проводимых совместно с главным врачом планерках.
5. Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными гражданами (телефон, факс и т.д.)
6. Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным вопросам.
7. Составление графика работы сотрудников работающих на штатных должностях по совместительству.
8. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
9. Ежедневное составление совместно с ректором плана его главным врачом на день.

       Фактически  в приёмной работают два человека. Это два секретаря, иногда даже один. Они вдвоём не в состоянии выполнять  все эти функции и поэтому  систему электронного контроля поручений  не используют по назначению. В эту систему вводят документы на контроле уже прошедшим числом. Нет единого эталона составления приказов, служебных записок. Нет чёткого установленного времени на регистрацию документов. Документ на подписи у главного врача может пролежать неограниченное время или потеряться.

       В ЦДП №2 есть утверждённая схема документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота (рис.1). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 1. Документооборот в ЦДП №2 

    В результате просмотра журнала регистрации  у секретаря и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (таблица 1). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.

Таблица 1

Анализ  структуры документооборота 

       В ЦДП №2 много разнообразных подразделений, но для анализа объёма документооборота следует брать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно причислить:

• Бухгалтерия;
• Административный отдел;
• Лечебно-диагностические отделения
• Центр реабилитационной терапии.

       Ниже  в таблице представлена группировка  видов документов по основным подразделениям (таблица 2).

Таблица 2

Группировка видов документов по подразделениям 

       Из  таблицы видно, что общее снижение объёмов документооборота произошло  в отделениях. В административном отделе и в бухгалтерии количество документов наоборот возросло. Это является наоборот положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

       Однако  если удастся создать такую систему  документооборота, которая приведёт к сокращению потоков документов из бухгалтерии или административного отдела, то это приведёт к более значительным результатам.

       В результате проведённого анализа в  этом подразделе выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Предложения относительно совершенствования документации и документооборота.  

       Существующий  на предприятии административный отдел  производит первичное рассмотрение поступающих документов и направляет их либо на подпись руководителю, либо непосредственно в соответствующие подразделения. Однако документы, содержащие конкретную оперативную информацию, было бы более естественно направлять в конкретные подразделения, минуя руководителя. Это позволило бы освободить его от рассмотрения мелких текущих вопросов, решением которых могут заниматься его заместители и ответственные исполнители. На рассмотрение руководителя стоило бы передавать только адресованные ему лично документы и документы, содержащие наиболее важную информацию. В результате проведенного анализа было выявлено, что на предприятии отсутствуют унифицированные формы многих документов, что создает дополнительную нагрузку на персонал по созданию данных документов. Для улучшения работы с документами следует ввести форменные бланки для таких документов как заявления, резюме, отчеты, дневники.

       Большим недостатком в организации работы с документами является отсутствие автоматизации данных процессов. Это  увеличивает время обработки документов, затрудняет контроль за исполнением документов. затрудняет доведения до сведения работников их содержания, предусматривает только устное оповещение работников о намеченных планерках.

       Все эти вопросы можно было бы решить с введением более автоматизированной системы документооборота. Для этого необходимо закупать современные компьютеры, создавать локальную сеть, использовать современные программы, позволяющие быстро обработать информацию. Однако все данные предложения не могут быть осуществлены в ближайшее время из-за нехватки денежных средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    ВЫВОД:

          Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

    Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

    Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЛИТЕРАТУРА:

1. М.В Кирсанова, Ю.М. Аксенов -''Курс делопроизводства''- М ИНФРА-2003г.
2. Государственный стандарт Украины (ДСТУ 4163-2003)-2003г.

3. Андреева  В.И.  Делопроизводство.  М.:  АО  Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 1995.
4. Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления  служебных  документов.
5. С.В.Кузьмичева ''делопроизводство без проблем - Издательство  А.Л.Д.''1997